1. 手帳の種類

手帳はカレンダーと同じく、年が切り替わる時に新しいものに変える、ということが多いですね。
そのため、年末の文房具店や書店などの店頭には数多くの手帳が並びます。
みなさんの中にも「毎年使うお気に入りの手帳がある」「このシリーズの手帳を使うと決めている」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
一方で、手帳は使っているものの、「あまり使いやすくはないが仕方なく使っている」「もう少しこうならもっと使いやすいのに」といった不満をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。

この記事では「仕事で手帳を使ってみたいけれど、どれを選べばいいかわからない」「仕事用の使いやすい手帳を探している」という方に向けて、手帳のサイズと、紙面のレイアウト、仕事におすすめな手帳と使い方についてご紹介します。

2. 手帳のサイズとそれぞれの特徴

手帳のサイズ(大きさ)はさまざまなものがありますが、大きく4種類に分けられます。
  • 超小型(コンパクトな手のひらサイズ)
  • 小型(ポケットに収納できる程度のサイズ)
  • 中型(バッグに収納できる文庫本程度のサイズ)
  • 大型(ノートサイズ)

それぞれの特徴を見ていきましょう。


・超小型(コンパクトな手のひらサイズ)
小さくて携帯性に優れたサイズです。バッグはもちろん、ポケットに入れることもできるため、手帳を常に持ち運びたい場合におすすめです。名刺2枚分くらいのサイズの小さな手帳もあります。
ただ、紙面が小さく記入スペースは少ないので、記入に極細のペンを使うといった工夫が必要になります。


・小型(ポケットに収納できる程度のサイズ)
ポケットに入れて携帯できる大きさで、大き目のスマートフォンや新書本くらいのサイズです。
ポケットからさっと取り出せ、デスクなどがなくても手に持って記入ができるという使い勝手の良さが魅力で、得意先への訪問などの機会が多い営業パーソンはこのサイズの手帳を持つ方が多いようです。
カバーがついている手帳であれば、メモや付箋紙を挟んでおくこともでき、使い方のアレンジの幅も広がります。


・中型(バッグに収納できる文庫本程度のサイズ)
小型サイズがスマートフォンなら、中型サイズは小さめのタブレットの大きさをイメージすると良いでしょう。
この大きさになると紙面も大きくなるので、普段使っているボールペンやラインマーカーなどを使って、わかりやすく工夫して記入することもできます。
ポケットに入れることはできない大きさのため、バッグを持つ方におすすめのサイズで、バッグインサイズともいわれています。


・大型(ノートサイズ)
大型サイズは、A5サイズ、またはB5サイズのいわゆる「ノート」サイズです。
A5は、はがき2枚分の大きさ、B5は、みなさんが学生時代に慣れ親しんだ大学ノート(学習用ノート)の大きさです。
この大きさの手帳の魅力は、なんといっても記入スペースの広さと紙面活用の自由度が高い点にあります。
ゆったりした紙面は、記入する際のストレスも少なく、また、フロー図やツリー図など、アイデアを自由に書き留める際にも便利です。
デスクに保管し、打ち合わせの記録や業務日誌などに使う方も多いようです。

3. 手帳のレイアウトとそれぞれの特徴

手帳はスケジュール管理のために使用することが多いですが、主に3種類のレイアウトがあります。
また、手帳のスケジュールページの多くは、見開きを1つの単位として構成されています。
  • マンスリータイプ
  • ウィークリータイプ
  • デイリータイプ

それぞれの特徴を見ていきましょう。


・マンスリータイプ
マンスリータイプは「月」で管理するタイプです。
一か月のスケジュールが見開きでカレンダーのように表示されているため、月全体の予定を一覧で把握することができます。
「今週中にこれを完成」「来週あたりでこの報告をまとめる」のように、スケジュールを「週」でとらえて管理したい方におすすめのレイアウトです。
1日分のスペースが小さくなるため、一日の予定を細かく記入したいという場合にはやや不向きといえますが、マンスリータイプに一日の予定も詳細に記したい、という方は、大型のノートサイズを選ぶのも1つの方法です。


・ウィークリータイプ
ウィークリータイプは「週」で管理するタイプです。
一週間分の記入スペースが見開きにおさめられていますが、使いやすさを考えたさまざまなレイアウトがあります。
  • 週間レフトタイプ:左ページに1週間の記入スペースがあり、右はメモスペースのもの
  • 週間バーチカルタイプ:横方向で7日を区切り、縦方向で一日の時間を区切ったもの
  • 週間ブロックタイプ:見開き全体を7から8のブロックに分けてあるもの、
マンスリータイプよりも、1日あたりの記入スペースが広くとれるため、「1日の予定を細かく記入したい」「1日のスケジュールを時間単位で管理したい」といった場合に便利で使い勝手の良いレイアウトです。


・デイリータイプ
デイリータイプは1ページに1日または2日分の記入スペースが用意されたレイアウトです。
1日分のスペースにゆとりがあるため、紙面の小さな「超小型」「小型」サイズの手帳に多く採用されています。
デイリータイプは、「中型」「大型」サイズにもあり、その場合は1日当たりの紙面がより大きくなります。
紙面にゆとりがある分、アイデアメモを書いたりイラストや付箋メモを付けたりと、自由に使うことができます。


手帳はメモ帳のような形で横方向に罫線が印刷されているものが多いですが、使う人の好みで自由に使えるよう、マス目入りの方眼タイプや、実線ではなく破線で罫線が印刷されているものもあります。
罫線や方眼が印刷されていない無地のページがある手帳もありますので、手帳を選ぶ際には手帳全体のページを一通り見て、好みに合ったものを探してみてください。

4. 仕事におすすめな手帳とは 選び方2つのポイント

この記事をお読みの方は、総務や管理など、バックオフィス業務にあたられている方が多いことと思います。
そのような業務を担当されているみなさんにおすすめな手帳をご紹介します。

・ポイント① サイズは「中型」か「大型」
総務や管理のお仕事は、オフィス内でのデスクワークが中心となりますので、仕事用の手帳において、持ち運びやすさ(携帯性)はあまり重要ではありません。
みなさんの業務内容は多岐にわたり、多くの部署やスタッフとやりとりの機会も多いため、ゆったり記入できて紙面活用の自由度が高い広めの紙面サイズがおすすめとなります。
タブレットサイズの中型か、ノートサイズの大型タイプを選び、まずは日々の業務を記録することを続けてみてください。
1年後には業務の年間スケジュールと、個別の対応方法など、業務の流れの全体がわかるあなただけの貴重な「お仕事の参考書」になることでしょう。

・ポイント② レイアウトは「ウィークリー」
マンスリータイプで月全体を把握することも大切ですが、仕事に使うのであれば「ウィークリー」タイプがおすすめです。
総務や管理の業務は、施設管理の工事業者や法人の保険の手続き、経理を担当されている方なら金融機関の担当者との打ち合わせなど細かな予定も多く、また各種手続きにおいては期限が定められているものもあるため、「ウィークリー」タイプでスケジュールを管理するのが良いでしょう。
サイズ選びで紹介した「中型」「大型」の手帳であれば、マンスリーとウィークリーが1冊におさめられているものもありますので、このようなものを選ぶのもおすすめです。

5. まとめ

いかがでしたか?
デジタルでのスケジュール管理は、複数名での情報共有という点で優れていますが、自分の予定を管理したり、見たい時にサッと情報を把握できる点で、紙の手帳は多くの方に愛用されています。
今手帳をお使いの方も、仕事用の手帳を探している方も、この記事を参考に、自分に合った手帳をぜひ見つけてください。

「文字は丁寧に整えて書くのが好き」「私は字が大きいので自由に書けるほうがいい」「どうせなら楽しく書きたい」「シールやペンで紙面をかわいくしたい」など、みなさんのこだわりが活かせる手帳に出会えるといいですね。

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