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  • オンライン名刺をメール上で活かし、関係構築を図る4つの方法


現在、企業の働き方はコロナウイルスの動向が影響し続けていますが、ワクチン接種も3~4回目まで終了させた人の率も増加、それに伴い社会経済活動のより積極的な回復に向け、徐々に直接対面でのビジネス・商談を再開させるところも増えてきたものと思います。
とはいえ場合によっては、スピーディーな進行・対応が求められる際など、オンライン上での打ち合わせを優先して実施している企業もあるでしょう。
そこで今回は、自社の大切な公式文書でもある名刺を、相手と非接触でも渡すことの出来る「オンライン名刺」、これをメール上で効果的に活用する方法を4つご紹介いたします。
オンライン名刺とは、PCやスマホ等の端末画面で名刺情報が表示・閲覧できる物で、URLやQRコードを使用して相手と交換も可能なサービスです。
直接対面できなくても、メールやオンライン会議のチャットを使い、ご自身の名刺をかんたんに渡すことができます。

1. ビジネスシーンでのオンライン名刺の役割

日本におけるビジネスのあり方は、名刺交換から始まると言ってよいでしょう。
それは、名刺が企業のブランディングとしてデザインされたオフィシャルなものであるからです。
名刺という会社のオフィシャルな身分証明書を提示することは、相手に信頼感を与える重要な要素になり得ます。
これから始まるビジネスを公式なものと証明するためにも、名刺交換は大変価値があるものなのです。

オンライン商談においても、当然、名刺交換は重要な役割を担います。
コロナ禍であってもオンラインでビジネスを上手に展開できる、オンライン名刺というものの存在と活用法を、ぜひ知っていただければと思います。

2. メールを利用した、オンライン名刺の効果的な活用方法・4選

オンライン名刺の作成方法には、今お使いの名刺をデジタル処理しただけのPDFデータや、アプリやクラウドの名刺管理システム等にアクセス可能になるQRコードやURLを生成できるもの、などがありますが、ここでは後者の、生成されたURLをメール署名欄に記載した効果的な活用方法をご紹介いたします。

① 商談前にメールでオンライン名刺を案内する

新規獲得を図る手段として、テレアポを利用している企業は多いと思います。
アポ取りをした後は通常、営業スタッフが相手の会社を訪問するのが一般的ですが、対面での接触が難しい場合は、オンライン会議ツールを使って案内や商談が行われます。
この場合、事前にメールで自身のオンライン名刺を送っておけば、公式の名刺を前もって確認してもらい、相手に安心感を与えることができるでしょう。

商談当日も、その話から会話のきっかけを生むことができ、たとえ未確認であったとしても、その場でチャットでURLを送ることもできるため、堅実かつ先進的な印象を与え、競合他社との差別化も図ることができるでしょう。

②今までに名刺の交換・保管をしてある企業宛てに、メール配信サービスを行う

過去に展示会などで話をした際や、アポ取りをした際に交換でもらった会社の名刺を、専用ファイルに保管している方は多いかと思います。
その中でも、商談後、検討中などで進展が保留になっている会社へ、メール配信サービスを利用して自社サービスの再アプローチをすると同時に、オンライン名刺の案内を行うことをオススメします。
例え先方が、こちらの名刺を失くしてしまっていても、オンライン名刺で再度確認してもらうことができるため、商談の再検討に向けての早い展開が期待できます。

③ 既存のお客様と関係を強化する

上述した内容の会社には、既存客も数多くいるかと思います。
受注継続率を図るためには、既存客への定期的なサポートが必要になります。
新たなサービスをご案内する時など、オンライン名刺の確認もお願いしてみましょう。
オンライン名刺の中には、紙の名刺以上に、詳しい自己PR文や顔写真・イラストなどを表示できるものもあります。
既存のお客様への挨拶文に、「ご不明点は、私がしっかり対応させていただきます」などアピールすることで好印象を与え顧客満足度につながり、さらなる関係強化を図ることができるしょう。
紙の名刺以外の内容の情報を記載できるかは、オンライン名刺を取り扱っている作成会社に問い合わせてみましょう。

④ 配置転換が起きた際、新規担当者の名刺をすぐ送る

既存のお客様対応の一つに、自社の組織改変あるいは退職者が出た場合などの、引き継ぎをお知らせする必要があります。
ただし、コロナ禍の中でテレワーク、或いは対面接触が難しい場合などを想定すると、急遽電話やメールで連絡することも、スピーディな対応としては間違っていません。
その場合も、オンライン名刺を確認していただきたい旨を案内することにより、新しい担当者の名刺をすぐ確認してもらえることで、安心感をもって取引を継続できるでしょう。
事後にならない密な連絡は、顧客満足度を上げ、結果競合他社への切り替えを防ぐことに繋がります。

3. まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回は、メールでオンライン名刺を活かし、関係構築を図る4つの方法をご紹介いたしました。
Withコロナの中でビジネスを続ける上で、きめ細やかなコミュニケーションや連絡を大切にすることは、新規客との商談成立や、既存顧客との継続率を上げることにつながるのです。
さらに、デジタルの時代にマッチしたオンライン名刺は、利用シーンごとの有効な活用方法を知っておくことで、とても重要なビジネスツールになり得るでしょう。

総務課ラボでも、オンライン名刺をご用意しておりますので
・オンライン名刺を作成したい
・コスト削減を検討している
という方は、ぜひお気軽にご相談くださいね。

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