個人情報や機密情報が含まれている大事な書類を送付するとき、中身が透けてしまい、セキュリティが気になったことはありませんか?また、重要書類を郵送で受け取ったときに中身が透けていて、嫌な気持ちになったことはありませんか?

セキュリティが万全ではない状態で書類を受け渡しすると、情報漏洩などのトラブルが起こりかねません。
トラブルが起こるだけでなく、プライバシーに配慮がないとして認識されてしまっては、企業としての信用を失ってしまいますよね。
このように、重要書類を送付する側に立っても、受け取る側に立っても、プライバシーへ配慮することが重要だと言えます。
この記事では、透けない封筒の用途と、封筒の透けを防止する方法やそのメリットについてご紹介いたします。

1.中身が透けない封筒の用途

中身が透けない封筒の用途は主に2つあります。
・機密情報が記載された書類を送付する
・個人情報が記載された書類を送付する
 
1つ目は、「機密情報が記載された書類を送付する」用途です。
例えば、見積書や請求書、契約書などです。仕事をする上で、機密情報が記載された書類は必ず扱います。
契約書の中身が透けるような封筒を使った場合、機密情報が漏洩し、取引先の企業様へ迷惑をかける可能性もあります。何気なく使用した封筒でトラブルが起きないように、機密情報が記載された書類を送付する際には、セキュリティに配慮した封筒を使いましょう。

2つ目は、「個人情報が記載された書類を送付する」用途です。
例えば、履歴書や給与明細、健康診断書などです。採用活動を行う上で、応募者の履歴書や職務経歴書を預かる機会があります。
残念ながら不採用となった場合には、それらの書類を返却するという企業様もいらっしゃるのではないでしょうか?このような場合は、不採用通知と一緒に履歴書や職務経歴書を特殊加工された封筒に入れて返却しましょう。
中身が透けない封筒を使って返却すれば、不採用になったとしても、個人情報を大切にする企業というイメージを持ってもらえます。
また、社外だけでなく社内の従業員間であっても、個人情報の取り扱いには注意する必要があります。
給与明細や健康診断書は従業員同士でも知られたくない情報が記載されていますので、書類を送付する際にはプライバシーに十分配慮した封筒を使いましょう。
 

2.封筒の透けを防止する方法

2.封筒の透けを防止する方法
プライバシーに配慮するときは、封筒の中身が透けないように対策する必要がありますが、封筒の透けを防止する方法は4つあります。
・送付書類を折りたたむ
・余分に紙を入れる
・茶色のクラフト紙の封筒を使う
・特殊加工された封筒を使う
 
1つ目は、「送付書類を折りたたむ」方法です。
これは外から中身を見えにくくするための最もスタンダードな方法です。
書類の文字が書かれている面を内側にして、三つ折りで封筒へ入れます。
三つ折りにすることで紙が重なり、厚みが増え、書類の文字も重なるため、封筒の外から文字が見えにくくなります。
逆に、書類1枚だけを折らずに封筒へ入れるのは、最も透けやすい方法と言えます。

2つ目は、「余分に紙を入れる」方法です。
先ほどと同様に紙を重ねることで、厚みが増えて文字が重なる効果があります。送り状やダミーの用紙などを重要書類と封筒の間に入れましょう。
折りたたむことが難しい書類にもおすすめの方法です。

3つ目は、「茶色のクラフト紙の封筒を使う」方法です。
封筒の中に入れる紙を工夫するのではなく、封筒に工夫を施す方法もあります。茶封筒などの色味が濃い封筒を使えば、中身が透けにくくなります。
また、茶封筒であれば市販で安価に購入できるため、低コストで手軽に準備できます。
しかも、茶封筒にはクラフト紙が使われているため強度が高く、丈夫で破れにくいと言われているので、重要書類を入れる用途にピッタリです。
ただし、安価なイメージがあり、送付相手によっては使用を避けた方がいい場合もありますので、注意しましょう。

4つ目は、「特殊加工された封筒を使う」方法です。
例えば、内側に地紋という模様が印刷された封筒や、内側が二重になっている封筒、不透明加工を施した封筒などがあります。
封筒自体が加工されているため、茶封筒のように濃い色ではなく、色の薄い白やパステルカラーなども選べることが多いです。
内側に地紋が印刷された封筒は、請求書を送る際によく使われています。
封筒の内側前面に模様が印刷されているため、中に入っている書類の文字を読みにくくする効果があります。
印刷する模様を自社のロゴにすることで、企業ブランディングを狙うことも可能です。
内側が二重になっている封筒は、二重のものはおめでたいという意味で、改まったお祝い状やお礼状を送る場合などに使われています。内側に用紙が貼られているため、透けにくくなっています。
不透明加工を施した封筒は、外側と内側の見た目は普通の封筒と同じですが、不透明度が高いため中身が透けにくくなります。地紋印刷や二重封筒と比較して、リーズナブルな価格が特徴です。

3.透けない封筒を使うメリット

前の項目では、封筒の中身が透けないようにする方法についてご紹介しました。毎回紙を折りたたんだり、余分な紙を入れたりするのは面倒という方には、透けない封筒を使うのがおすすめです。透けない封筒を使うメリットは4つあります。
・トータルのコストカットが期待できる
・封筒の色として白やパステルカラーなども選べる
・不透明加工された封筒なら価格がリーズナブル
・企業のプライバシーに対する印象を向上させられる
 
1つ目は、「トータルのコストカットが期待できる」という点です。
透けない封筒を使わない場合、毎回送付書類を三つ折りにしたり、書類と封筒の間に入れる紙を用意したりする必要があります。
また、書類を入れた後で、本当に透けていないかを確認する手間もかかります。
透けない封筒を使ったときは普通の封筒を使うより費用がかかりますが、三つ折りにする手間が減ったり、余分に用紙を入れることによって郵送料が高くなったりすることを避けられますので、トータルのコストカットが期待できるかもしれません。

2つ目は、「封筒の色として白やパステルカラーなども選べる」という点です。
加工されていない封筒を使って透け対策を行う場合、書類の入れ方を工夫すると同時に、色の濃い封筒を使う場合があります。
茶色のクラフト紙を使った場合、安っぽい垢抜けない印象を抱かれる可能性もあります。
封筒自体に加工がされていれば、白い封筒はもちろん、パステルカラーなどの淡い色の封筒も使うことができます。
清潔感のある色合いは幅広い用途で使うことができ、企業の印象アップにも繋がるでしょう。

3つ目は、「不透明加工された封筒なら価格がリーズナブル」という点です。
透けない封筒として、「地紋印刷された封筒」や「二重封筒」がありますが、「不透明加工された封筒」なら、2つと比較して価格がリーズナブルです。
内側にうっすらとグレー色の加工が施されており、光にかざしても透けません。

4つ目は、「企業のプライバシーに対する印象を向上させられる」という点です。
情報漏洩に対する意識が高まっている昨今に、プライバシーへの配慮に欠ける対応は企業のイメージを下げかねません。
逆に、社内の給与明細であってもプライバシーに配慮する姿勢は、企業のイメージアップに繋がります。
 

4.まとめ

ここまで、透けない封筒の用途やメリットについてご紹介いたしました。
トラブルを未然に防ぐためにセキュリティには十分配慮しなくてはなりません。
今まで十分な対策を行えていなかったという企業様は、下記よりプライバシー対策済みの封筒をチェックしてみてください!
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