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  • 会社の年賀状のマナーと、印象的な年賀状を作るための3つのアイデア
日本の伝統である「年賀状」。
お世話になっている取引先やパートナー企業に、毎年送っているという企業も多いでしょう。
今回は、企業として年賀状を送る際のマナーと、印象的な年賀状を作るためのアイデアをご紹介します。

1.会社から送る年賀状の目的とは

1.会社から送る年賀状の目的とは
総務課の欠かせない業務のひとつとして、会社の年賀状の準備があげられます。

ではそもそも、会社の年賀状の目的とは何でしょうか?
プライベートでの年賀状は、お互いの近況報告が主な目的となりますが、会社から取引先やお得意様へ送る年賀状には、
①コミュニケーションツールとして先様との関係を円滑に維持する
②PRツールとしてサービスの紹介や販売促進につなげる

という大切な役目があります。

①コミュニケーションツールとしての役割
オンライン商談やWEB会議の普及により、取引先やお得意様に直接会う機会が減少しています。
新年の挨拶もメールで済ませられる時代ですが、デジタル活用が当たり前となった今、一手間かけた紙の年賀状は印象に残ります。
プライベートの年賀状もメールやSNSに置き換わりが進んでいますが、感染症の拡大時期など、往来が制限された際には紙の年賀状の利用が増えたとの報告もありました。

会社に届く年賀状は、他の郵便物同様、いったんは総務課に集まり、その後みなさんの手によってそれぞれの宛先に分類され、代表者や各部門に届けられることになります。紙の年賀状は、複数の目に触れるということも大きな特長といえるでしょう。
先様の複数の方に自社を知ってもらい記憶してもらうためにも、年賀状を活用したいものです。

②PRツールとしての役割
会社から送る年賀状は、新年のご挨拶と同時に自社のPRにも活用することができます。
小売業や飲食業を展開している会社であれば、年賀状の送付先は一般消費者である場合が多くなります。
折込チラシよりも低コストで、ダイレクトにお客様に届く年賀状を、セールのご案内やクーポン送付に上手に活かしましょう。

法人向けビジネスを展開している場合も、新商品のご案内や展示会のお知らせなどが新年のご挨拶と同時に可能となります。
年賀状が届くことで、今後の取引継続への安心感にもつながります。
自社をあらためて知っていただける機会にもなりますので、伝え方を工夫して、おおいに活用してください。

このように、会社の年賀状は、取引先やお得様との関係維持と自社のPRのために、送っておきたいツールです。
自社に対して良い印象を持ってもらえるような年賀状をお送りし、新しい年のビジネスに活かしていきましょう。

2.年賀状の作成方法とスケジュール

年賀状印刷の作成方法としては、印刷会社やネット注文を利用する、自社のプリンターで印刷するなどの方法があり、印刷会社やネット注文では、9月から10月には注文受付が始まります。
早期注文特典が設定されていることもありますので、早めに手配をしておきたい場合に利用するとよいでしょう。

一般的には、年賀状の準備は11月上旬に開始されることが多いようです。
みなさんの会社でも、11月にデザインの決定や印刷の手配、送付先のリスト確認を済ませておき、12月には印刷会社などから納品された年賀状へ宛名を印刷して発送するといったスケジュールで業務を進めていることでしょう。

会社の年賀状は、年末の慌ただしい時期に並行して準備をしていく必要がありますので、できることは早めに済ませておきたいですね。

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3.会社の年賀状に欠かせない大切なマナー

3.会社の年賀状に欠かせない大切なマナー
会社から送る年賀状には、気をつけておきたい大切なマナーがあります。
せっかく年賀状を送ったとしても、配慮が足りず、相手を不快にさせてしまってはもったいないです。
しっかりとマナーを確認しておきましょう。

①元旦または仕事始めに届ける
小売や飲食などの会社からお客様に向けて送る年賀状は、元旦に届くよう準備することが必要です。
送り先が企業である場合、遅くとも先様の仕事始めまでに届くよう準備しましょう。

毎年、元旦配達の目安が日本郵便から発表されていますので、その日までに投函できるように年賀状を準備しておきましょう。
元旦配達の目安日は、12月25日頃とされることが多いようですが、ご自身で確認することをおすすめします。

12月下旬は、総務課のみなさんの年末業務も佳境となる時期です。
年末業務が立て込む前に、年賀状の準備ができたら早めにポスト投函、または郵便局の窓口差し出しをしておきましょう。

②企業名は正確に、宛先や敬称も正しく
宛名を書く際、企業名を省略することはマナー違反です。
株式会社を(株)、有限会社を(有)と書くのも失礼にあたりますので、年賀状の宛名だけでなく、普段から気をつけましょう。
合併や再編などで社名が変更になっている場合もありますので、事前にしっかり確認しておくことも大切です。

担当者の氏名の間違いはたいへん失礼なことです。
漢字にも注意して正確に記載しましょう。

担当者は異動などにより部署や役職が変更になっている場合がありますので、メールの署名や封筒の差出人名などを参考にあらかじめチェックしておきましょう。

会社宛の敬称は「御中」とし、担当者名で送る場合は会社に「御中」はつけず、氏名に様をつけます。
役職を入れる場合は名前の上や前に小さめに入れるのが一般的です。

会社宛敬称の書き方
◎◎株式会社 御中
◎◎株式会社 営業部御中
◎◎株式会社 代表取締役 鈴木太郎様

みなさんの会社で名刺管理システムなどを導入している場合は、最新データが登録されているはずです。
他部署の協力を仰ぎながら、総務課で管理している宛先リストを最新情報に修正しておくと良いでしょう。

③賀詞は四文字のもの、または文章で
年賀状の賀詞にはいろいろな種類がありますが、会社の年賀状では「賀正」「迎春」などの2文字の文字はマナー違反とされています。
2文字の賀詞は省略されているため、略式で書いてはいけない会社の年賀状には不向きなのです。

賀詞は「謹賀新年」「恭賀新春」などの4文字のものか、または「謹んで新春のお慶びを申し上げます」のような文章を選びましょう。

会社の年賀状はプライベート用よりも枚数が多いため、印刷会社やネット注文、または自社のプリンターなどを使って印刷するのが一般的です。

可能であれば、手書きの一言を添えるようにしましょう。
仕事始めにたくさん届く年賀状のなかで、手書きメッセージがあるものは目をひき、印象も良くなります。
特に宛先が先方担当者である場合は、自社の担当者による手書きメッセージを添えることで、その後の関係維持におおいに活きてくることでしょう。

このほか、文章は縦書きにする、句読点を使用しないなど、日本ならではの年賀状のルールもありますが、会社の年賀状にPR要素を持たせる場合は、そこまで厳格にしなくても良いでしょう。

また、宛名についても、縦書きが基本とされるものの、特に企業向けの年賀状については、社名が長く縦書きではおさめきれない、社名が英字のため縦書きでは体裁が整わないなどの理由により、横書きにすることも増えています。

宛名印刷ソフトにあらかじめ入っている宛名レイアウトを活用したり、これまで会社に届いた年賀状の宛名を見直したりして、参考にしましょう。

宛名を正しく、省略はしない、元旦までに届くように準備する、これらは必ず押さえて、自社のイメージを損なうことがないように心がけてください。

4.印象的な年賀状を作るための3つのアイデア

新年を迎えると、みなさんの会社にも多くの年賀状が届くことになります。
これまでもパッと目を引く、印象に残る年賀状をご覧になったことがあるのではないでしょうか。

ここでは、印象的な年賀状を作る3つのアイデアをご紹介します。
総務課のみなさんが年賀状のデザイン選定をされる際の参考になさってください。

①QRコードを入れた年賀状
紙の年賀状は多くの人の目に触れる効果がありますが、紙面サイズに限りがあり、多くの情報を伝えることができないというデメリットもあります。
その点をカバーできるのがQRコード入りの年賀状です。
新商品紹介や新年のメッセージを動画で見てもらうことや、SNSの公式アカウント登録のご案内など、さまざまな情報を紙面サイズを超えてお届けすることが可能となります。
リンク先をご覧いただくことで特典が付くなどの工夫をすれば、自社サイトへのアクセス増にもつながります。
QRコードを年賀状に入れる場合はあらかじめアクセス先を用意しておく必要がありますので、システム課などの協力を仰ぐと良いでしょう。

②圧着はがきの年賀状
はがきの端からめくって広げる圧着タイプのはがきを、各種のダイレクトメールや請求書や明細書などで目にする機会が多くなりました。
圧着はがきは、送料を抑えつつ、通常のはがきの2倍から4倍の情報量を盛り込むことができます。
年賀状には日本郵便製のお年玉付き年賀はがきが多く用いられるなか、圧着はがきの年賀状は、オリジナル感のある年賀状として存在感を発揮することができます。
一部分だけめくれるようにしたり、開いたときにイラストなどをポップアップさせたりと、さまざまな加工ができますので、他にはない印象的な新年ご挨拶の演出ができます。
圧着はがきは、一定以上の数量を超えないと発注できない場合が多いため、一般消費者に年賀状を送る小売業やサービス業などに向いているといえます。
通常の年賀状よりも印刷コストや納期が必要になりますので、費用対効果を考えて検討しましょう。

③金色をデザインに使った年賀状
金色を効果的に使った年賀状は、それだけでお正月らしい華やかさを演出することができます。
年賀状で使用される「金色」は、金の箔押し加工をするか、金のインクで印刷することで再現されます。
金箔を使ったものはキラキラとした発色が魅力ですが、繊細な模様や細かな文字の表現には不向きで、価格も高額になります。
その点、金のインクを使用しての印刷は、繊細なデザインでも再現が可能です。
印刷枚数が少ないと割高なりますので、発注数量との兼ね合いで検討しましょう。
最近では、金色のトナーを使った印刷ができる高性能プリンターも登場し、少ない枚数からでも低価格で華やかな表現ができることで注目されています。

ここまで、印象に残る年賀状のアイデアを3つご紹介しました。

「①QRコードを入れた年賀状」は、印刷会社などのデザイン集などからデザインを選び、余白を利用してQRコードを入れるという方法で注文できるでしょう。
ネット注文ではデザインやレイアウトの変更ができないことが多いため、注文の際は注意してください。

「②圧着はがきの年賀状」については、オリジナルのデザインを作る必要があるため、時間にゆとりをもって早めに印刷業者に相談するのがおすすめです。

「③金色をデザインに使った年賀状」は、金色印刷に対応している印刷会社から提供されるデザイン集などで用意されているものから選べば注文可能ですので、比較的手軽に試すことができるでしょう。

昨年までの年賀状とは少し違う年賀状で、みなさんの会社のイメージアップに貢献できるといいですね。

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5.まとめ

会社の年賀状について、役割とマナー、年賀状作成のアイデアをご紹介しました。
会社から送る年賀状の注意点を確認しながら、時間に余裕をもって丁寧にチェックし、早めの準備で年末業務の分散に努めましょう。

また、総務課ラボでは、年賀状印刷のお手伝いをしております。
・会社から送る年賀状にふさわしいデザインを探している
・自社ならではのオリジナル感を演出した年賀状を作りたい
・注文は手間なく簡単に、校正はしっかりおこないたい
このようにお考えの方は、せひお気軽にご相談ください。

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