• HOME
  • 総務の豆知識
  • 安否確認システムのメリットとは?選ぶ際の3つのポイントを解説
近年災害が増える中、企業の確実な事業継続が求められています。
BCP対策の中でも、注目を集めるのが従業員の安否確認です。
大規模災害や感染症の全国的な流行の際に、従業員の安否状態を迅速かつ確実に収集し、事業継続の可否を素早く判断できるようにする安否確認システムについて解説していきます。

1.安否確認システムとは?

安否確認システムとは、地震・火災・風水害(台風・大雨)などの災害やテロなどの緊急事態やパンデミックなどの異常事態が起こった際に、確実に従業員の安否情報、状況を把握するためのシステムです。
災害時には、社内回線にアクセスが集中する場合や電話回線が繋がらなくなることも想定されます。そのような連絡手段が絶たれれば、いくら緊急連絡網や防災マニュアルを決めて対策していてもうまく機能させることができません。
そのためにも企業は、従業員の安否確認に特化したシステムを持ち、災害時にも繋がりやすい緊急連絡手段を用意しておく必要があります。

一般的な安否確認システムには下記の機能が備わっています。

① 一斉連絡
災害時に、安否確認をする従業員の選定をしている時間などはありません。すばやく連絡が取れるよう、一斉連絡をすることができる機能です。
LINEのようにチャット形式で送信されるシステムもあります。

② 自動送信
災害時、管理者がシステム操作できない場合が想定されます。また管理者自身が被災してしまう事も考えられます。
そういった場合に備え、安否確認システムでは、地域や地震の震度などの災害情報に合わせて自動的に一斉連絡が送信される機能が備わっています。

③ グループ設定
従業員が多い場合や事業所が多い場合などのためにグループ設定ができます。例えば役員、部署、地域ごとに連絡がとれる様に、個々をグループにすることもできます。
また、グループごとに地震発生地域や震度を設定することもできますので、九州で発生した地震の安否確認連絡が東北にいる社員に送信されることはありません。

④ 未登録者の確認
安否確認の基本は、全員の安否が確認できることです。ですので未確認の従業員をすぐに把握できなければなりません。その機能として安否確認システムには
未確認の従業員をすぐに把握でき、再度安否確認の連絡を再送できる機能が備わっています。

⑤ 訓練機能
安否確認システムがあっても従業員が、システムを把握し使用できなければ意味がありません。ですので普段から安否確認システムに慣れ親しんでおく必要があります。

以上の機能が一般的に備わっている機能です。総務課ラボを運営しております、7office株式会社がおすすめしている安否確認システム「ANPIC」にも上記機能はもちろん実装されております。
上記以外の機能もございますので、ご興味のある方は下記URLからご確認をお願いします。

安否確認システム「ANPIC」
https://www.7mate.jp/anpic/

2. 安否確認システムを導入する3つのメリット

ここでは、企業が安否確認システムを導入するメリットをご紹介します。

メリット1. 回線の集中に対応できる
通常の携帯電話では緊急時に回線が集中し、つながりにくくなることが想定されます。
また緊急災害用伝言ダイヤルも同様に回線が混み合ってしまうことがあります。
しかし、安否確認システムでは連絡を自動で送信し、集計ができるので、回線が混み合っていても安否確認が可能になります。

メリット2. 担当者が被災しても対応できる
災害時には、安否確認の担当者自身が被災している可能性も想定されます。
そういった場合でも安否確認システムは自動で情報を配信・集計できるため、担当者が対応しなくとも安否確認が可能です。

メリット3. 電話やSNSを使用しなくてもよい
企業が従業員の私的な連絡先を知らなくても、安否確認システムを利用すれば、安否確認の連絡を取ることができます。
従業員の中には私的に利用している電話番号やLINEなどのSNSの情報を、会社やその他の従業員に知られたくない人もいますので、安否確認システムでは専用アプリなど通じて、私的な情報を企業側に知らせなくても利用できるため、従業員側にもメリットがあります。

3. 安否確認システム選ぶ際の3つのポイント

安否確認システムもさまざま種類がありますが、選定する際に何をポイントとすれば良いのか?をご紹介します。

選定のポイントとしては、大まかにいうと、
・シンプル設計で使いやすいインタフェイス
・システムの自動化
・なるべく安価である事
このような3点がよく挙げられると思います。

① シンプル設計で使いやすいインタフェイス
管理者の方にも一般ユーザーの方にもやさしいデザインは重要なポイントです。
災害時の緊急時に誰でも直感的な操作が可能なシステムを選ぶ事が重要です。

② システムの自動化
自動送信、集計報告が自動で集計される事はもちろん、未確認者に対しても簡単操作でリマインドメッセージを送信できる機能があるかどうかもポイントとなります。
また、地震が発生した際には管理者が予め設定した震度・地域に該当した場合自動で安否確認メッセージが配信される機能があるかも重要です。
地震は夜間・休日に発生する事も多いため、この機能があれば管理者の負担が軽減されます。
安否確認システムを選定する際には必ずチェックしてみてください。

③ なるべく安価である事
安否確認システムを利用するには、もちろん費用がかかります。
多くのシステムの場合、従業員数に応じた価格設定になっておりますが、あまりにも費用が高いと負担が大きくなりますのである程度費用を抑えられるシステムを選ぶ必要があります。

上記3つのポイントを踏まえた上で安否確認システムの選定を進めてみてください。

総務課ラボを運営しております、7office株式会社がおすすめしている安否確認システム「ANPIC」では上記ポイントを網羅しておりますので、選定の参考にしていただければと思います。ご興味のある方は下記URLからご確認をお願いします。

安否確認システム「ANPIC」
https://www.7mate.jp/anpic/

4. まとめ

安否確認システムを導入すると、企業としての災害対策が完了したような気になり、それだけで安心してしまいがちです。
しかし、安否確認システム導入の真価が問われるのは非常時であり、その際に役立たなければ意味がありません。
導入後はいざというときにすぐに使えるように、社内体制の整備や定期的な訓練などを実施し準備を万全にして災害に備えるようにしましょう。
総務課ラボでも安否確認システムをご紹介しておりますので、ご参考までにご確認してみてください。

安否確認システム「ANPIC」
https://www.7mate.jp/anpic/

総務担当者様にお役立ち情報を無料でお届けする「総務課ラボ」メルマガも好評配信中です。
ご登録お待ちしています。

メルマガ