名刺は、取引先と初めてお会いするときに欠かせないアイテムですよね。
名刺交換には、自分のことを分かりやすく伝える目的があります。
名刺交換が成功すれば、商談を始めとしたコミュニケーションが円滑に進められます。
ビジネスシーンで重要な役割を果たす名刺ですが、記載するのはどのような内容が望ましいのでしょうか?できれば、自分自身や自分の会社に対して好印象を持ってもらいたいですよね。
この記事では、これから名刺作成を検討していたり、名刺のリメイクを検討していたりする総務の方に向けて、名刺に記載するべき内容と、レイアウト上で気を付けるべきポイントについてご紹介します。
 

1.名刺に必ず記載したい情報

名刺のデザインは企業ごとによって、自由にデザインすることができますが、それでも最低限押さえておきたい記載内容があります。
必要な情報が記載されていない場合、名刺交換をした相手に不信感を与えたり、相手に手間をかけてしまったりする可能性があるためです。

この章では、名刺に必ず記載したい情報10個をご紹介いたします。
・氏名/ビジネスネーム
・会社名/法人名
・部署/職種
・役職
・住所
・会社代表の電話番号
・FAX番号
・メールアドレス
・携帯電話番号
・会社のホームページURL
 
1個目は、「氏名」もしくは「ビジネスネーム」です。名刺を渡す目的は自分自身のことを伝えて、覚えてもらうことですので、名刺を作成する上で最も重要な情報であると言えます。結婚などに伴って苗字が変わった場合は、ビジネスネームでも問題ありません。
 
2個目は、「会社名」や「法人名」です。雑談の場合は会社名を略して伝えることもありますが、名刺を作成する場合は「株式会社」や「一般社団法人」などを略さずに正式名称を記載しましょう。会社名や法人名を記載することで、相手に安心感を与えることができます。
 
3個目は、「部署」や「職種」です。ある程度の規模の会社になると、部署が複数に分かれていますよね。部署や職種を記載することで、自分の仕事内容やスキルを端的に伝えることができますので、所属グループなど細かく記載しましょう。また、所属部署が分かっていると、取引先の方が自社に電話をかける際にスムーズに取り次いでもらえます。
 
4個目は、「役職」です。役職は、決裁権の有無を示す重要な情報です。商談や契約の際に役職を伝えると、取引先の方が伝えるべき情報が異なりますので、必ず記載したい情報です。
部署名、職種、役職などの肩書については、下記の記事で詳細を解説しておりますので、気になる方はぜひチェックしてくださいね。
名刺に使える肩書一覧!役職とその表記方法とは?
 
5個目は、「住所」です。本社所在地と事業所所在地、店舗所在地などを記載しましょう。住所は主に郵便物を送付していただく際に使用しますので、送付先が分からない、郵便物が届かない、ということのないように、郵便番号や都道府県、建物名まで省略することなく記載すると丁寧です。
 
6個目は、「会社代表の電話番号」です。部署の番号や内線番号などがあれば、併記しておきましょう。ただし、外出頻度の高い営業職などの場合は、連絡のつきやすい携帯電話番号のみ記載する形でも大丈夫です。
 
7個目は、「FAX番号」です。IT化が進んでいる現代ですが、地方の中小企業ではFAXのやり取りも多く見受けられます。紙のやり取りがある企業様の場合は記載しましょう。
 
8個目は、「メールアドレス」です。ビジネスのやり取りで最も多いのはメールですよね。個人個人でメールアドレスを持っている場合が多いですから、名刺を渡した本人が受け取れるメールアドレスを記載しましょう。
 
9個目は、「携帯電話番号」です。社員個人とやり取りすることの多い職種では、会社の代表番号よりも携帯電話番号の記載がおすすめです。先述の通り、外出頻度の高い職種は会社の代表電話番号にかけても本人とコンタクトが取れないため、携帯電話番号を記載しましょう。
 
10個目は、「会社のホームページURL」です。自社の事業内容や製品情報を伝えるためには、ホームページを見てもらうとスムーズです。歴史や実績が記載されている場合には、信頼性を高めることができます。
 
これら10個の項目が記載された名刺ならば、相手に不信感を与えたり、手間をかけたりすることがなくなります。自分自身や自社に対して好印象を持っていただけるように、必ず押さえていきましょう。
 

2.必要に応じて名刺に記載したい情報

名刺をせっかく作成するなら、誰が見ても分かりやすく魅力的なものにしたいですよね。先述の10個の項目に加えて9個の項目を取捨選択の上で記載すると、より分かりやすく、魅力的なデザインの名刺を完成させることができます。
・企業ロゴ
・経営理念/会社のキャッチフレーズ
・定休日/営業時間
・店舗の写真/地図
・サービス紹介
・実績/受賞歴
・顔写真/似顔絵
・自己PR
・WebサイトのQRコード/SNSアカウント
 
1個目は、「企業ロゴ」です。ロゴを記載すれば、パッと見て視覚的に企業が分かります。デザイン関連の企業であればアピールのチャンスでもあります。
 
2個目は、「経営理念/会社のキャッチフレーズ」です。経営理念やキャッチコピーを入れることで、自社のことを端的に伝えることができます。響きが良く、自社のことを的確に示すキャッチコピーを作成すれば、相手に自社を強く印象付けることが可能です。
 
3個目は、「定休日/営業時間」です。名刺を渡した相手から電話がかかってきても、その場で取れなかったらビジネスチャンスを逃すだけでなく、電話をかけ直す必要があるため、相手に手間がかかってしまいます。定休日や営業時間を記載することで、連絡がスムーズになります。
 
4個目は、「店舗の写真/地図」です。実際に店舗や事務所に来てもらう機会が多いのであれば、店舗の写真や地図を記載しておくと親切です。
 
5個目は、「サービス紹介」です。経営理念やキャッチコピーだけでなくサービス紹介も記載すると、より具体的に会社のことを知ってもらうことができます。自分が担当していないサービスも掲載することによって、思わぬビジネスチャンスが発生するかもしれません。
 
6個目は、「実績/受賞歴」です。会社やサービスの信頼性を高めるために、実績や受賞歴を記載しましょう。事前に効果を体験できないような商材は、受賞歴のような客観的な評判が受注の後押しになる可能性があります。
 
7個目は、「顔写真/似顔絵」です。人を印象付けるのは、やはり顔ですよね。顔写真を記載すると自分を覚えてもらいやすくなります。似顔絵であれば親しみやすく温かみのある名刺が作成できます。
 
8個目は、「自己PR」です。業務に関するアピールはもちろん、プライベートな趣味を記載することで、一気に距離を縮めることも可能です。
 
9個目は、「WebサイトのQRコード/SNSアカウント」です。今や企業でSNSアカウントを運用していることも珍しくありません。商品の魅力を視覚的に訴求したい場合には、画像を多く投稿できるようなSNSアカウントを記載するとよいでしょう。
 
これら9個の項目を必要に応じて使い分けることで、一層魅力的な名刺を作成することができます。例えば、企業全体をアピールしたい場合には、サービス紹介や実績を記載し、個人をアピールしたい場合には似顔絵や自己PRを記載するとよいでしょう。
 

3.名刺へ記載するときの注意事項

名刺を魅力的な内容に仕上げても、読みにくかったり、分かりにくかったりするレイアウトでは、価値が半減してしまいます。この章では、名刺を見やすくするための注意事項についてお伝えいたします。
・ふりがなを記載する
・文字サイズを小さくし過ぎない
・全体のバランスを考慮する
 
1つ目は、「ふりがなを記載する」ことです。読み間違われやすい漢字や難しい漢字などにはふりがなを記載しましょう。名刺を渡した相手が困らないようにすると親切です。
 
2つ目は、「文字サイズを小さくし過ぎない」ことです。誰もが読めるように、文字サイズを調整しましょう。文字サイズ以外にも名刺を縦書きにするのか、フォントは何を使うのかによっても、印象が変わりますので調整が必要になります。具体的にどの項目をどれくらいの大きさにするのかは、下記のコラムをご覧ください。
名刺を発注する際に押さえておくべきポイント」の第2章をご覧ください。
 
3つ目は、「全体のバランスを考慮する」ことです。情報を詰め込み過ぎて内容が分かりにくくなってしまっては、仕方がありません。ある程度の余白を確保するために、名刺を見開きにするのか、両面印刷にするのかなども検討していきましょう。
 

4.まとめ

この記事では、名刺に必ず記載するべき内容と、必要に応じて記載する内容についてご紹介いたしました。名刺を交換して、会社やサービス、自分自身を効果的に印象付けたいですよね。記載する内容に困ったときには、今回の記事を見直してみましょう。
 
また、総務課ラボでは名刺を作成しておりますので、名刺の内容だけでなくレイアウトなどにお悩みの方は、下記をクリックしてご参照ください!
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