1.はじめに

会社を裏から支えている総務ですが、細々としたタスクがあり、タスクを丁寧に管理していない場合抜け漏れが出てしまいます。
総務の仕事の中には株主総会の準備など、会社の信頼に関わる大切な行事が含まれています。
ミスが許されない状況で1年間の全てのタスクを把握するのはかなり難しいと言えるでしょう。
しかし、月ごとのタスクをまとめた年間スケジュールを作成することにより、月ごとの行事を中心に把握することができ、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。

この記事では月ごとの業務を紹介し、総務の方の手助けとなるようにまとめています。
それでは実際にスケジュールを見ていきましょう。

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2.総務の年間スケジュール

2.総務の年間スケジュール
1月
1月の特徴はお正月休みがある関係で、営業日数が少ないことです。
新年会を開催するための準備や年賀状の返礼などの年始独自の業務を限られた日数の中でこなさなくてはなりません。
15日まで年始回り、年始の来客の対応もしなければならないため、スケジュールを慎重に管理しなければなりません。

・初出式(しょしゅつしき)(新年祝賀式)
・年始回り及び年始の来客対応
・年賀状の返礼、住所録の整理
・新年会の準備・開催
・労働保険料(第3期分)の納付(延納申請をした場合)
・労働者死傷病報告の提出(休業4日未満の労働災害等)
・新年度の賃金台帳の準備


2月
2月は新年度に向け、現在の業務規程を変更するかどうか考える時期です。
3月には決算があるため、年度内の目標達成に向けた準備も必要になります。
人事の仕事を兼務している方は、来年新入社員をどれだけ受けいれるのかを考え、今年度入社をする新入社員の研修を行います。

・各種業務規程の見直し
・新年度経費削減策の検討
・継続取引の価格交渉開始
・じん肺健康管理実施状況報告
・春闘情報の収集
・新入社員受入計画作成/入社前研修
・固定資産税(都市計画税)(第4期分)の納付

3月
3月には予算と収益の管理を統合することにより、決算書を作成します。
今年度の目標が達成できたのか、来年度の目標はどうしていくのかについて考えなくてはいけません。
会社についての情報収集をして、来年度の予算の編成を踏まえた、人事の異動の準備をします。

・決算事務と予算編成
・春の全国火災予防運動
・年度末期限契約の確認と更新
・年度単位管理文書の整理
・新入社員の受入準備
・次年度、介護保険料対象者の確認
・人事考課の実施、昇給・昇格・昇進の決定


4月
4月の業務は新入社員の教育が中心となります。
新入社員の研修やOJTなど、新入社員をサポートする業務では入社したばかりの人材を不安にしないためにも細やかな気遣いを欠かさないように気をつかましょう。

・新年度の事業計画と予算の発表
・定時株主総会準備(株主名簿確定と決算取締役会開催)
・入社式、歓迎会、入社手続き、新入社員教育
・ゴールデンウィーク休暇の準備
・人事異動発令
・年次有給休暇の更新
・労働者死傷病報告の提出(休業4日未満の労働災害等、1~3月分)
・雇用保険料免除対象者のチェック
・固定資産税(都市計画税)第1期分の納付

5月
5月は株主総会に向けた準備を行います。
株主総会は法律に基づいて行われるため、業務の量が多く、日程の管理をしっかりしていなければ準備が間に合わなくなる可能性があります。
この時期のもう一つの特徴として年始の業務がひと段落することが挙げられます。
この時期に環境の整備にも取り組みましょう。

・定時株主総会準備
・夏期賞与に関する情報収集
・高齢者及び障害者雇用状況報告書の提出
・法人税・法人住民税・法人事業税・消費税の申告・納付(3月決算)

6月
6月には株主総会があり、会場で必要になる備品の準備や、資料の作成などかなり忙しくなります。
具体的な業務内容として有価証券報告書の作成や招集通知の作成もあります。
株主総会の閉会まで気が抜けないスケジュールとなっています。

・定時株主総会の開催
・季節のあいさつ文
・お中元の準備
・特別徴収住民税額の更新
・労働保険の年度更新 申告・納付
・夏期賞与の計算
・定期健康診断の実施

7月
7月は徐々に暑くなってきますので、衛生管理や暑さの対策が必要になります。
これといった行事がない月ではありますが、細かい法定業務がある月なので期限に気を付けながら計画的に業務をこなしていきましょう。

・定時株主総会での変更事項登記
・お中元の準備・発送
・暑中見舞いの準備・発送
・労働保険の年度更新 申告・納付
・社会保険の算定基礎届 提出
・労働者死傷病報告の提出(休業4日未満の労働災害等、4~6月分)
・賞与支払い届け
・固定資産税(都市計画税)第2期分の納付

8月
8月は業務が落ち着いている月なので、防犯や防災の準備を整えておきましょう。
夏季休暇に備え、緊急時の連絡方法の確認もしておきましょう。

・夏期休暇の準備、実施と管理
・中元贈答品お礼状(東日本は7月)

9月
9月は上半期最後の月になります。
予算表と経費の支出を確認し、下期でどのように調整するのかを考えなくてはなりません。
また下半期の人事異動がある場合もその準備もしなくてはなりません。

・上半期事業計画・実績の集計準備
・経費支出の点検
・防災訓練の実施
・交通安全対策の推進
・上期人事考課の準備
・厚生年金保険料率の改定
・社会保険料の算定基礎届により、新しい社会保険料による控除額の変更

10月
10月から下半期が始まるため、年度の目標達成に向けて軌道修正を考えなくてはならない時期でもあります。
厚生労働省が定めている「全国労働衛生週間」を行うのもこの時期であり、従業員のストレスのチェックを行います。

・全国労働衛生週間
・上半期事業計画の修正・推進
・歳暮・年賀状の準備
・労働保険料(第2期分)の納付(延納申請をした場合)
・労働者死傷病報告の提出(休業4日未満の労働災害等、7~9月分)
・年末賞与の情報収集
・秋の健康診断の実施

11月
11月は年末の繁忙期に向けて徐々に忙しくなっていきます。
歳暮贈答品の手配を行うための準備として、部門ごとに送付先の名簿の提出を求めます。
名簿の準備が出来たら品物を決めて、配送の手配をしていきます。
歳暮は中元よりも重視されます。気持ちを込めた贈答で喜んでもらいましょう。

・歳暮贈答品の手配
・カレンダー・手帳の手配
・次年度定期採用の準備
・秋の全国火災予防運動
・年末賞与支給の準備
・3月決算法人の法人税・消費税・地方消費税・法人事業税・法人住民税の中間申告・納付

12月
年末は大掃除や設備の点検などがあり、慌ただしい時期となります。
法令に則り、保存年限に照らし合わせた文書の整理を行います。
3月決算の企業は3月にならなければ文書の廃棄ができませんので、気を付けながら文書の整理を行います。

・管理文書の整理
・年末挨拶
・年賀状の準備・発送
・年末年始休暇の準備(仕事納め、大掃除)
・賞与支払い届け
・「健康保険・厚生年金保険被保険者賞与支払届」の提出(賞与支給後5日以内)
・固定資産税(都市計画税)(第3期分)の納付

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3.まとめ

1年間のスケジュールを見ると忙しい時期とそうでない時期が明確になります。
忙しくない時期をマニュアルの作成や業務の効率化などを考える時間に充てると良いでしょう。
1年間のスケジュールを完璧に作成することで業務の抜け漏れをなくすことができます。
自身の企業のタスクもこのスケジュールに追記し、完璧な管理を目指しましょう。

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