皆さんの会社では、社員証をどのように作っていますか?社員証は身分が一目で分かるため企業では欠かせないアイテムですが、自社でラミネート加工している、自社でプラスチック製の社員証が作れる機械を導入している、自社でICカード化するのは難しいから外注している、など様々な作成方法がありますよね。

最近は社員証をICカード化し、労働時間を管理するために勤怠管理システムと連携させたり、個人情報漏洩防止の観点から書類保管室の入退室を記録したりと、用途が多様化しています。この記事では、社員証の種類や作成方法などをお伝えします。
社員証作成の外注を検討している方も、ぜひご覧くださいね。
 

1.社員証の種類

社員証は、通常の印刷機でプリントしてラミネート加工したカードから、外注してICチップを埋め込んだカードまで、幅広い種類があります。その種類は大きく分けて3つあります。

・ラミネート・プラスチックカード
・バーコード・QRコード・カメレオンコード付きカード
・ICチップ・磁気機能搭載カード

 
1つ目は、「ラミネート・プラスチックカード」です。
バーコードやICチップが搭載されていない普通のカードです。
機密情報や個人情報の管理をしないなどセキュリティ対策が必要のない場合におすすめです。
早く・低コストで発行できる点がメリットです。見栄えや耐久性を考慮する際には、ただの紙やラミネート加工よりもプラスチックカードを使うとよいでしょう。

2つ目は、「バーコード・QRコード・カメレオンコード付きカード」です。
バーコードは、お店で買い物をするときに使われるような、黒と白の縞模様のコードです。
QRコードは、正方形の複雑なコードです。バーコードよりも数十~数百倍の情報を記録することができます。カメレオンコードは、シアン・マゼンダ・イエロー・ブラックの4色を使ったカラーバーコードです。
高速で高精度な上に複数認識が可能なため、次世代のカラーバーコードと呼ばれています。近くに寄らずに離れた場所からカメレオンコードを撮影するだけで読み取れるので、入退場の記録や在庫管理など幅広い分野での活用が始まっています。
これらは普通のプラスチックカードに印刷するだけで使えるため、比較的安価に作成することが可能です。ICカードよりも動作不良が起きにくいと言われています。

3つ目は、「ICチップ・磁気機能搭載カード」です。
ICカードは高度に暗号化されたICチップがカードに埋め込まれており、高セキュリティです。
銀行のキャッシュカードやプリペイド型電子マネーなどに用いられています。
容量が大きいため、高度なセキュリティ管理も可能です。
磁気カードは、テープ状の磁気記録媒体を貼り付けており、磁気のプラス極とマイナス極を使って情報を記録します。
クレジットカードや病院の診察カードなどに用いられています。容量はICカードと比較すると少ないですが、カードや読取端末の導入などにかかる初期費用は安くできます。

2.社員証作成のポイント

社員証には様々な機能を搭載することが可能ですが、会社の顔としての役割も果たしますので、パッと見たときの印象も重要です。

作成するに当たってのポイントは4つあります。
・企業のロゴを入れる
・顔写真を入れる
・所属や氏名を入れる
・デザインの品質を保つ

 
1つ目は、「企業のロゴを入れる」ことです。
社員証では、どの企業の誰なのかがはっきりと分かることが重要です。

2つ目は、「顔写真を入れる」ことです。
企業名と氏名が記載されていても顔写真がなければ、本人確認を行うことは難しいですよね。
顔写真が載っていれば、社員が自社に出入りする際や取引先企業に訪問した際に、本人確認が簡単に行えます。

3つ目は、「所属や氏名を入れる」ことです。
企業ロゴと同様に、身分が一目見て分かることが重要です。

4つ目は、「デザインの品質を保つ」ことです。
会社の顔になる社員証が垢抜けないデザインでは、好印象を持たれにくいですよね。
また、カードの素材として紙を使っておりラミネートの加工をしただけでは、安っぽい印象を持たれることもあります。
自社で賄うのは難しいという方は、外注もぜひご検討くださいね。
 

3.自社で作成する場合と外注する場合の比較

いざ社員証を作成しようと思った際に、自社で作成するか外注するか、悩まれる方も多いのではないでしょうか。
この項目では、自社で作成する場合と外注する場合で考慮するべき4つの観点をご紹介します。

・価格
・スピード
・セキュリティ
・品質

 
1つ目は、「価格」です。
自社で作成すると専用のプリンターなどを用意する必要がありますが、外注するよりも安く済みます。また、一度に作成する枚数に関わらず同じ単価での作成が可能です。
もちろん追加で作成するときも、簡単に同じ単価で作成できます。
外注する場合は、発注する枚数が多ければ多いほど安く済みますが、発注する枚数が少ない場合は高くつきます。

2つ目は、「スピード」です。
自社で作成した方が、外注するよりも早く完成します。
特に3~4月などの入社時期には、どの企業も社員証を作成するため外注先が混み合うので、完成スピードが通常よりも遅くなる可能性があります。

3つ目は、「セキュリティ」です。
自社で作成した方が、外注するよりも安心して作成できます。
社員証には社員の個人情報を記載するため、自社で作成するならば情報漏洩の心配がありません。
外注する場合には信頼のおける会社を選ぶことが大切になります。

4つ目は、「品質」です。
外注した方が、何かと品質を高めることができます。
例えば、社員証のデザインや機能性です。
企業独自のデザインを施し、格好良く仕上げたい場合には、外注を検討しましょう。
また、勤怠管理システムや書類管理システムと連携させたい場合にはICカードの導入がおすすめですが、自社での対応は難しいため、外注も視野に入ってくるでしょう。

4.外注先の選び方

品質を高めようと考えた場合、やはり外注が視野に入ってきますよね。
この項目では、外注先を選ぶときに気を付けるポイントを5つ紹介します。

・価格
・スピード
・ロット
・セキュリティ
・品質

 
1つ目は、「価格」です。
やはり気になるのは価格ですよね。なるべく安い方が望ましいですが、価格と品質のバランスも確認することが大切です。

2つ目は、「スピード」です。
データを入稿してから納品までの期間を確認しましょう。
繁忙期での納品スピードや大量発行する際のスピードなども一緒に確認しておくと安心です。

3つ目は、「ロット」です。
1回発注するごとに毎回100個の社員証を作成しなくてはならない、となると無駄が発生してしまいますよね。小ロットでの製作が可能なのかを確認しましょう。

4つ目は、「セキュリティ」です。
大事な社員の個人情報を預けるのですから、外注先のセキュリティ対策状況は把握しておきましょう。プライバシーマークを取得しているかもポイントです。

5つ目は、「品質」です。
プラスチックカードに企業名や顔写真を印刷するだけなのか、ICカードや磁気カードの対応も可能なのか、外注先によって対応できる範囲が変わりますので、自社の目的に対応できるのかを確認しましょう。
合わせて、オリジナルデザインの作成有無やカードの耐久性なども確認できるといいでしょう。

5.まとめ

社員証の種類や外注先を選ぶ際のポイントについてお伝えしました。今や社員証は、身分を示すだけでなく、勤怠管理や書類管理などにも使えるツールです。
自社での用途を検討した上で、どのような種類の社員証を作成するのか、自社で作成するのか外注するのかも検討してみましょう。

総務課ラボでも社員証を作成していますので、何かご不明な点がございましたらお気軽にご相談くださいね。
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