名刺発注をメールで依頼!2つのシーンで要点を解説

名刺発注をメールで依頼!2つのシーンで要点を解説
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名刺発注を、電話を使って依頼している方は多いかと思います。
電話で口頭で伝える方法は、気軽ではありますが、伝言ミスが起きたり、失念が生じた時に、もしメモや備忘録が無ければ、困った事になります。
作業に慣れてくると、案外こういったミスは起こるものです。
またFAXも、人によっては文字に癖があり、読みにくいこともあるため、内容の確認を要することもあり、余計な手間や時間がかかることもあるでしょう。

上記を踏まえると、メールでの依頼は、依頼した日時も含め、きちんと文書に残り、そして内容の理解も早いため、迅速な業務に有効な手段と言えるでしょう。
しかしここでも、ミス無く正確な名刺を作成するために、タイトルや本文内容の書き方、心がけておきたいマナーについても知っておくことで、更なる効率の良さを発揮できるでしょう。
                 
今回は、社内と外注先との2つのシーンにおいて、名刺発注メールでミスが出ないよう依頼する方法をご紹介致します。
総務の名刺担当の皆様はぜひ、参考にしてください。

1. 社内で名刺発注をメールで依頼する要点を3項目で解説

社内の名刺担当者に発注依頼をかける場合、取引先に送るメールと比較して、若干気持ちの度合いが軽くなるため、ミスが生じやすくなります。
受け手である名刺担当者は、一人で多数の名刺を管理するほか、名刺作成以外の業務もあるため、混乱しないよう、メールの文面をシンプルに分かりやすくすることが重要となってきます。
それでは件名(タイトル)の記載内容からみていきましょう。

①件名(タイトル)の記載について

企業において、主に総務が名刺の管理を担当するというのが一般的かとは思いますが、  その総務の仕事内容は多岐に渡り、複数の業務を早期にこなしていかなければなりません。
特に新年度ともなれば、各部署から一斉に発注依頼メールが届きます。
その他にも繁忙期であれば日々のメール量は増加し、見落としが起きてしまう恐れもあるでしょう。
それ故に、件名(タイトル)の分かり易さはとても重要です。 
         
「名刺の発注依頼」、「部署名、発注依頼者」、「至急」といった見出しをタイトルに
記述しましょう。
社内で内容を統一しておけば、双方の注意喚起になります。
また、再度確認したい内容があった時、統一した件名なら検索も容易になり、受け取りのリスク管理をしっかり出来るので、忙しい中でも安心感を持って各種の業務に取り組むことができるでしょう。


②本文メールの記載について

本文メールに関しては、名刺の基本情報を抜け漏れなく、的確に記述しましょう。
基本情報とは、所属部署・担当者・納品先(所属営業所)・枚数・希望納期、などがこれにあたります。
本文を開いた時に、これらの必須事項がすぐ確認できるよう心がけましょう。
他には、名刺デザインのパターンが複数種(表のデザイン違い・あるいは裏面が各営業所ヴァージョン・英語ヴァージョン・商品内容など)ある場合、画像データ(校正用のPDF・スキャンしたデータ・スマホで撮影した物等)も添付しておくことを、名刺担当者が混乱せずに済む気遣いとしておススメします。
要望パターンの発注ミスを防ぐことにも繋がるでしょう。


③レイアウト修正依頼の記載について

「リピート発注」の指示であれば容易に済みますが、レイアウトや記載情報の修正を依頼する場合は、「何を」「どうする」か、そして要望通りのものであるかどうか、確認が必要です。
要望が多いと作業量も多くなり、まして出来上がりが間違っていたら、当然やり直しになり、納期の遅れが生じてしまいます。
希望通りの仕上がりにするためには、内容を分かりやすく伝えることが大変重要でます。少々の手間はかかりますが、現状の名刺に修正内容を直接書き込み、それをスキャンした画像データを送るなど、自分が受けた場合を考え、懇切丁寧な修正依頼を心がけましょう。

2. 外注先の名刺作成会社にメールで発注依頼する要点を4項目で解説

外注先の名刺作成会社によっては、メールによる原稿や校正の対応をしている所は多いかと思います。
社内でのやり取りのような、慣れた相手の場合なら、間違いに気付いても、すぐにそれなりの対応ができますが、社外に発注するのであれば、さらなる緊張感を持って業務を進める必要があります。
それでは、下記4点のチェックポイントについて解説していきます。


① 宛先の確認

非常に基本的なことですが、社内で取りまとめた名刺作成内容を外注先に送る際、気をつけたいポイントの1つ目は、宛先を間違えないよう確認することです。
特に繁忙期などは、名刺発注以外の業務においても、日に何通ものメールを利用する事は容易に想定できますね。
また、体調がいまひとつすぐれない日や時間帯もあるでしょう。
そういった中の業務では、集中力が途切れ、間違った宛先を設定してしまう恐れがあるわけです。
社内でのやり取りとは違うので、緊張感をもって確認する、という事は必要ですが、さらに上の回避策の1つとして、利用しているメーラーによっては、送信の取り消しおよび取り消せる時間を設定可能なものがあります。
万が一に備えておけば、まさかの時にも安心です。

② 件名(タイトル)はシンプルで分かりやすく

社内要望による名刺発注依頼を、外注先に伝える際にも、件名(タイトル)の分かり易さが、やはり重要になります。

「名刺発注のご依頼」「会社名」「発注依頼者」を、ひと目で分かるシンプルな内容で
記載しましょう。
件名のせいで見落されないよう、担当者の目につきやすいものにしましょう。
納期に緊急性があるなら、その旨もしっかり追加しておきましょう。
先方への注意喚起になります。


③ 本文メールは外注先(担当者名)も含め、丁寧・端的に記載

相手がスムーズに手配できるよう、メール本文に「発注依頼者」「枚数」「納期」「納品先」といった基本情報・必要項目を箇条書きに記載します。
不明点があった場合などに備え、早急に連絡を取れるよう、発注担当者に繋がる電話番号等も記載しておけば、相手が調べる手間を省けるでしょう。
また、下記のように詳細な宛名や挨拶・結びの一言も記載すると、より丁寧な印象を与えることができます。

例) 宛名:株式会社〇〇
      〇〇部
      〇〇様

  挨拶:平素よりお世話になっております。
      株式会社〇〇 総務課〇〇と申します。

結びの挨拶:お忙しいところ大変恐縮ですが、ご対応、宜しくお願い致します。


④ レイアウト修正依頼等は、本文メール以外に原稿を添付する

通常のリピート発注の場合は、メール本文に必要な基本情報さえ記載してあれば事足りますが、修正の依頼で、尚且つ大幅に内容を変更したい場合となると、テキストだけで伝えるのは難しくなってきます。
その解決方法として、現状の名刺に「どこをどうしたいか」を直接書き込み、それをコピー機等でスキャニングしたもの、あるいはスマホで撮影した画像データを添付すれば、的確に修正内容を把握してもらうことができるでしょう。

3. WEB上で名刺発注依頼を、もっと手軽にそして便利にする方法

メールというツールを利用しての名刺の発注依頼方法を、要点をもとにご紹介しました。
依頼を受ける側の立場になって考えると、都度変化した文章よりも、シンプルかつ規則性のある、分かりやすい内容に定型化することで、正確・迅速な業務効率をあげることにつながります。
ですが、このように原稿をメールに起こして、業者と校正のやり取りをするという作業自体は、手間のかかる業務の1つといえます。
ミスが発生する恐れも含めると、結構な時間を割く事になってしまうかも知れません。

名刺のネット印刷にあたるクラウド型の名刺発注システムなら、手軽でスムーズにWEB上で発注を完結させられます。
名刺作成会社に、原稿入稿から校正のやり取りをメールで依頼する手間が全て不要となり、時間の効率的活用につながります。
また、名刺管理もシステム上で把握する事ができるため、名刺発注担当者にとって強い味方になるでしょう。

4. まとめ

いかがでしたでしょうか。
名刺発注をメールで依頼する場合の要点を、社内・社外の2つのシーンに分け、解説しました。
電話やFAX以外での連絡ツールであるメールは、備忘録としての機能や、記録の紛失を防止する上で長けていますが、記載方法の要点を把握しているか否かで、業務をスムーズに運べるかが変わってきます。
また、WEB上での名刺発注依頼を更に効率の良いものとする手段として ネット印刷の名刺発注システムがあります。
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