1. 請求書発送には、長3窓付き封筒作成がおススメ

請求書発送に使われる封筒には「長形3号」か、「角形2号」の規格が使われるのが一般的です。
長形3号は、いわゆる「長3(ながさん)」と呼ばれるサイズで、A4サイズの請求書を三つ折りにたたんで封入することができます。
長3には、セロファン窓などがついた「長3窓付き」と「長3窓なし」があります。
昨今では、経理業務に使っている会計ソフトから顧客の宛名などをそのまま出力できるため、封筒に宛名書きをしなくて済む「長3窓付き」封筒の利用が多いようです。

「角形2号」は、「角2(かくに)」と呼ばれる封筒で、A4用紙よりも少し大きいため、請求書は折らずにそのまま入れて発送できます。
角2の場合は、クリアファイルに請求書を挟んで封筒へ入れるケースもあるようです。
企業が使う封筒はロゴの入れ方などによって縦型・横型に分かれますが、縦横どちらの向きの封筒を使っても問題ありません。
この記事では、使用頻度の多い長3窓付き封筒について、おさらいしていきましょう!

2. 窓付き封筒の特長と作成するメリット【豆知識:切手を貼る位置は?郵便番号枠は必要?】

窓付き封筒は、宛先や差出人、さらには内容物を一目で認識できるのが特長です。
皆様がお使いの会計ソフトなどでも、窓付き封筒の発送を想定した編集機能があるのではないでしょうか。
窓付き封筒は、通常の封書よりも物品コストは嵩みますが、メリットの多さから請求書発送に広く利用されています。
以下、窓付き封筒のメリットをおさらいしていきましょう。

①入れ間違いを防ぐことができる
②宛先の記入や封入作業が効率化できる
③封筒の表裏に印刷をしなくて済む

①入れ間違いを防ぐことができる

皆様は、こんな経験ありませんか?
封筒に書類を封入した後、「あれ?中身と宛先が合致しているかな?」とすごく心配になり、間違えるよりも良いかと思って封緘を解いて確認する…。
きっと、誰しもがおありの経験だと思います。
窓なし封筒では、いったん封緘してしまうと確認が出来ないため、このような心配が発生してしまいます。
しかしながら、一つ一つの中身と宛名が合致しているかをダブルチェックしながら封緘まで進めていくのも非常に時間がかかってしまいます。
その点、窓付き封筒では内容物に先方の宛名が記載されているため、中身と宛先が違うというミスを防ぐことが出来ます。
特に、内容物が請求書や見積書などビジネス上の重要書類であればあるほど、総務としてはそのようなミスを発生させてはなりません。


②宛先の記入や封入作業が効率化できる

ひとつ目のメリットにも通じますが、窓なし封筒のように宛名の記入やシールの作成・貼り付けといった作業が不要なので、発送業務が大幅に効率化できます。
また、手書きの宛名に比べて文字が読みやすく、クセ字などが原因による遅配や誤配を防ぐことができます。
さらには、宛名が封筒の中にあるため、封筒に直接記した手書きや印字に比べて水に強いことも利点です。


③封筒の表裏に印刷をしなくて済む

宛名と差出人を表面で完結できるため、封筒裏面への印刷や手書きが不要になります。
一般的に封筒印刷は、表だけよりも表裏に印刷する方が高くなります。
これは、印刷工程が増えるためです。
小さなことですが、これもコストダウンに繋がりますね。

【豆知識:窓付き封筒は、どこに切手を貼るの?】
窓付き封筒の切手を貼る位置は、通常の封筒と同じです。
通常は、左上に窓が配置されますので、切手は封筒右上に貼ります。
横向きの封筒に対して切手が縦方向(垂直方向)になるようにし、切手が2枚以上になる場合は横に並べて貼ります。

【豆知識:窓付き封筒に、郵便番号枠は必要?】
特別なことでない限りは、不要と考えていただいて大丈夫です。

3. 窓にも、いろいろ種類や配置がある【豆知識:請求書の折り方・入れ方は?】

ひと口に窓付き封筒と言っても、窓の素材や位置・大きさには色々な種類があります。
それぞれの特長や最適な用途について、ご紹介していきます。

◆窓の素材

【セロ窓封筒】
セロファン(フィルム)を素材に使った、最もポピュラーな窓付き封筒です。
特長は透明度の高さ。デザインよりも見やすさが重要な請求書や納品書などに使用されています。
強度にもすぐれ、破れにくいのも利点です。
一方で、自治体によるかと思いますが、廃棄する際はセロファンと封筒の紙を分別する必要もあります。

【グラシン窓封筒(エコ窓封筒)】
私たちは、グラシン窓封筒のことを「エコ窓封筒」と呼んでいます。
グラシンとは光沢と透明感のある薄い紙で、古本のカバーなどにも使われています。
セロファンに比べると透明度も強度も劣りますが、素材が封筒とおなじく紙なので環境に優しいのもメリットです。
近年のSDGsに合わせてエコ窓封筒を取り入れ、自社の取組みの一環とすることも良いでしょう。
ただし、エコ窓はセロ窓に比べてラインナップが少ないというデメリットもあります。


◆窓の位置

窓付き封筒では、「既製品」と呼ばれる最もポピュラーな封筒から、「別注」と呼ばれる、その会社独自の窓位置や大きさで制作した封筒まで様々あり千差万別です。
別注封筒であればどのような窓位置・大きさでも制作は可能ですが、その分値段は高くなります。
そこで、ぜひ最もポピュラーな規格の封筒に合うような帳票出力を心がけていただくと、出来るだけお安く、多くのラインナップから窓封筒をお作りいただけます。

総務課ラボを運営する7office株式会社でも窓付き封筒の印刷を行っており、下記は、弊社で取り扱っております「既製品」の長3窓付き封筒の仕様となります。

窓の位置:封筒を横向きに置いたとき、左端から24mm・上端から12mm。        窓の縦横:横90㎜・縦45mm

皆様が帳票を作成する際は、上記の窓の位置や大きさに合う出力にしていただくことをおススメいたします。
また、郵送の際に封筒の中身が多少ズレても大丈夫なくらいの余裕を持った位置で印刷していきましょう。

【豆知識:請求書は、どう折って入れる?】
長形3号にA4サイズの請求書を入れるときは、当然ですが、丁寧に三つ折りしましょう。
このとき、最初に用紙を下から折り、次に上から折ります。
封筒を受け取った方が開封し、書面を開いたときに「請求書」の文字が一目で読めることに配慮していきます。
また、請求書と一緒に送付状を同封する場合は、まず送付状がお相手に見えるようにしていきましょう。
常にお相手の作業を最小限にすることに配慮することで、会社の顔としての総務から、顧客の信頼をつくり上げていきましょう。 

4. 封筒の色や社名の記載は自由? 

請求書や納品書を送る際の窓付き封筒では、特に色のマナーはありません。
弊社でも多くの会社様の封筒を制作させていただいておりますが、皆様、コーポレートカラーやイメージなどに合った封筒色をお選びになっているご様子です。
また、請求書や納品書という特性上、差出人欄もシンプルな印字にとどめており、セールスやPR要素は出来るだけ省いているという配慮が伺えます。
また、差出人欄に本社や営業拠点を複数印字している場合には、下記のようにチェックボックスを設けておくと、どこからの請求書なのかが分かります。

7office株式会社 
□ 本   社 〒400-0031 山梨県甲府市丸の内1-14-6 TEL:055-235-4348
□ 静岡営業所 〒000-0000 静岡県○○市○○町・・・・・
□ 広島営業所 〒000-0000 広島県○○市○○町・・・・・

5. ちょっとしたプラスαでさらに便利に

請求書封筒の作成にあたっては、加工をプラスαすることでさらに便利になります。

【糊付き・テープ付き】
請求書が増えるほどに、ひとつひとつを糊付けしてというのは大変な作業です。
封筒字体の単価は1枚につき数円アップしますが、業務効率を鑑みると糊付き・テープ付きがおススメです。
ちなみに弊社では、テープ付きに比べて糊付きの方が割安となります。
糊付きは温度の高い場所に長期間置いておくと、劣化の可能性もありますので注意が必要です。

【プライバシー加工】
「透けない加工」とも呼んでいます。
請求書や納品書などを送る際にプライバシー加工を施した封筒にすると、お相手への配慮や情報保護という観点で良いでしょう。
プライバシー加工にも「地紋入り」など様々ありますが、弊社では裏地がグレーになったシンプルな加工をおススメしております。
ただ、注意点として、内側にも薄いグレー色が入るため、その色が封筒色や外側の印字に僅かに影響するということがあります。

【「請求書在中」の印字】
必須というものでもありませんが、印字があればお客様はより分かりやすいですし、「請求書在中」のスタンプをする必要もなく、作業の短縮にもつながります。
「請求書在中」が印字されていることで、スムーズに先方の経理部門にも届きます。
もし、「請求書在中」を印字するならば、右下配置が良いバランスとなります。

6. まとめ

いかがでしたでしょうか。
この記事では、長3窓付き封筒のおさらいをご紹介いたしました。
先に述べた通り、弊社では多くの会社様の窓付き封筒を制作してきた実績がございます。
今まで、知らずに使っていた封筒が、実は割高な仕様だったということもあるかと思います。
ぜひ、改めて今お使いの封筒を見直していただき、窓付き封筒の作成についてお気軽にご相談ください!

窓付き封筒の作成についてのご相談・お問い合わせはこちらから
https://soumukalabo.7card.jp/inquiry/


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