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  • 社員証テンプレート作成はこれで簡単!社員証の作成方法を解説

1. 社員証の作成2つの方法

みなさんの会社では「社員証」を使っていますか?
社員証は、その所有者が所属する組織を明らかにするためのもので、一種の身分証明としての役割を持っています。
社員証は、主に社外に対して自社の社員であることを証明するものとなるため、業務内容によっては社員証を必要としない場合もありますが、社員証は「自分はこの会社の一員」という意識付けにも有効なツールであり、勤怠や入退室管理の機能を持たせることも可能ですので、社員証を作っていない・使っていないという会社の方は、社員証作成を検討してみてはいかがでしょうか。

社員証の作成には主に2つの方法があります。
1つめは、社員証の作成を行っている業者に依頼する方法、2つめは社員証を自社で作成する方法です。
それぞれの方法にはメリット・デメリットがありますので、みなさんの会社で社員証を作成する際の参考になさってください。

2. 社員証作成業者に依頼する

社員証作成業者に依頼する場合は、社員の氏名・社員番号・所属部署・顔写真など、記載したい情報を全て用意して業者に渡す必要があります。

社員証を作成業者に依頼する場合のメリットとしては、以下のようなものがあげられます。

《メリット》
①バーコードや磁気エンコードなどの追加で、入退室管理や勤怠管理に利用できる
②水濡れや破損に強いプラスチック製のカードで作成できる
③あらかじめテンプレートが用意されている

業者が作成する場合は、プラスチック製のきれいでしっかりした材質の社員証となるため、破損も少なく、社外の方が見た時に安心感を与えることができます。
入退室管理や勤怠管理に使用するカードであれば、社員証を渡された社員の方が紛失に注意するようになる点もメリットといえるでしょう。
また、汎用性のあるデザインテンプレートが用意されている業者も多いため、社員証のデザインに特にこだわりが無い場合は、既成のデザインテンプレートを選択することできれいな仕上がりの社員証を作成することができます。
大量の枚数の作成にも対応しているため、社員の人数が多い会社の社員証は作成業者に依頼するのが安心です。

一方、社員証を作成業者に依頼する場合のデメリットとしては、以下のようなものがあげられます。

《デメリット》
①1枚からの作成には対応できない場合がある
②一定のコストかかる
③ロゴマークを入れるなどのオリジナルテンプレートに対応していない

作成コストは業者によって幅があり、依頼する枚数によっても1枚あたりの単価が変わることが多いです。
データを数年間保管するための管理費が必要となることもあります。
中途採用の社員用に1名分(1枚)だけ必要といった場合に対応ができないことがありますので、発注先を決める際はあらかじめ確認しておくと良いでしょう。
また、年度替わりなど、新入社員用に社員証の注文が集中する時期には通常よりも納期がかかる場合もあるため、早めの手配が必要となります。

所属部署を記載する社員証の場合は、部署の変更がある都度、新たに作成が必要となります。
自社の状況に応じて必要な記載内容を検討しましょう。
所属部署を記載しない場合も、社員の氏名、社員番号、発行日、会社名、顔写真は必ず入れるようにしておきます。

社員証作成を業者に依頼する場合は、エクセルデータなどで社員情報を渡して業者でデータ取り込みをして作成する方法が多くとられています。
デザインテンプレートの確認はできるものの、記載内容は差し込み印刷となり事前の確認はできないため、データ作成でのミスには注意が必要です。
一方で、クラウドシステム上で社員証データを作成し、内容を確認したうえで作成のみ依頼することができるサービスもあります。
記載内容を作成前に自分の目で確認したいという方は、このような発注方法も参考になさってください。

総務課ラボおすすめ 名刺データがそのまま活用できる「社員証印刷」
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3. 社員証を自社作成する

「社員証って自社で作成できるの?」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、紙製の社員証であれば、自社作成が可能です。
また、ラベルとプラスチックカードがセットになった社員証用のプリント用紙を使えば、紙よりも強度のある社員証を自社で作成することができます。

社員証を自社作成する場合のメリットとしては、以下のようなものがあげられます。

《メリット》
①1名分でも必要な時に作成できる
②記載内容を自由に変更できる
③コストが抑えられる

最大のメリットは、コストを抑えられる点だといえるでしょう。
いつも使っているプリンターと少し厚手のプリント用紙があれば、いつでも作成できます。
社員のデータを社外に出す必要が無いことも自社作成のメリットの1つです。
社員情報を社内にとどめておけますので、情報保護の観点からも安心です。
部署の異動など、記載内容に変更があった場合にも迅速に対応できるのが自社作成のメリットです。

一方、社員証を自社で作成する場合のデメリットとしては、以下のようなものがあげられます。

《デメリット》
①手間がかかる
②仕上がり品質が見劣りする
③大量の枚数を作成することは難しい


社員証作成を行う部署は、多くの会社において、総務や管理、人事部門となります。
他の業務の合間をぬっての社員証作成は時間と手間が必要になり、みなさんの負担が増してしまいます。
また、紙製のカードや、ラベルを貼るタイプのプラスチックカードは、仕上がりに見劣りがするため、社外の方が見た際の安心感や信頼感には少し物足りなさがあることも否定できません。
自社作成の場合は、自由にデザインできる点がメリットでもありますので、自社のロゴマークや企業理念などを入れ、オリジナリティを演出する工夫はしてみても良いでしょう。

社員証作成にあたっては、自社の従業員規模や業務内容、部署異動の頻度、求人採用の時期や頻度などを考慮して、みなさんの会社に適した方法を検討してみてください。

4. 社員証のテンプレート作成

社員証のデザインテンプレートは、社員証作成業者に依頼する場合は、あらかじめ用意されたテンプレートから選択します。
どの会社でも使いやすいテンプレートもあれば、デザイン的に凝ったテンプレートが用意されている場合もありますので、みなさんの会社にあったものを選ぶと良いでしょう。

自社で社員証を作成する場合は、他社のテンプレートを参考にしたり、デザインテンプレートをダウンロードするなどして作成すると良いでしょう。
テンプレートをダウンロードする際は、使用ソフト(アプリ)に注意が必要です。
社員証作成業者などから提供されるダウンロードデータは、印刷業者が使用する専用ソフトを使用している場合もあり、みなさんが使うには不向きのものもあります。
テンプレートをダウンロードする際には、パワーポイントなど、いつも使っているソフトで使えるものがあるかを確かめるようにしましょう。

総務課ラボでは、総務・管理・人事部門の担当者のみなさんが、自社で社員証を作成する際に使える「【編集して使える!】社員証パワポテンプレート」を無料でダウンロードできます。
使いやすいデザインテンプレートを用意していますので、ぜひお気軽にダウンロードしてご使用ください。

【編集して使える!】社員証パワポテンプレート10選!
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5. まとめ

いかがでしたか?
この記事では、社員証の作成方法やそれぞれの方法のメリット・デメリット、デザインテンプレートのダウンロードについてご紹介しました。

社員証作成にお悩みの際は、お気軽に「総務課ラボ」までお問い合わせください。

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