挨拶状のキホンとギモン！意外と知らない基礎マナーを解説
目次
１.ビジネスシーンにおける、挨拶状とは
挨拶状とは、いつもお世話になっている法人や個人にお礼の気持ちや敬意を表し、近況を伝えるための書状です。
住所移転、社長や役員交代、組織変更、支社設立など様々なことを伝えていきます。
昨今では、メールやホームページなどでも近況をお知らせすることができますが、ビジネスシーンにおける挨拶状は、電子ではなく封書で送ることがマナーとされています。
それには、手紙という手段が出す側にとって手間がかかるものであり、その手間に使った時間や労力が相手を想う気持ちや敬意となるため、デジタル化が進んだこの時代においても紙の挨拶状が用いられていると考えられます。
住所移転、社長や役員交代、組織変更、支社設立など様々なことを伝えていきます。
昨今では、メールやホームページなどでも近況をお知らせすることができますが、ビジネスシーンにおける挨拶状は、電子ではなく封書で送ることがマナーとされています。
それには、手紙という手段が出す側にとって手間がかかるものであり、その手間に使った時間や労力が相手を想う気持ちや敬意となるため、デジタル化が進んだこの時代においても紙の挨拶状が用いられていると考えられます。
２.どんなことがあったら出す？ どんなタイプの挨拶状ならO.K?
お世話になっている方々に対し、丁寧にお伝えしたいことがあった時に出します。
それぞれのシーンに合わせて、はがきや二つ折りなど挨拶状のタイプを選ぶと良いでしょう。
以下をご覧いただくと、どんな時に挨拶状を出すのか、どんなタイプの挨拶状が適しているのかが分かります。
ちなみに、弊社での取り扱いでは二つ折りタイプへのご注文が圧倒的に多く、挨拶状を介して近況を丁寧に伝えたいという想いが汲み取れます。
【二つ折りタイプ】
会社移転、会社(支社)設立、社長(役員)交代、社名変更、組織変更、合併・業務提携、記念式典、就任・着任など
【単カードタイプ】
会社移転、会社(支社)設立、社名変更、 組織変更、合併・業務提携、記念式典、就任・着任・転勤など
【はがきタイプ】
会社移転、会社(支社)設立、社名変更、 組織変更、合併・業務提携、記念式典、就任・着任・転勤・出向、暑中見舞いなど
それぞれのシーンに合わせて、はがきや二つ折りなど挨拶状のタイプを選ぶと良いでしょう。
以下をご覧いただくと、どんな時に挨拶状を出すのか、どんなタイプの挨拶状が適しているのかが分かります。
ちなみに、弊社での取り扱いでは二つ折りタイプへのご注文が圧倒的に多く、挨拶状を介して近況を丁寧に伝えたいという想いが汲み取れます。
【二つ折りタイプ】
会社移転、会社(支社)設立、社長(役員)交代、社名変更、組織変更、合併・業務提携、記念式典、就任・着任など
【単カードタイプ】
会社移転、会社(支社)設立、社名変更、 組織変更、合併・業務提携、記念式典、就任・着任・転勤など
【はがきタイプ】
会社移転、会社(支社)設立、社名変更、 組織変更、合併・業務提携、記念式典、就任・着任・転勤・出向、暑中見舞いなど
3. どんな紙を選べば良い？
挨拶状は、相手に対し敬意をお伝えするものです。
その特性からも分かるように、少し高級感があり、且つ文字が見やすい紙を選ぶと良いでしょう。
例えば、木材から得られる植物繊維（パルプ）は、製紙原料としては最高品質とされているものです。
弊社の挨拶状印刷で使用している用紙は、製紙メーカーが挨拶状のために特別に抄いたパルプ100％のカード専用紙で、製紙工程に時間をかけて厚みとハリのある質感の用紙に仕上げられており、雲のように白く滑らかな「ケント紙」と、楮（こうぞ）の繊維が模様のように見え格調高い風合いを持つ「大礼紙」の2種類をご用意しています。
大礼紙とは、昭和天皇が即位された時に行われた大礼の儀式にちなんで作られた和紙で、非常に高級感があります。
また、封筒から取り出した挨拶状本体の角が丸くなっている「角丸（かどまる）加工」がなされていると、受け取ったお相手への配慮もお伝えすることができます。
さらに、挨拶状本体と封筒の用紙も、同じ種類のものがセットになっていると良いでしょう。
その特性からも分かるように、少し高級感があり、且つ文字が見やすい紙を選ぶと良いでしょう。
例えば、木材から得られる植物繊維（パルプ）は、製紙原料としては最高品質とされているものです。
弊社の挨拶状印刷で使用している用紙は、製紙メーカーが挨拶状のために特別に抄いたパルプ100％のカード専用紙で、製紙工程に時間をかけて厚みとハリのある質感の用紙に仕上げられており、雲のように白く滑らかな「ケント紙」と、楮（こうぞ）の繊維が模様のように見え格調高い風合いを持つ「大礼紙」の2種類をご用意しています。
大礼紙とは、昭和天皇が即位された時に行われた大礼の儀式にちなんで作られた和紙で、非常に高級感があります。
また、封筒から取り出した挨拶状本体の角が丸くなっている「角丸（かどまる）加工」がなされていると、受け取ったお相手への配慮もお伝えすることができます。
さらに、挨拶状本体と封筒の用紙も、同じ種類のものがセットになっていると良いでしょう。
４．挨拶状を出すタイミングは？
挨拶状を出すタイミングは、その内容により様々です。
遅くなることはご法度ですが、早ければ良いというものでもありません。
その記載内容により、相手のことを想った上での最適なタイミングでお伝えしていきます。
ただ目安として、何かの変更がなされるという場合には、おおよそ変更日の１ヶ月前と認識して準備を進めていきましょう。
こうすることで、例えば社名変更の場合、自社だけでなくお相手にも情報の書き換えなどが必要になるため、１ヶ月ほどの余裕を見ておくことでお互いがストレスなく変更を完了させることができます。
遅くなることはご法度ですが、早ければ良いというものでもありません。
その記載内容により、相手のことを想った上での最適なタイミングでお伝えしていきます。
ただ目安として、何かの変更がなされるという場合には、おおよそ変更日の１ヶ月前と認識して準備を進めていきましょう。
こうすることで、例えば社名変更の場合、自社だけでなくお相手にも情報の書き換えなどが必要になるため、１ヶ月ほどの余裕を見ておくことでお互いがストレスなく変更を完了させることができます。
５．挨拶状プチ知識6選
さて、ここからは挨拶状を作成する上で知っておくと良いプチ知識です。
挨拶状でお伝えすることは多岐にわたりますが、ここでは代表的な事象を取りあげ、そのキホンをお伝えいたします。
また、文面を作成する上でのでのマナーも記載いたしますので、ぜひご参照ください。
①社名変更挨拶状の差出人は、新・旧どちらの社名？
社名を変更するという重要なイベント、取引先や関係者の方々には丁寧にかつ、遅滞なくお伝えしたいものです。
しかし、実際に準備する段階になって困るのは「差出人をどうするか」です。
差出人の欄には、旧社名か新社名か、どちらを記載するのが正しいかご存知でしょうか？
答えから申し上げますと、「旧社名で出す」のが正しいとされています。
これは、社名変更の際に出す挨拶状を送る時期に由来します。
ビジネスのマナーとして、社名変更など、自社だけでなくお相手にもお手間をお掛けする場合は、事前に余裕を持ってお知らせすることが大切です。
よって、社名変更の挨拶状を送る時期は社名を変更する前となるため、旧社名で出すことが正解です。
もし、新社名で出してしまうと、お相手を混乱させてしまう可能性がありますのでご注意ください。
また、お知らせするべき新しい社名は、お相手が分かりやすいよう文中にしっかりと記載していきましょう。
一方で、様々な事情によりどうしても社名変更後に挨拶状を送るという状況も生まれることと思います。
そういった場合は、差出人として新社名を記入しつつ、括弧を上手に使い旧社名との併記をしていきましょう。こうすることで、お相手が見た際に、社名変更がなされたことや、どこの会社から届いた挨拶状であるかが分かります。
②住所移転の挨拶状はいつ、誰に送ればいい？
事業の拡大などに伴い、会社や事務所の住所移転はよくあることです。
弊社で取り扱う挨拶状でも、多く見受けられます。
住所の移転は当事者の皆様にとって多くの時間と労力を伴うものですが、同時に取引しているお相手にとっても少なからず作業が発生することです。
例えば、請求書や見積書、いつもやり取りしている物品などの送付先登録を変更する必要もありますし、社内での周知が必要になる場合もあるでしょう。
このため、上記でもお伝えしたように、できれば住所を変更する1ヶ月前、遅くとも2週間前までには移転の案内をお相手にお知らせしておきましょう。
また、普段から納品物のやり取りがある場合は、いつから新住所に納品するかなどを記載しておくと良いでしょう。
また、どの程度の取引先までに挨拶状を送るかですが、事業を円滑に行う上での取引先や常日頃お世話になっている方々を中心に選ぶのが基本です。
ひとつの目安としては、会社として出す年賀状のお相手と同じ方々と捉えていただくと分かりやすいかもしれません。
この辺は、お伝えしたい相手とコストを鑑みつつ最適なリストを模索していく必要があります。
挨拶状の内容としては、挨拶文、新しい住所・TEL/FAX番号・代表者名を入れつつ、紙面に余裕があれば新住所の周辺地図を入れておくと分かりやすい住所移転の挨拶状になります。
このように、住所移転の挨拶は当事者にとってもお相手にとっても、良い関係を続けていくための大切な節目となります。
メールやFAXなどで簡単に済ませることも可能ですが、大切なお相手にこそ、心のこもった挨拶状でお伝えすることを心がけましょう。
③社長交代挨拶状を出す時期、書き方
弊社での挨拶状ご注文の際に最も多いのは、社長の交代です。
会社の社長が交代するということは、当事者にとっても取引先にとっても非常に大きな出来事になりますので、間違いのない時期や文面での挨拶が肝心です。
まず、社長交代の挨拶状をいつ出すかについてですが、交代の時期（退任と就任）がポイントになります。
大きな会社になればなるほど、取引先や関係者に与えるインパクトも大きくなるため、お相手にお伝えする時期にも配慮が必要です。
法律的な社長交代は、株主総会とその後に行われる取締役会での決議で決定されますので、社長交代の挨拶状はこの決議以降で出すのが良いと考えましょう。
また、決議後は出来るだけ早めに出すようにすることをおすすめします。
もちろん、それを見越しての準備を事前に行っておくことが大切です。
弊社においても、社長交代の挨拶状実績は多数ございますので、文面に迷った際などはお気軽にカスタマーセンターまでお伝えください。
また、文中で挨拶をする主体は旧社長ではなく、今回新しく選任された新社長のお名前で入れるようにしましょう。
そして、出来れば二つ折りタイプの挨拶状を使用し、右ページには挨拶文を入れ左ページには『記』として、今回の決定で変更になった役員体制の名前を列記してゆくと良いでしょう。
二つ折りタイプの挨拶状を使うことで、文面にも余裕ができ、会社としての大きさもイメージさせることができます。
④月跨ぎの挨拶状…日付はいつにしたらいい？
例えば、挨拶状の投函が月の最終日になりそうな場合、文面の日付をどうしますか？
差し出す日を書くか、それとも相手に届く日を書くか。この場合は、
挨拶文の内容に沿った日、または差し出し予定日を書くのが基本です。
多くは、年月日まで記載することはせず、〇年〇月とするか〇年〇月吉日と記すことが一般的です。
それゆえ、出来るだけ月を跨がずに投函と到着がセットになるよう心がけていきましょう。
ちなみにここで、挨拶文でよく目にする「吉日」の意味や使い方をおさらいしておきましょう。
吉日とは、読んで字のごとく、おめでたい事象に関して良い日を選んで文章を書いたことを相手に知らせるためのものです。
吉日という言葉自体が縁起をかついだ用語ですので、例えば葬祭などのご不幸に関わる出来事については使用しません。
⑤挨拶状には、句読点がつきません
これには、句読点の歴史が関係しています。句読点は明治時代になってから、学校で子どもたちが読みやすいようにと使われ始めたと言われています。ゆえに、ビジネスシーンにおける挨拶状に句読点をつけることは、お相手を子ども扱いしているという失礼にあたり、使われていないようです。
また、句読点には文章を「切る」という意味合いがあるため、挨拶状では「縁が切れないように」という思いから、句読点を使わないとも言われています。
⑥「私こと」「私儀」は、自分をへりくだる意味で端に配置します
挨拶状でよく使用される文言に「私こと」、「私儀」という言葉があります。
普段の手紙では使用されない言葉ですが、どのような意味をもつのかご存知でしょうか？
この「私こと」や「私儀」は、「私」という言葉の謙譲語にあたります。
したがって「私のことで、大変恐縮ではございますが」という意味合いになり、ビジネスシーンにおける挨拶状では一般的に使用されています。
また、この言葉を使うことで、回りくどい謙譲の言い回しをなくし、本文をスッキリとさせることができ、読み手への配慮もなされた言葉遣いと言えます。
挨拶状での実際の書き出しは、「さて 私こと」「さて 私儀」となり「さて 私こと〇〇〇〇は」という使い方はいたしません。
さらに「私こと」、「私儀」という文字は本文よりも少し小さくして記載し、謙譲の意味も込めて縦書きの場合は下段に、横書きの場合は右端にもっていくのが一般的です。
弊社では、校正作成の際に自動的にそのような位置へ配置いたします。
挨拶状でお伝えすることは多岐にわたりますが、ここでは代表的な事象を取りあげ、そのキホンをお伝えいたします。
また、文面を作成する上でのでのマナーも記載いたしますので、ぜひご参照ください。
①社名変更挨拶状の差出人は、新・旧どちらの社名？
社名を変更するという重要なイベント、取引先や関係者の方々には丁寧にかつ、遅滞なくお伝えしたいものです。
しかし、実際に準備する段階になって困るのは「差出人をどうするか」です。
差出人の欄には、旧社名か新社名か、どちらを記載するのが正しいかご存知でしょうか？
答えから申し上げますと、「旧社名で出す」のが正しいとされています。
これは、社名変更の際に出す挨拶状を送る時期に由来します。
ビジネスのマナーとして、社名変更など、自社だけでなくお相手にもお手間をお掛けする場合は、事前に余裕を持ってお知らせすることが大切です。
よって、社名変更の挨拶状を送る時期は社名を変更する前となるため、旧社名で出すことが正解です。
もし、新社名で出してしまうと、お相手を混乱させてしまう可能性がありますのでご注意ください。
また、お知らせするべき新しい社名は、お相手が分かりやすいよう文中にしっかりと記載していきましょう。
一方で、様々な事情によりどうしても社名変更後に挨拶状を送るという状況も生まれることと思います。
そういった場合は、差出人として新社名を記入しつつ、括弧を上手に使い旧社名との併記をしていきましょう。こうすることで、お相手が見た際に、社名変更がなされたことや、どこの会社から届いた挨拶状であるかが分かります。
②住所移転の挨拶状はいつ、誰に送ればいい？
事業の拡大などに伴い、会社や事務所の住所移転はよくあることです。
弊社で取り扱う挨拶状でも、多く見受けられます。
住所の移転は当事者の皆様にとって多くの時間と労力を伴うものですが、同時に取引しているお相手にとっても少なからず作業が発生することです。
例えば、請求書や見積書、いつもやり取りしている物品などの送付先登録を変更する必要もありますし、社内での周知が必要になる場合もあるでしょう。
このため、上記でもお伝えしたように、できれば住所を変更する1ヶ月前、遅くとも2週間前までには移転の案内をお相手にお知らせしておきましょう。
また、普段から納品物のやり取りがある場合は、いつから新住所に納品するかなどを記載しておくと良いでしょう。
また、どの程度の取引先までに挨拶状を送るかですが、事業を円滑に行う上での取引先や常日頃お世話になっている方々を中心に選ぶのが基本です。
ひとつの目安としては、会社として出す年賀状のお相手と同じ方々と捉えていただくと分かりやすいかもしれません。
この辺は、お伝えしたい相手とコストを鑑みつつ最適なリストを模索していく必要があります。
挨拶状の内容としては、挨拶文、新しい住所・TEL/FAX番号・代表者名を入れつつ、紙面に余裕があれば新住所の周辺地図を入れておくと分かりやすい住所移転の挨拶状になります。
このように、住所移転の挨拶は当事者にとってもお相手にとっても、良い関係を続けていくための大切な節目となります。
メールやFAXなどで簡単に済ませることも可能ですが、大切なお相手にこそ、心のこもった挨拶状でお伝えすることを心がけましょう。
③社長交代挨拶状を出す時期、書き方
弊社での挨拶状ご注文の際に最も多いのは、社長の交代です。
会社の社長が交代するということは、当事者にとっても取引先にとっても非常に大きな出来事になりますので、間違いのない時期や文面での挨拶が肝心です。
まず、社長交代の挨拶状をいつ出すかについてですが、交代の時期（退任と就任）がポイントになります。
大きな会社になればなるほど、取引先や関係者に与えるインパクトも大きくなるため、お相手にお伝えする時期にも配慮が必要です。
法律的な社長交代は、株主総会とその後に行われる取締役会での決議で決定されますので、社長交代の挨拶状はこの決議以降で出すのが良いと考えましょう。
また、決議後は出来るだけ早めに出すようにすることをおすすめします。
もちろん、それを見越しての準備を事前に行っておくことが大切です。
弊社においても、社長交代の挨拶状実績は多数ございますので、文面に迷った際などはお気軽にカスタマーセンターまでお伝えください。
また、文中で挨拶をする主体は旧社長ではなく、今回新しく選任された新社長のお名前で入れるようにしましょう。
そして、出来れば二つ折りタイプの挨拶状を使用し、右ページには挨拶文を入れ左ページには『記』として、今回の決定で変更になった役員体制の名前を列記してゆくと良いでしょう。
二つ折りタイプの挨拶状を使うことで、文面にも余裕ができ、会社としての大きさもイメージさせることができます。
④月跨ぎの挨拶状…日付はいつにしたらいい？
例えば、挨拶状の投函が月の最終日になりそうな場合、文面の日付をどうしますか？
差し出す日を書くか、それとも相手に届く日を書くか。この場合は、
挨拶文の内容に沿った日、または差し出し予定日を書くのが基本です。
多くは、年月日まで記載することはせず、〇年〇月とするか〇年〇月吉日と記すことが一般的です。
それゆえ、出来るだけ月を跨がずに投函と到着がセットになるよう心がけていきましょう。
ちなみにここで、挨拶文でよく目にする「吉日」の意味や使い方をおさらいしておきましょう。
吉日とは、読んで字のごとく、おめでたい事象に関して良い日を選んで文章を書いたことを相手に知らせるためのものです。
吉日という言葉自体が縁起をかついだ用語ですので、例えば葬祭などのご不幸に関わる出来事については使用しません。
⑤挨拶状には、句読点がつきません
これには、句読点の歴史が関係しています。句読点は明治時代になってから、学校で子どもたちが読みやすいようにと使われ始めたと言われています。ゆえに、ビジネスシーンにおける挨拶状に句読点をつけることは、お相手を子ども扱いしているという失礼にあたり、使われていないようです。
また、句読点には文章を「切る」という意味合いがあるため、挨拶状では「縁が切れないように」という思いから、句読点を使わないとも言われています。
⑥「私こと」「私儀」は、自分をへりくだる意味で端に配置します
挨拶状でよく使用される文言に「私こと」、「私儀」という言葉があります。
普段の手紙では使用されない言葉ですが、どのような意味をもつのかご存知でしょうか？
この「私こと」や「私儀」は、「私」という言葉の謙譲語にあたります。
したがって「私のことで、大変恐縮ではございますが」という意味合いになり、ビジネスシーンにおける挨拶状では一般的に使用されています。
また、この言葉を使うことで、回りくどい謙譲の言い回しをなくし、本文をスッキリとさせることができ、読み手への配慮もなされた言葉遣いと言えます。
挨拶状での実際の書き出しは、「さて 私こと」「さて 私儀」となり「さて 私こと〇〇〇〇は」という使い方はいたしません。
さらに「私こと」、「私儀」という文字は本文よりも少し小さくして記載し、謙譲の意味も込めて縦書きの場合は下段に、横書きの場合は右端にもっていくのが一般的です。
弊社では、校正作成の際に自動的にそのような位置へ配置いたします。
６．まとめ
いかがでしたでしょうか。
挨拶状は、その内容により様々な文面が使われます。
ただし、一貫しているのは「伝えたいお相手に、敬意を込めてご挨拶をすること」になります。
弊社では、挨拶状の実績も多数ございます。
良い挨拶状作成で、皆さまのビジネスシーンを応援いたします！
文面の作成にお困りの場合などがあれば、下記よりお気軽にご相談ください。
挨拶状は、その内容により様々な文面が使われます。
ただし、一貫しているのは「伝えたいお相手に、敬意を込めてご挨拶をすること」になります。
弊社では、挨拶状の実績も多数ございます。
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