安否確認システムとは、地震・火災・風水害(台風・大雨)などの災害やテロなどの緊急事態やパンデミックなどの異常事態が起こった際に、確実に従業員の安否情報、状況を把握するためのシステムです。
災害時には、社内回線にアクセスが集中する場合や電話回線が繋がらなくなることも想定されます。そのような連絡手段が絶たれれば、いくら緊急連絡網や防災マニュアルを決めて対策していてもうまく機能させることができません。
そのためにも企業は、従業員の安否確認に特化したシステムを持ち、災害時にも繋がりやすい緊急連絡手段を用意しておく必要があります。
一般的な安否確認システムには下記の機能が備わっています。
① 一斉連絡
災害時に、安否確認をする従業員の選定をしている時間などはありません。すばやく連絡が取れるよう、一斉連絡をすることができる機能です。
LINEのようにチャット形式で送信されるシステムもあります。
② 自動送信
災害時、管理者がシステム操作できない場合が想定されます。また管理者自身が被災してしまう事も考えられます。
そういった場合に備え、安否確認システムでは、地域や地震の震度などの災害情報に合わせて自動的に一斉連絡が送信される機能が備わっています。
③ グループ設定
従業員が多い場合や事業所が多い場合などのためにグループ設定ができます。例えば役員、部署、地域ごとに連絡がとれる様に、個々をグループにすることもできます。
また、グループごとに地震発生地域や震度を設定することもできますので、九州で発生した地震の安否確認連絡が東北にいる社員に送信されることはありません。
④ 未登録者の確認
安否確認の基本は、全員の安否が確認できることです。ですので未確認の従業員をすぐに把握できなければなりません。その機能として安否確認システムには
未確認の従業員をすぐに把握でき、再度安否確認の連絡を再送できる機能が備わっています。
⑤ 訓練機能
安否確認システムがあっても従業員が、システムを把握し使用できなければ意味がありません。ですので普段から安否確認システムに慣れ親しんでおく必要があります。
以上の機能が一般的に備わっている機能です。総務課ラボを運営しております、7office株式会社がおすすめしている安否確認システム「ANPIC」にも上記機能はもちろん実装されております。
上記以外の機能もございますので、ご興味のある方は下記URLからご確認をお願いします。
安否確認システム「ANPIC」
https://www.7mate.jp/anpic/