昨今はコロナウイルスの影響で働き方が大きく変わりました。働く場所が会社から家へと変更になったことに伴い、お客様とのコミュニケーション方法も変わったのではないでしょうか?
例えば、以前は訪問営業が大半を占めていたのに、最近はもっぱらオンライン営業をしているという方も多いでしょう。オンライン営業となると対面の際とは異なり、コミュニケーションが取りづらい、なんていうお悩みも生まれてきますよね。
対面の際には名刺交換がコミュニケーションのきっかけになったのに、オンライン営業では名刺交換ができていなくて困っているという方は必見です。

この記事では、オンライン営業でも名刺交換が可能になる「オンライン名刺」についてご紹介いたします。オンライン名刺に対する知識を深めて、今後の営業活動をスムーズに行っていきましょう。
 

1.オンライン名刺を使うメリット

そもそもオンライン名刺とは、その名前の通りオンライン上、つまりインターネットに接続することで交換できる名刺のことです。
相手にQRコードを読み取ってもらうなどして、専用のアプリなどをインストールしていなくても名刺を渡すことができます。
今まで対面でないと渡せなかった名刺が、対面でなくても渡せるようになったのです。
この項目では、このようなオンライン名刺を使うことのメリット4つをご紹介いたします。

・対面でなくても名刺交換ができる
・多くの情報を掲載できる
・作成の手間やコストがかかりにくい
・簡単に管理ができる
 
1つ目は、「対面でなくても名刺交換ができる」点です。
コロナウイルスの影響によって、お客様とコミュニケーションを取る機会は、対面からビデオ会議などに変化しました。
対面であればコミュニケーションのきっかけや礼儀として名刺を交換していましたが、オンラインでの営業となった今、紙の名刺を交換するのは難しいと言えます。
しかし、オンライン名刺を導入すれば、直接会わなくても名刺を交換することができますので、相手の連絡先を把握することもできます。

2つ目は、「多くの情報を掲載できる」点です。
紙の名刺はサイズや掲載できる内容がある程度決まっていますが、オンライン名刺であれば柔軟性が高いです。
挨拶文を記載して印象アップを狙えたり、自社サイトのURLを記載してより多くの人にサイトを見てもらったりすることが可能です。

3つ目は、「作成の手間やコストがかかりにくい」点です。
紙の名刺だけを利用していると、名刺が切れる度に発注する手間が発生します。
もちろん、発注する度にコストも発生します。名刺を切らしていれば、予定していた日に営業ができない、マナーがなっていないと思われるなどのマイナスの影響もありますから、名刺はいつでも持っておきたいですよね。
オンライン名刺であれば、登録した情報があれば簡単に発行できます。名刺管理を担当する総務の方にとっては業務効率化に繋がります。

4つ目は、「簡単に管理ができる」点です。
紙の名刺はかさばったり、コーヒーをこぼして汚したりと管理が面倒な側面があります。紙でもらった名刺を専用の機械でデータ化するケースもあるでしょう。
しかし、オンライン名刺であれば、交換したときからデータ化されていますので、紛失や汚してしまうことがありません。
登録したデータを後で見返すことも簡単です。
このように、オンライン名刺には様々なメリットがあります。

2.オンライン名刺の活用方法

オンライン名刺はオンライン商談の場でよく使われていますが、この項目では主な活用方法3つをご紹介いたします。

・バーチャル背景にQRコードを記載する
・オンライン名刺のURLを送付する
・名刺管理システムの機能を使う
 
1つ目は、「バーチャル背景にQRコードを記載する」方法です。
テレビ会議システムを使ってオンライン営業をする際には、プライバシー保護の観点からバーチャル背景を設定している方も多くいらっしゃるかと思います。
活用方法の1つとして、そのバーチャル背景にオンライン名刺のQRコードを貼り付ける方法があります。
会議が始まった時からQRコードが映し出されていますので、読み込みをお願いすればすぐに名刺交換ができます。

2つ目は、「オンライン名刺のURLを送付する」方法です。
QRコードが読み取れない状況でも、オンライン名刺のURLを使えば名刺交換することができます。例えば、テレビ会議システムではなく、チャットやメールなどテキストベースでコミュニケーションを取っている場合です。
URLであっても、QRコードのときと同様に名刺交換が可能です。

3つ目は、「名刺管理システムの機能を使う」方法です。
名刺管理システムによっては、同じシステムを使っているユーザーを検索する機能や無線を使って名刺データを交換できる機能が搭載されています。
簡単な方法ではありますが、同じシステムを使っていない場合は対応が難しいため、注意が必要です。
 

3.オンライン名刺の作成手順

オンライン名刺は使い勝手がいいですが、その分作成する手間が大変なのではとお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。オンライン名刺を作成するのは、実はそう難しくありません。様々なケースがありますが、代表的な3つの作成方法をご紹介いたします。

・今使っている名刺を業者に依頼してオンライン化してもらう
・今使っている名刺管理アプリからURLなどを発行する
・紙の名刺と同時にオンライン名刺も作成してもらえる業者に切り替える
 
1つ目は、「今使っている名刺を業者に依頼してオンライン化してもらう」方法です。
現在使っている名刺をデザイン変更なしでオンライン化させたい場合におすすめです。
PDFデータやURLの発行など、オンライン名刺に必要なツールを一通り準備してもらえます。

2つ目は、「今使っている名刺管理アプリからURLなどを発行する」方法です。
会社で既に名刺管理システムを導入している場合、そのシステムがオンライン名刺に対応している可能性があります。システムの管理画面内を確認し、オンライン名刺が発行できる仕様になっていないか確認してみましょう。システムから簡単にオンライン名刺のURLを発行できます。

3つ目は、「紙の名刺と同時にオンライン名刺も作成してもらえる業者に切り替える」方法です。
紙の名刺とオンライン名刺をセットで申し込むと安く提供してもらえるケースもあります。オンライン名刺の導入をきっかけに、名刺のコスト削減を検討してもよいでしょう。
 

4.外注先の選び方

オンライン名刺サービスは様々な種類があり、どれが自社に合っているのかが分からないというお悩みもありますよね。この項目では、外注先を選ぶ4つの基準をご紹介します。

・価格
・デザイン
・セキュリティ
・機能
 
1つ目は、「価格」です。
一番気になるのは価格ですが、企業によって料金体系が異なっていますので確認が必要です。
初期費用の有無やランニングコストの価格、社員1人に対する料金なのか1社ごとの料金なのか、他のサービスとセットにすると安くなるなど様々です。
求める機能と価格のバランスはもちろん大切ですが、長い目で考えたときに安くなるサービスを選びましょう。

2つ目は、「デザイン」です。
自社で今まで使っていた名刺をそのまま取り込めるのか、新規で作成する必要があるのか、デザインは選べないのかが異なります。
メーカーによってはテンプレートが用意されており、簡単に作成できます。
3つ目は、「セキュリティ」です。紙で名刺を作るときと同様に、社員の個人情報を扱いますので十分なセキュリティ対策を行っているかを確認しましょう。
また、退職した社員の管理が適切に行える機能が搭載されていないと、悪用されてしまう可能性もあります。

4つ目は、「機能」です。
自社の活用シーンを想定して、十分な機能が備わっているかを確認しましょう。
名刺交換だけに留まらず、社内で名刺情報を共有できる機能が搭載されているメーカーもあります。
また、サービスとしてバーチャル背景を配布しているなど付帯サービスもぜひ確認してみてください。

5.まとめ

いかがでしたでしょうか?今やオンライン名刺はビジネスシーンに欠かせないアイテムになっています。オンライン名刺を使いこなして、スムーズな商談に繋げていきましょう。
 
総務課ラボでも、オンライン名刺をご用意しておりますので
・オンライン名刺を作成したい
・コスト削減を検討している
という方は、ぜひお気軽にご相談くださいね。

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