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名刺を少量で注文する方法とは?メリット・デメリット含め徹底解説!

名刺を少量で注文する方法とは?メリット・デメリット含め徹底解説!
名刺作成に携わっている総務課の名刺担当者の方々は、当該社員の名刺使用頻度を、発注管理の観点から把握しておく事は、重要な事柄であるかと思います。
もし、追加の名刺をあまり必要としない場合に少量だけ注文出来たら、資源の無駄や、コストの削減に貢献出来る事になります。
今回の記事では、名刺を少量で注文するポイント、メリット・デメリットをご紹介致します。

1.名刺の注文可能枚数の基準は?

名刺の少量印刷をお考えの時、新たに名刺作成会社を探す際に上がる疑問点の一つとして、「注文可能枚数」がありますね。
印刷会社の多くは、1箱・100枚を最小基準として、その倍数での注文を受け付けているというのが一般的です。
ただし10~50枚等、100枚以下での少量注文にも対応してくれる業者・サービスも、近年増えてきています。
いざという時に名刺が無いという事態を防ぐために、名刺を多めに持っておくことは大切ですが、必要な分だけ必要な時に頼むという意識も非常に重要です。
場面に応じて名刺を少量で注文することも検討しましょう。

2.名刺を少量で作成する6つのメリット

ここからは名刺を少量で作成するとどのようなメリットがあるのかについてお伝えします。

①社内の組織体制に臨機応変に対応できる
会社で組織再編成や人事異動は、避けられない重要かつ重大な事柄であります。
しかし、その時期を目前にして手持ちの名刺が無くなりそうだが、まだ商談のアポがいくつか入っている、100枚も要らないけれど、もう少し足しておきたい、という場合は便利ですよね。
また会社や事業所の移転に伴い、住所・電話番号・FAX番号等が変わる予定がある場合や、ホームページの刷新等で、URLや連絡先メールアドレスが変わる事態等を想定するとします。
大量発注で名刺作成コストを抑えたつもりが誤った情報を記載したままの名刺では、お客様に渡す事は出来ず破棄するしかありません。
その分全てコストも資源も無駄になる事に。
近年、「SDGs」への取り組みに力を入れている企業が多い中で、廃棄を避ける事は、資源の無駄使いを防ぎ、地球環境への配慮に貢献するというエコの観点からも、企業にとって重要な課題と責任であると考えます。

②名刺の使用頻度が少ない社員が遠慮せずに注文できる
営業職以外の社員は、普段は殆ど名刺を使用しませんが、会社で公式の名刺は信用に直結しますので、いざという時の備えに手元にあった方が安心です。
でも100枚は多過ぎるので、少量での注文が出来る印刷サービスがあれば便利ですよね。

 ③多種多様なデザインを注文しやすい
クリエイティブなお仕事をされてる場合、まず最初に差し出す名刺でセンスをアピールしたいと考える方は多いかと思います。
少量での注文が可能であれば、デザインを頻繁に変える事も出来ます。
都度、デザイン費用は発生しますが、デザイナー、ディレクター、エンジニア、クリエーターの様な方々は名刺にも拘り、定期的にデザインや用紙の色等を変える事で、御自身のモチベーションアップにも繋がるのではないでしょうか。
相手によって渡す名刺を使い分けたり、シーズンごとに仕様を変えたりと、多様な使い方をして個性を生かせるのは、少量注文可能な名刺ならではの強みの一つと言えます。

④業務提携している外部スタッフ用の名刺が気軽に作成できる
自社の業務の一部を外部の企業などに委託する、アウトソーシングを行っている企業では、外部スタッフに自社の公式の名刺を支給しておく事も必要です。
自社のスタッフとして商談をする際も、名刺交換は必須の作業であり、クライアントに安心感・信頼感を与え、自信を持って商談に対応出来る事に繋がるからです。
企業としての大きな価値を生む名刺を、少量から作成する事が出来れば、コストを抑えつつ、外部スタッフに携帯して貰う分をも気軽に注文出来るのです。

⑤名刺作成が短納期で対応できる
名刺を少量で注文できる印刷会社は、短納期でのサービスを実現している所が多いかと思います。
これはスピード感をもった対応が可能な、オンデマンド印刷機を設備しているからです。オンデマンド印刷は、製版作業が不要で、パソコンからプリンターにデータを送り印刷するので、短納期が可能になるのです。緊急に名刺が必要になった時は、大いに役に立ちます。
ネット印刷の多くはオンデマンド印刷が多いので、ホームページなどで確認してみましょう。
 
⑥名刺の仕上がりがお試しで確認できる
新しいデザインで名刺を作成した際、仕上がりが満足いくものでなかったら、がっかりしますよね。
初めに10~20枚作成して、内容が満足であれば安心して100枚以上の注文をする事が出来ます。
ただし、発注前にサンプル作成が出来るのかどうか、それが有料か無料なのか、確認してみましょう。
ネット印刷の場合は製版の必要が無いオンデマンド印刷で名刺作成している所が多いので、無料でサンプル作成してくれる所もあります。
気になる場合は、まず問い合わせしてみて下さい。

3.名刺を少量で作成する4つのデメリット

名刺を少量で作成することには、メリットもあればデメリットもあります。
この章では名刺を少量で作成することの4つのデメリットについてお伝えします。

①名刺1枚あたりの印刷価格の単価は確実に高くなる
印刷工程において、枚数が少量になると、単価が割高になってしまう事がデメリットの最上位です。
それ故に、名刺使用頻度が多い社員は予めまとめて名刺を大量に発注することで、コスト削減を図っています。
ただし、会社で公式の名刺はビジネスにおいて絶対的に必要な物ですので、名刺の使用頻度が少ない方でも、100枚単位で注文して、ケースに入れ保管しておく事をおすすめします。
一般的な印刷会社と共に、価格が安価なネット印刷で100枚以下でのサービスを行っている所と合わせ、ホームページ等で枚数や価格を確認・比較し、どちらがよりニーズに合うか検討すると良いでしょう。

②送料無料サービスの対象外になってしまう事が多い
100枚単位の纏まった数を注文する場合、一定の基準で送料無料のサービスを受けられる事が多いですが、少量の注文ではそれが出来ません。
送料が別途発生します。結果、1枚単価が割高になってしまう可能性も。
とは言え、中には1箱注文でも送料無料で受け付けている会社もあると思われるので、ホームページや問い合わせなどで確認しておくと良いでしょう。

③多種多様な用紙に対応できない
オンデマンド印刷は製版せず印刷できるため、少量の注文でも安価に抑えられますが、こういったデジタル印刷の場合、機器によっては用紙の種類や厚さが制限される物が多くなるので、特殊な紙や、紙以外の素材で作りたいとお考えの場合は注意する必要があります。

④印刷品質に注意が必要
オフセット印刷に比べて安価なオンデマンド印刷は、気温や湿度が要因となり、印刷品質が落ちる事があります。
広範囲なベタ・アミカケ・グラデーションがあると、ムラが防げない場合があるのです。また、細かい文字は掠れが生じる可能性もあリます。さらに、「DIC」・「TOYO」・「PANTONE」といった、いわゆる「特色」などは、オンデマンド印刷の様な「CMYK」の4色のインキでは、完全再現出来ません。

4.名刺を少量で作成する3つの方法

4.名刺を少量で作成する3つの方法
ここまでに名刺を少量で作成するメリットとデメリットについてお伝えしてきました。
では、実際に名刺を少量で作成するためには、どのような方法があるのでしょうか。
代表的な3つの方法についてお伝えします。

①ネット印刷
ネット印刷は、製版の必要が無いオンデマンド印刷で、価格が安く抑えられている為、少量を注文するのにお勧めなサービスです。
印刷会社の様に、営業担当者と何度も打ち合わせする手間も無く、手元のPCで24時間・365日 発注出来るので、担当者の業務負担の軽減にもなります。

作成方法としては、1つ目はデータ入稿型、これはインターネット上でデザインデータを入稿するタイプです。
こちらは今お使いの名刺デザインを作成する事ができますが、印刷するのに適したデータを専用ソフト(アドビ社のイラストレーター)で作成するため、操作知識のある社員の存在が必要です。

2つ目は、予め用意されたテンプレートに自分で社員情報を入力する方法がございますが、この方法では、会社の公式名刺と同じデザインのものは作成できません。

3つ目はネット印刷業者の名刺発注システムです。
こちらはお客様毎の型を作成し役職、部署等、内容が異なる所を入力枠を設定して、ご自分で登録する方法です。
こちらは今お使いの物と同じ名刺デザインを作成できますが、型を作成する際に設定料や、その後のメンテナンス費用が発生します。

ネット印刷といっても作成内容に違いがありますのでHPや資料請求等で、作成方法を確認しておきましょう。

②コンビニで印刷
大手コンビニ店内に設備しているマルチコピー機を使用し、印刷する事が出来ます。
あくまで「コンビニで名刺を作成」ではなく、「コンビニで名刺を印刷」という形になります。
スマホのアプリを使って名刺のデザインを設定するのですが、無料で使える物もあるので、事前に「名刺 コンビニ印刷」等でアプリ検索してみましょう。
ただし、最終的に名刺サイズに仕上げる為に、定規やカッターマットなどを使い裁断するという作業を自分でしなければならない上、カット面にズレが生じると、見栄えの悪い名刺になってしまいます。
また、消耗品管理の観点から、総務課の名刺発注担当者以外の社員が勝手に名刺を作成・使用する事を許可していない企業は多い様です。
手軽さ故に、急ぎだったのでつい…で作成されてしまわれない様に、運営ルールや管理に気を付けましょう。

③名刺作成の内製化
自社のプリンターを使って名刺を作成します。
幅広いメーカーで、1シートにつき10枚程の名刺を印刷可能な用紙を購入出来る為、多種多様な名刺を、必要最小限で気軽に・そしてスピーディーに作成できます。
  (※用紙の厚みや色の種類もいくつかあり、中にはカッターを使用せず切り離しが出来るものもございます)
ただし、ビジネスで使う名刺は、特に複数名で商談に臨む際など、出来る限りフォントやサイズ等に統一感が無いと、会社公式の名刺としての信用に揺らぎを与えてしまう恐れがあります。
その点は注意が必要でしょう。
プリンターが自社に無い場合は、名刺用紙が印刷できるプリンターの新規導入に加え、名刺作成ソフトを扱える社員も必要となります。
また印刷の仕上がりに満足がいかないままの名刺を商談等で使用し、渡した相手にあまり良くない印象を与えてしまう可能性を考えると、外注で作成した方が、安上がりになる事もあり得るかも知れません。

5.まとめ

今回は、名刺を少量で注文する際のメリット・デメリット、作成方法等に加え、各項目のポイントをご説明させて頂きました。
名刺は会社の顔として必要不可欠、コミュニケーションの切っ掛けとなる重要なツールですが、発注管理にも気を付ける事により、資源の無駄やコストの削減も実現出来ます。
総務課の方は是非今回の記事をご参考までに、名刺を作成して頂けたらと思います。

総務課ラボでも名刺作成のお手伝いをしておりますので、
名刺を少量で作成したい方は、ぜひお気軽にご相談ください。
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