社員証って必要？作成するメリットとデメリットを徹底解説！

社外の方に自分を紹介するツールである、名刺を作っている企業は多いですが、自社の従業員であることを示す社員証は作っていないという企業は意外と多いのではないでしょうか？
しかし、社員証には所属している企業の従業員であることを証明するだけではない、様々なメリットがあります。
今回は、社員証の魅力について、メリット、デメリットを交えながら解説していきます。

そもそも、社員証の定義とはどのようなものになるのでしょうか？
社員証は、記載されている従業員が、その会社に所属しているということを証明する大切なツールです。
そのため、社員証には氏名や会社名は必ず記載してあるでしょう。
しかし、社員証に掲載する内容や、社員証のサイズなどにはルールや規定は特にありません。
あくまでも、社内に向けた情報の発信や確認を行うツールであるため、自社オリジナルでデザインや項目を決めることができます。
機能性も求めつつ、自社の社員に誇りをもって使ってもらえるような社員証を作ることをおすすめします。

▼社員証についてはこちらの記事でもご紹介しています。

社員証の作成って自社でやっても大丈夫？

社内向けの要素が強い社員証ですが、特にルールや規定もないとなると、作成する必要があるのかと感じている方も多いかもしれません。
しかし、社員証を作成、活用することには多くのメリットが存在します。
ここからは、社員証を作成するメリットについて解説していきます。


① セキュリティ強化を図ることができる

一つ目は、セキュリティ強化です。
社員証の目的は、従業員が自社に所属していることを証明することになります。
そのため、外部の方かどうかを、社員証を確認することで判断することができるようになります。
従業員数が少ない中小企業であれば、既に顔を知っている仲が多いとは思いますが、大企業となると、全員の顔と名前を完璧に覚えるというのは難しいでしょう。
確認が正しくできないとなると、関係のない方が社内に入ってしまうリスクが生じてしまいます。
そういったセキュリティ強化の観点から、社員証は作成して損はないでしょう。


② 従業員の帰属意識が高まる

二つ目は、自社に対する帰属意識が高まるという点です。
社員証は、自社の従業員である証であり、その会社にいる方しか持つことができないツールです。
そのため、社員証を携帯することで、この会社で働いているんだという意識を常に持ち続けてもらうことが期待できます。
こういった帰属意識の高さは、仕事を進める上でも非常に大切です。
帰属意識の高い、会社好きの方が多い企業を目指すという点でも、社員証は有効です。


③ ICカードを使った入退室の管理が可能

三つ目は、入退室の管理です。
社員証は紙で作成することもありますが、ICカードとして作成するケースもあります。
そして、社員証をICカードにすることにより、会社の入退室の管理を、社員証を使って行うことができます。
ICカードで入退室を管理できるようになれば、鍵の受け渡しなどの手間の削減が可能となり、仮にカードを無くしてしまったとしても、そのカードが利用できないように操作することでセキュリティ環境を守ることもできます。
単に、自社の社員であることを証明するだけでなく、手間の削減ができるという点でも社員証の作成にはメリットがあります。


④ ICカードによる勤怠管理が可能

四つ目は、ICカードによる勤怠管理です。
一つ前でも紹介しましたが、社員証はICカードで作ることも可能です。
そのため、ICカードの社員証であれば、勤怠管理を実施することもできます。
ICカードによる勤怠管理では、手間の削減はもちろんですが、なりすましの防止を図ることもできます。
働き方改革も進んでおり、勤怠管理は企業にとって重要なテーマのひとつです。
社員証をICカードで作成する際は、勤怠システムも同時に導入することを検討してみても良いかもしれません。


⑤ ICカードによる決済が可能

五つ目は、ICカードによる決済機能の活用です。
入退室や勤怠の管理だけでなく、ICカードであれば決済機能を付加することもできます。
決済機能がついていれば、社内食堂の支払いや、自動販売機の利用などに活用することができます。
ICカードを使った非接触決済であれば、会計を衛生的かつスムーズに進めることができるでしょう。

ここまで、社員証を作成するメリットについて紹介してきました。
しかし、メリットがあればもちろんデメリットも存在します。
ここからは、社員証を作成するデメリットについて解説していきます。


① コストがかかる

一つ目は、コストの観点です。
新たに社員証を導入するとなると、やはり作成に関するコストが発生します。
社内で作成することも可能ですが、外注するとなるとデザイン費用や印刷料金が発生するでしょう。
また、ICカードで作成するとなると、紙で作成するよりもコストは高くなります。
仕方ないことではありますが、コストがかかるという点はデメリットとなるでしょう。


② 社内で作ると偽造のリスクがある

二つ目は、偽造のリスクです。
社員証は、自社の社員だけに配られるものであり、その内容が漏洩することは好ましくありません。
そのため、偽造されないような工夫が必要です。
しかし、社員証を社内で作成した場合、どうしても簡単な社員証しか作ることができないため、偽造されてしまうリスクが生じてしまいます。
セキュリティ強化のための社員証が、思わぬセキュリティ被害を生み出す可能性もあるため、注意しましょう。


③ 管理が必要となる

三つ目は、社員証の管理です。
社員証は従業員に常に携帯してもらうことになりますが、家に忘れたり、紛失してしまったりという場面は何度か発生するでしょう。
紛失した場合、紙の社員証であれば印刷すれば終わりですが、ICカードの社員証となると、新しいカードの発行とともに、無くしてしまったカードの登録解除などの工数が発生します。
また、新たに人材を採用するとなると、その方のための社員証の作成も必要になります。
こういった社員証に関する管理工数が発生してしまうというのは、デメリットの一つとなるでしょう。

いかがだったでしょうか？
社員証は、自社の従業員であることを示すだけでなく、帰属意識を高めるといったことにも効果を発揮します。
また、ICカード社員証を作成すれば、様々な機能を付加することができ、バックオフィス業務の効率化を図ることもできるでしょう。
まだ社員証が社内に存在しないという方は、この機会に社員証の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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