みなさんは、「明日急に名刺が必要になったから用意してほしい」など社員からの急な依頼のご経験はありますでしょうか?
名刺と言えども発注の手配から校正確認、印刷、納品など工程は多くあり、通常でいけば1週間~2週間は納品までかかります。
ここでは、そんな急な依頼時に困らないために、名刺をすぐに発注できる方法をご紹介いたします。

1.発注前の準備について

名刺発注業務をスムーズに行うために一番大切なことは、前回の発注内容を把握しておくということです。
「社員から前回と同じ内容でいいから名刺発注しておいて」という依頼が来た際に、そもそも前回の名刺発注内容が分からないと先に進みません。
ですので前回の名刺発注内容を把握しておくという事が非常に重要になります。

把握の方法としては、名刺が納品された際に、1枚だけ保管用に抜いておき日付を記入してファイルリングしておくという方法があります。
この方法が一番シンプルで楽な方法ですが、ファイル数が多くなる・保管用の名刺を紛失するなどのデメリットもあります。
ファイリング以外の保管方法としては、名刺管理ツールを利用することができます。
名刺管理ツールには無料で利用する事ができるものもありますので、そこに社員の名刺データをアップしておきます。
そうすることで簡単に前回の発注名刺が画像データとして見ることができます。
名刺を画像としてクラウド上にアップしますので、ファイルも溜まらずに紛失の心配なく管理することができます。

次に重要になるのが、発注依頼方法です。
FAXやメールで依頼している場合には、印刷業者と相談の上、事前に発注フォーマットを準備しておくといいでしょう。
例えば前回と同じ内容でよければ、社員名と前回同様などの一言を記入するだけで名刺の発注が完了します。
発注フォーマットを作成する際には、いかに必要な情報をシンプルに伝えられるかを印刷業者と相談の上、作成してみてください。

2.名刺をすぐに作成する方法

①社内印刷で対応する
名刺をすぐに作成する方法で一番早い方法は社内印刷で対応する方法です。
社内印刷する場合にもいくつかの方法があり、市販の名刺台紙を購入し複合機で印刷するパターンや名刺作成ソフトと専用のプリンターで作成する方法があります。
どちらも社内で印刷しますので、依頼当日に名刺を作成し社員に手渡すことが可能となります。

②近くの印刷業者に依頼する
近くの印刷業者に依頼することで、リードタイムを短くすることできます。
どうしても当日欲しいなどの場合は、業者に配達してもらったり、ご自身で取りにいくという事も可能になります。

③WEB発注印刷業者に依頼する
現在名刺をWEBで発注できるサービスがいくつがあります。
発注方法は2つあり、データを入稿して印刷してもらうタイプと自社専用の発注画面を作成し、氏名や役職などを入力することでプレビュー画面が表示されそのまま発注出来るタイプになります。
発注方法は異なりますがどちらの方法でも言えることが、発送までのリードタイムが他の発注方法より短いということです。
多くのサービスの場合、発注当日や翌日には発送されます。

3.メリット・デメリット

名刺をすぐに作成する方法を先ほどご紹介をいたしましたが、それぞれにメリット・デメリットがあります。
それらをよく把握された上でご自身にとって最適な方法をお選び頂く必要があります。

①社内印刷で対応する場合
《メリット》
この場合のメリットは、すぐに名刺が用意できる点です。
前回と同じ印刷内容でよければ5分~10分で用意できるでしょう。

《デメリット》
デメリットとしては、専用の印刷機を使用している場合、印刷機が故障した場合に対応できなくなってしまいますし、高い修理費もかかってしまいます。
もう一点としては、品質が劣ってしまう場合があります。
名刺レイアウトや印刷品質など、どうしても印刷会社に依頼した場合よりも見劣りをしてしまいます。
名刺はビジネスにおいて相手に最初に渡す会社としての公式文書ですので、品質に関してはしっかりと考慮する必要があります。

②近くの印刷業者に依頼する場合
《メリット》
この場合のメリットは、印刷会社で作成した品質の名刺がすぐに用意できる点です。
最短納期で言えば当日、遅くとも翌日には用意できるでしょう。

《デメリット》
デメリットとしては、コストが他の方法よりも高くなることです。
どうしても印刷会社に依頼する場合は、注文を受ける人、印刷データを作成する人、印刷加工する人、伝票処理をする人、納品する人など多くの人が関わってきますので、その分名刺価格に反映する形になりコスト高になってしまいます。

③WEB発注印刷業者に依頼する
《メリット》
この場合のメリットは、印刷会社品質の名刺が安く用意できる点です。
通常の印刷会社に依頼する価格の半分近いコストで名刺を作成する事ができます。
またパソコンがあれば24時間いつでもどこからでも発注できます。

《デメリット》
デメリットをしてはデータ入稿する場合も専用の発注画面から発注する場合も、名刺の内容(氏名や部署名、役職名など)をご自身で作成する必要がある点です。
作成する作業が必要ですし、万が一間違った情報を入力して発注した場合は、そのままの名刺が納品されます。

4.まとめ

ここまで名刺をすぐに作成する方法をご紹介させて頂きましたが、先ほどもお伝えしましたが、名刺はビジネスにおいて初めて相手に渡す公式文書です。
その事を良く考えて上でみなさまに最適な方法をお選び頂ければと思います。
また同時に急な名刺発注が発生しないように社内調整するなどの取組もおこなって頂ければと思います。

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