総務課の名刺担当者の方は、バックオフィス業務が主なため、自らのアポで名刺交換をする機会は少ないかと思います。
しかし、いつ何時、名刺交換をする機会があるか分かりません。
例えば急な来客で、担当者不在時に代わりに名刺交換をする事になる可能性もあります。
正しい名刺交換の方法を知ることで、普段お客様と名刺のやり取りをしている他の社員の方々へも、改めてアドバイス出来ることもあるかもしれません。
基本的な名刺交換のやり方を身につけておくことで、相手に対する印象付けも大きく変わり、ビジネスに大いに役立つでしょう。
この記事では、ビジネスシーンにおいて重要な名刺交換で押さえておきたい7つのポイントについて解説します。
ぜひ参考にしてください。

1. ビジネスシーンでの名刺の重要性

昨今、インターネットが当たり前になって、PCやタブレット・スマートフォンから、
メールやSNSで人々は日常的にやり取りを行っています。
しかし、主にビジネス面においては、初対面となる際、紙の名刺交換から入る
ことは昔と変わらず継続されています。
なぜ名刺の交換は昔から変わらず行われているのでしょうか?
それは名刺が「会社としての公式文書」であり、それを持っている事は会社の一員であるという「身分証明書」の役割を果たしてくれているからです。
いくらメールやSNSで、会社の連絡先を送ることは簡単にできても、このビジネスが公式のものであるという証明になりうるものが提示できなければ、信用度が大きく変わってきます。
このような所からも名刺が持つ重要性は計り知れません。
まず、紙の名刺交換を行うことで、お互いに安心感や信頼感を保証し合うことになり、安心してビジネスを進めていくことが出来るのです。

2. 名刺交換のやり方、押さえておきたい7つのポイント!

では、ビジネスシーンの第1歩となる名刺交換のやり方を見ていきましょう。

①前もって名刺を取り出しておく

初対面の相手に対し、名刺を渡すのに手間取らないよう、いつでも名刺を取り出せる準備をしておく事が大切です。カバンの取り出しやすい場所に名刺入れを待機させておけば、焦らずに名刺交換に移行できるでしょう。


②渡しやすい距離をとり、必ず立った状態で名刺を渡す

会議室などで着席した状態で、座ったまま行うのはNGです。
相手の姿が見えたら、素早く立ち上がってテーブルの横に移動し、渡しやすい適度な距離をとった上で、必ず起立した状態で行いましょう。

③名刺入れの上に乗せ、両手で持ちながら差し出す

名刺を渡す際は、名刺を名刺入れの上に乗せ、両手で持ちながら差し出すのが基本マナーです。
そして、相手が社名・氏名・連絡先を読める向きにして胸元に構え、両手で差し出します。差し出すときに社名・部署・氏名を、笑顔で、そして相手が聞き取りやすいよう配慮して名乗りましょう。
また気をつけたいポイントとして、名刺の文字の上に指がかからないよう、持ち方にも注意し、相手との身長差がある場合は、受け取りやすい場所を意識しておき、相手が差し出した名刺よりも低い位置から自分の名刺を差し出すことで、謙虚な気持ちを示し、好印象を与えることに繋がります。


④名刺は両手で受け取る(同時交換以外)

名刺を受け取る場合、同時交換以外のケースでは、名刺は両手で受け取りましょう。
また受け取る際は、「頂戴いたします」と言いながら受け取ります。
渡す時同様、社名やロゴマーク・氏名部分を指が覆わないよう、できるだけ余白部分を持つよう心がけましょう。
最重要項目を隠すような事をしてしまっては、相手を軽視している印象を与えかねません。受け取った名刺は、すぐに「自分の胸の高さより下げず」に内容を確認する事も大事なポイントです。


⑤受け取った名刺のテーブルへの置き方

受け取った名刺はしまわずに、テーブルの上においておくのも基本マナーです。
商談中は名刺入れの上に乗せ、机上の位置は自分の左上側に置いておきましょう。
複数の相手から名刺を受け取った場合は、役職が一番高い方の物を名刺入れの上に、かつ一番奥において、役職順に縦に並べます。
また、役職名での上下関係が判断できない場合は、座席順に並べておきましょう。
名刺入れだけ別にして右下の方に置き、その横から座席順に並べておく事でもOKです。
座席位置通りに並べれば相手を把握しやすく、スムーズに商談ができます。


⑥名刺交換の順番

立場が下の人(訪問した側)から、上の人(訪問先)へ差し出すため、訪問した側から先に提示します。
訪問先の相手の役職が、自分より下に当たるものであっても、先に差し出します。
先方が複数名居る場合、また複数名で訪問した場合は、役職が上の人から順番に名刺を交換していきます。
自分の順番がくるまでに、渡す人数分の名刺をあらかじめ取り出しておき、名刺入れの間に挟んでおく等することで、名刺交換をスムーズに進められるでしょう。


⑦お互いが同時に名刺を差し出した「同時交換」時のマナー

前項のように、「名刺交換は立場が下の人(訪問した側)から上の人(訪問先)」が
基本ではありますが、最近のビジネスシーンでは、上下関係にとらわれない事を配慮し、名刺の同時交換を行う場面も増えてきています。
その場合は以下の手順で行いましょう。

名刺入れの上に自分の名刺をおき、両手で持ちます。
右手で名刺を差し出し、相手の名刺入れの上に差し出しつつ、相手の名刺を左手の名刺入れの上へ受け取り、名刺を差し出した右手を戻し、頂いた名刺に添える、という流れで丁寧な所作に見えます。

3.まとめ

いかがでしたか?
この記事では、名刺交換で押さえておきたい7つのポイントについてご紹介いたしました。普段バックオフィス業務で名刺作成が主な、総務のご担当者様や、社会人1年生の方など、ビジネスマナーの一つである名刺交換の方法を改めて知っておくと、相手側の会社に好印象を持ってもらうためにも、大いに役立つ事と思います。
是非今回の記事を参考に、「会社の公式文書である名刺」をビジネスでさらに活かしてみましょう。

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