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名刺を印刷会社に発注したいときの外せない3つの選定ポイントとは?

名刺を印刷会社に発注したいときの外せない3つの選定ポイントとは?
会社の第一印象を左右する名刺を自社のニーズにあった形で用意するためには、印刷会社に発注する、名刺のネット発注を利用する、社内で作成するなどいくつかの方法があります。
今回は、会社の名刺を印刷会社に発注する際の注意点と、印刷会社の選定ポイントをご紹介します。

1.会社の名刺を印刷会社に発注する際の注意点

1.会社の名刺を印刷会社に発注する際の注意点
総務課のみなさんは、営業部などの他部署からの依頼を受けて名刺の発注をされる場合が多いのではないでしょうか?
名刺は会社の第一印象を左右する大切な「顔」であるとともに、使用する部署に応じて盛り込みたい情報もさまざまです。
営業部であれば、担当者の顔写真や携帯電話番号、メールアドレス、営業品目などの情報を記載したいという要望があるでしょう。
不動産会社や医療関連の法人の場合は、複数の資格を掲載する必要があります。
会社の代表者の方の名刺であれば、顔写真や携帯電話番号は不要で、他の社員の方とは異なるレイアウトを希望されることもあるかもしれません。
名刺は小さな紙片ですが、それぞれ内容が異なるため、発注から納品までには細心の注意が必要です。
名刺の発注にあたっては、原稿の整理、正確な情報の入稿、文字校正の確認、仕上がり品質の確認まで、総務課のみなさんの業務においてもいくつかの段階があります。
みなさんが名刺を発注している印刷会社は、それぞれに適切な対応をしているでしょうか?
もし「なかなか改善されない部分がある」「もっとスムーズにできないか」のように気になる点がある場合は、発注先の見直しを検討してもいいかもしれません。

2.印刷会社の選定ポイント① 品質

名刺を印刷会社に発注する際の選定ポイントのひとつは「品質」です。
事務用プリンターの印字品質の向上などにより、名刺の社内作成も可能となりましたが、印刷会社のプロの手による印刷製品には相応の良さがあります。
名刺の品質は会社の印象を左右することにもつながりますので、みなさんの会社の名刺をチェックしてみてください。

では、名刺の品質のチェックポイントをご紹介します。

①用紙
名刺の用紙には、白色や淡いクリーム色のものが多く使用されています。
これは、文字の読みやすさや会社ロゴや各種の認証マーク等がきれいに再現されることなどから広く採用されています。
ビジネス用の名刺は、信頼感や安心感、清潔感なども求められます。
適度なハリと厚みのある用紙になっているか確認しましょう。
名刺の用紙種類についてはこちらでも紹介していますので参考になさってください。
「名刺用紙にはどんな種類があるの?会社の名刺におすすめな用紙は?」


②名刺のレイアウト
会社の名刺では、情報を正確にわかりやすく伝えることが大切です。
小さな紙面の名刺に、たくさんの情報を見やすく適切な文字の大きさで配置するためには、豊富な経験を持つ印刷会社の組版オペレーターの技術も必要になってきます。
みなさんの会社の名刺は、バランスよく文字が配置されていますか?
住所や電話番号の配置はきれいに揃っているでしょうか?
他社からいただいた名刺を参考にして、気になる点は印刷会社に修正を依頼すると良いでしょう。
無料で使える「名刺レイアウト集」も参考になさってみてください。
「名刺レイアウト集」


③フォント(書体)の選定
フォントは、名刺の印象に大きな影響を与える大切な要素です。
明朝体は落ち着いた印象、ゴシック体は堅実さを、楷書体は信頼感や上質感を表現できるといったように、フォントにはそれぞれが持つイメージがあります。
みなさんの会社の名刺に使われているフォントはみなさんの会社や事業のイメージに合ったものになっているでしょうか。
もし「ちょっと違う」と感じたら、一度印刷会社に相談してみるといいですね。

④印刷状態
文字がかすれている、ロゴの色が毎回違っている、マークの一部分の色が抜けている、そんな印刷状態の名刺では、会社のイメージダウンにつながってしまいます。
印刷会社に名刺を発注する際、求められるのは何よりも印刷品質の良さです。
仕上げの時にしっかりと検品されていれば、このような状態の名刺が納品されることもありません。
安心して名刺交換ができる名刺を作成してくれる印刷会社を選びましょう。

⑤納品状態
名刺の用紙もレイアウトも印刷状態も完璧でありながら、最後の梱包や納品対応がおろそかになっていては良い印刷会社とはいえません。
宅配による納品の場合は、みなさんの手に届くまでに箱がつぶれたり水濡れしたりするリスクもゼロではありませんので、品質を維持して納品される配慮がなされている印刷会社を選んでおくと安心です。

3.印刷会社の選定ポイント② 納期

名刺を発注し、校正のやりとりを済ませて校了の連絡をしたのに、いつまでたっても納品されない、そんな経験のある方はいませんか?
名刺は「手持ちが無くなった」「来週使いたい」など、他部署からの急な依頼で発注することも多く、また、イベントなど名刺交換が予定される場合は使用する日までに名刺を準備することが必要になります。
印刷会社に名刺を発注する際は、あらかじめ納期の確認をしておくことも大切ですが、校了から何日後に納品するかを明確にしている印刷会社を選ぶことも検討してみましょう。
また急ぎの場合に特急対応をしてもらえるのか、その際は費用が発生するのかも問い合わせておくといざという時に慌てず対応できますね。

4.印刷会社の選定ポイント③ 顧客対応

名刺の発注のFAXを送ったのに折り返しの連絡が来なかったり、メールでの問い合わせに数日たっても返信がなかったりすると「注文は受付されたのか」「メールが届いていないのか」と不安になりますよね。
印刷会社からの連絡が無い場合は、あらためてみなさんから連絡をして確認することになりますが、そのために業務をいったん止めることにもなり、業務効率にも影響が出てしまいます。
顧客からの連絡や問い合わせに迅速で的確な対応をしているかは、名刺発注先の印刷会社を選ぶ時の大切なポイントになります。
また、印刷会社によっては、個人の顧客を得意とするところ、法人向けのサービスに特化しているところなどの特徴があります。
みなさんの会社の名刺の発注先印刷会社の特徴を知っておくと他の印刷物の発注の際にも役立つのではないでしょうか。

5.まとめ

今回は名刺を印刷会社に発注する際の注意点と印刷会社の選定ポイントについてご紹介しました。
コスト削減の観点から名刺を社内作成する場合もありますが、プリンターのメンテナンスや名刺のプリント、名刺の切り離し作業など、担当者の業務負担が増えてしまうことも多いようです。
その場合は印刷のプロである印刷会社への名刺発注を検討してみましょう。
会社の名刺は他部署から依頼を受けて印刷会社に発注することになり、速さと正確さが求められます。
総務課のみなさんが業務ストレス無く対応してもらえる印刷会社をぜひ見つけてください。

また、総務課ラボでは、名刺印刷の発注管理のお手伝いをしております。
品質の良い名刺を納期の心配なく必要な時に発注したい、このようにお考えの方は、是非お気軽にご相談ください。

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