名刺発注で起きる、よくある総務のお悩み10連発！
目次
総務の重要なお仕事の1つに名刺発注業務がございます。
現状の名刺発注で起こる不満や悩みでお困りの方、それによって他社への切り替えを検討しているが、新たな業者へ発注するのは色々不安だと考えていらっしゃる方は多いかもしれません。
今回は、そんな要因になっている、名刺発注に関するよくあるお悩み10選と各具体例、そして一般的な解決方法を、合わせてご紹介します。
1.名刺発注で起きる、よくある総務のお悩み10選
①人事異動期は名刺の発注業務で忙しく、印刷業者とのやり取りが大変
＜お悩み具体例＞
社員の名刺発注や作成が最も増えるのが、年度替わりの人事異動期です。
部署異動以外でも、役職名、社員によっては資格の取得・更新内容等を変更したい、等、更に手間も掛かる中、ミスの無い様に細心の注意を払って校正作業をしなければなりません。取りまとめのアナウンスでも抜け漏れがないか確認したり、新年度に間に合う様に納期も考慮しながらの印刷業者とのやり取り（原稿をFAXやメールで送り、校正ができるのを待って、校正ができたら確認、そして修正があれば再度校正を確認）をしたり。手間も労力も掛かり毎回大変だと、悩みを抱えている方はいらっしゃるかと
思います。
＜解決方法＞
名刺作成において印刷会社は、営業担当者と顧客がお電話や対面で打ち合わせをし、データ作成や校正の確認をしてから印刷工程に入っていきます。
営業担当者がつく事や、クオリティの高い印刷物が作れるのが大きなメリットです。
ただし制作工程に時間がかかるため、忙しい時期での名刺作成は要注意です。
一方、ネット印刷で名刺を作成する場合、印刷会社とは異なり、データ作成は原則行いません。データ入稿や発注システムを使った社員情報の入力、校正の確認、発注までがPC上で出来るので、それをネット印刷会社が印刷して納品します。これによって打ち合わせから校正のやり取りの工程が省けますので、忙しい時期の名刺作成はネット印刷をおすすめします。
②コスト削減の為 ネット注文にしたいが、今使っている名刺と同じ物を作りたい。
＜お悩み具体例＞
名刺の使用頻度が多く、作成コストを削減できたらと考えている方の中には、従来の印刷業者から、安価になっている、ネット注文に切り替えようと考えている方もいらっしゃるでしょう。しかし、ネット印刷の内容を見てみると、既存テンプレートしか無く、会社のロゴ入りオリジナルデザインでの作成が出来ないというケースがあります。
ビジネスで初めて相手に渡す会社の公式文書である重要な名刺を、今と同じ内容でもっと安く作成できたらというお悩みはよくあります。
＜解決方法＞
印刷会社は、営業担当によるデザインの提案があり、クオリティの高い印刷物を提供して貰えるので、あらゆるデザインの作成が可能なため価格は高くなりがちです。
ネット印刷の魅力的な内容の一つに、印刷価格が安い事が挙げられます。
ただし、安さゆえの条件がございます。
1つ目はデータ入稿型、これはインターネット上でデザインデータを入稿するタイプです。
こちらは同じ名刺を作成する事ができますが、印刷するのに適したイラストレーターで作成するため、操作知識のある社員の存在が必要です。
2つ目は、予め用意されたテンプレートに自分で社員情報を入力する方法がございますが、
この方法では、会社の公式文書である名刺と同じものは作成できません。
3つ目はネット印刷業者の発注システムです。こちらはお客様毎の型を作成し役職、部署等、内容が異なる所を入力枠を設定して、ご自分で登録する方法です。
こちらは今お使いの物と同じ名刺を作成できますが、型を作成する際に設定料や、その後のメンテナンス費用が発生します。
ネット印刷といっても作成内容に違いがありますのでHPや資料請求等で、作成方法を確認しておきましょう。
③内製化の名刺だときれいに仕上がらない
＜お悩み具体例＞
コスト削減を目指し、名刺作成を内製化にしている企業は多いかと思います。
しかし、社内プリンターでは文字のかすれや色等、印刷が不安定で綺麗に仕上がらず、満足がいく名刺ができないということもあるでしょう。
大切なビジネスツールである名刺です、商談で相手にお渡しする際に、ネガティブな印象を与えてしまう様な物を使う事は出来ません。また再度刷り直す事によって印刷経費や作業時間もかかってしまう、これでは名刺のコスト削減にならないと、お悩みの方はいらっしゃるかと思います。
＜解決方法＞
ビジネスツールである名刺の仕上がりは、大切な商談で名刺交換した際に、印象を左右する可能性のある重要な事柄です。内製化で名刺を作成する際のチェックポイントとして、社内にあるプリンターや複合機は、名刺用紙の印刷が出来るのかという点です。
メーカーや機種によっては、名刺用紙での印刷が出来ない物もあります。
また、メーカーの中には、印刷用機器に専用の名刺作成フォーマットを提供している所もあり、それを利用することで、より綺麗な仕上がりの物を作る事が出来ます。
ただし、この様な高性能なプリンター・複合機、ソフト等を導入すれば、それなりのコストが掛かる事になります。想定しているよりもコスト削減にならない可能性もあり、外注の方が安上がりになる事もあり得るかも知れません。
内製化できれいに仕上がらずお悩みの担当者様が、外注先が取っている印刷方法を知ることは大切です。
印刷方法は、オフセット印刷とオンデマンド印刷の2つに大別されますが、オフセット印刷は版を用いて印刷するため、大量に印刷する場合は単価を抑える事が可能です。目安として、1名の名刺を1000枚以上注文する場合です。これ以下だと割高な名刺になります。インクが紙にしっかりと密着するため、印刷の仕上がりが高品質というメリットもありま。またオフセット印刷であれば、DICカラー、PANTONEといった、いわゆる特色を使用できるのも特徴です。
オンデマンド印刷は製版する必要がないため、少部数の印刷でもコストを抑える事が出来ます。しかも、製版の時間もインクを乾燥させる時間も必要無い。つまり、短納期での対応が可能な訳です。細部の再現性においてはオフセット印刷に劣りますが、高精細のオンデマンド印刷機は、家庭用プリンターと比較すると遥かに綺麗で、一般的な商業印刷レベルと同等の仕上がりを実現します。また現在はさらに技術も進み、オフセット印刷と殆ど遜色ない仕上がりでご利用いただけます。名刺作成においては役職、部署のような項目変更が急にある事を想定すると、小ロットで注文できて仕上がりも綺麗な、オンデマンド印刷をおすすめします。また多くの名刺作成実績がある会社であれば、高品質な名刺を作る事が出来ている目安として考えて良いでしょう。
④業者の切り替えを考えているが、サンプル名刺を作成してもらえるのか不安
＜お悩み具体例＞
名刺のコスト削減や業務効率化を考えて、他社への切り替えを考えてはいる方の中には、価格や発注内容はホームページや資料などで確認出来るが、もし発注後、実際に納品された名刺が、文字のかすれや色など印刷内容が本当に満足いく物になるのか不安というである場合もあるでしょう。先にサンプル名刺を作成して貰い、仕上がりを確認出来たら良いのに、とお考えの方は多いかと思います。
＜解決方法＞
オフセット印刷の場合、版を用いて印刷するため、仕上がりサンプルの確認を必要とする場合は、色校正代金が発生します。これによってコストがかかります。
オンデマンド印刷は製版する必要が無く、1枚から印刷する事が出来るため、サンプルを作成して貰える事が多い様です。ネット印刷会社の多くはオンデマンド印刷です。顧客とのやり取りが無い分低価格で作成して貰えます。サンプルの作成が可能かどうか、可能な場合有料か否か、しっかり確認する事が大切です。
⑤本社に納品された名刺を、遠方の事業所などに名刺を送りたいが、手間や別途送料がかかる
＜お悩み具体例＞
名刺発注において、規模感の大きな企業様では全国に事業所があり、本社から一括注文した名刺を仕分けして、各所に送る事による業務負担や、郵送費等のコストが掛かってしまいます。出来るだけ纏めて送れば料金も抑えられますが、臨時で追加を必要となった時等に少量を都度送る事もあるでしょう。大切な商談に差し支えがあっては困る、でもコストは出来る限り抑えたい、両立出来ないかとお悩みの方はいらっしゃるかと思います。
＜解決方法＞
ネット印刷の場合、名刺作成のコストが安い事で送料(メール便 / 宅配便) が別途加算される所が多いです。ただし何箱以上は送料無料、という所もありますが、これでは急に必要になった時待たなければならない事も。大事な商談用として使う方には向いていません。しかしこれ以外に、指定の配送先への送料無料という所もあります。
そのような所であれば、各事業所で発注作業をせず本社で一括発注する場合においても、各事業所等への直送が可能であり、さらに1箱の注文からでも送料無料であるため、会社経費を大いに抑える事が出来ます。名刺担当者様が行う発送業務の負担も削減できるので、の分、名刺発注以外の業務に充てる時間を増やす事も合わせて可能になります。発注する際に、名刺のデザインだけでなく配送などのフォローまでしっかり確認するようにしましょう。
⑥発注した名刺のキャンセルをしたい
＜お悩み具体例＞
発注した直後に内容に間違いがある事に気付いてしまった。その時はしっかり確認していたつもりでも、ケアレスミスはつきものです。間違いを記載したままの名刺を使う事はできませんし、再発注すると無駄な費用が発生し余計な経費が掛かる事になってしまいます。そんな時にすぐにキャンセルが出来たら、安心して業務にスピード感を持って臨めるのにと、お悩みの方はいらっしゃるかと思います。
＜解決方法＞
印刷会社であれば営業担当者がついていますので、間違いが発覚しても、印刷前であれば電話で対応して貰う事が出来ますが、状況によっては電話してみても、既に印刷に入ってしまっていてキャンセル不可、となりうるかも知れません。
ネット印刷の場合は、業者によって対応が異なります。データチェックが完了後の場合はキャンセル料金が発生したり、キャンセルは電話のみの対応で、営業時間外の場合はメールにて可能な限りの対応、など一定の時間で印刷工程に進んでしまう所が大半です。
発注データを送ってしまっても、数時間以内であればキャンセルが出来るのかどうか、HP上か、問い合わせで確認しておきましょう。
⑦営業日以外の注文対応してもらいたい
＜お悩み具体例＞
名刺担当者の中には業種によって土日営業、平日休みという方もいるかと思います。
対面や電話でのやり取りができる印刷会社は便利ですが、発注先の営業日・時間に合わせて校正のやり取りから始まるので、タイミングによっては時間ロスが起こり、結果納期も遅れる事になって困る、というお悩みを抱えている方はいらっしゃるかと思います。
＜解決方法＞
ネット印刷の場合はインターネット上で発注するため、ご注文受付けが、24時間・365日可能な所が多い様です。(※ネット印刷会社の営業日以外＜土・日・祝日・年末年始等＞に注文した場合、翌営業日の受け付け扱い)これによって社員から「資格名変更した名刺が欲しい」「100枚、何日までに用意しておいて」等、急に要求された場合でも、お手元のパソコンで登録から発注まで完結でき、テレワーク中であってもスマートフォンやタブレットで、その場で発注作業が行えます。営業日が合わなくても心配の無い、ネット印刷をおすすめします。
⑧ネット発注はサポートがメールのみで心配
＜お悩み具体例＞
コスト削減を考えネット印刷にしてみたが、操作内容等不明な点を確認する手段としてメールでの受付しかない為、質問を送っても一度のやり取りでは理解出来なかった際、更に複数回送ってやっと解決、これでは業務効率も悪いし十分なサポートが受けられているとは言い難い、ストレスが溜まる、という悩みを抱えている方はいらっしゃるかと思います。
＜解決方法＞
コスト面が魅力的なネット印刷では、サポートがメールのみという所が多いかと思いますが、電話によるサポートも同時に受け付けている会社もありますので、HPで確認しましょう。そのような所であれば操作説明はお電話にて、可能であれば同じパソコン画面を共有しながら、丁寧できめ細やかなサポートが受けられます。
また操作内容に不安を抱えていらっしゃる方は、お試し操作が無料で出来る所も探してみましょう。見た目も分かりやすく、直感的に操作する事ができれば安心ですので、そのようなネット印刷会社をおすすめします。
⑨請求書の到着が遅い
＜お悩み具体例＞
総務が忙しい要因の一つに、発注会社から届く請求書処理がございます。
指定日までに届いたものでないと処理が出来ませんが、請求書が郵送だと到着が遅れることがあり、経理業務が思うようなペースで進まない、と悩みをかかえている方は多いかと思います。
＜解決方法＞
印刷会社の場合、まだまだ紙の請求書に拘っている所は多いかと思います。
ネット印刷でも紙の請求書を郵送しているところはありますが、発注と同様にPC上の操作のみで請求書をダウンロード出来る、電子発行をしている会社がございます。
こちらであれば、締日の翌営業日に請求内容の確認とダウンロードが可能なので、請求書が郵送で到着するのを待つ必要は無くなり、経理業務の効率化も図れるネット印刷会社で探す事をおすすめします。
⑩名刺の納品が遅い
＜お悩み具体例＞
ビジネスシーンで多く利用する名刺が、必要な時に手元に無ければ大切な商談等の妨げになりかねません。社員から名刺修正の依頼を受けても、発注後の名刺納品が遅いため、当該社員から「いつ届くのか」と催促されるも、届くのを待つ事しか出来ない為、ストレスや悩みを抱えている方は多いかと思います。
＜解決方法＞
名刺納品が遅い理由として、印刷物を製作する工程に原因があります。
印刷会社の場合、営業担当者がお客様の窓口となって打ち合わせを行い、制作・校正を経て印刷、納品までを行うので製作工程に時間がかかり、その分納期は遅れる事になります。ネット印刷の場合は、印刷会社のような営業担当者とのやり取りを挟まないため納期とても早いです(データを入稿し、最短だと次の日に届きます。会社によっては最短で5営業日の所もありますのでホームページで確認して下さい)。
ただし、データ入稿の場合は社員がイラストレーターの知識がないと扱う事が出来ませんので気をつけましょう。
よって納期がホームページにしっかり記載してあるネット印刷をおすすめします。
＜お悩み具体例＞
社員の名刺発注や作成が最も増えるのが、年度替わりの人事異動期です。
部署異動以外でも、役職名、社員によっては資格の取得・更新内容等を変更したい、等、更に手間も掛かる中、ミスの無い様に細心の注意を払って校正作業をしなければなりません。取りまとめのアナウンスでも抜け漏れがないか確認したり、新年度に間に合う様に納期も考慮しながらの印刷業者とのやり取り（原稿をFAXやメールで送り、校正ができるのを待って、校正ができたら確認、そして修正があれば再度校正を確認）をしたり。手間も労力も掛かり毎回大変だと、悩みを抱えている方はいらっしゃるかと
思います。
＜解決方法＞
名刺作成において印刷会社は、営業担当者と顧客がお電話や対面で打ち合わせをし、データ作成や校正の確認をしてから印刷工程に入っていきます。
営業担当者がつく事や、クオリティの高い印刷物が作れるのが大きなメリットです。
ただし制作工程に時間がかかるため、忙しい時期での名刺作成は要注意です。
一方、ネット印刷で名刺を作成する場合、印刷会社とは異なり、データ作成は原則行いません。データ入稿や発注システムを使った社員情報の入力、校正の確認、発注までがPC上で出来るので、それをネット印刷会社が印刷して納品します。これによって打ち合わせから校正のやり取りの工程が省けますので、忙しい時期の名刺作成はネット印刷をおすすめします。
②コスト削減の為 ネット注文にしたいが、今使っている名刺と同じ物を作りたい。
＜お悩み具体例＞
名刺の使用頻度が多く、作成コストを削減できたらと考えている方の中には、従来の印刷業者から、安価になっている、ネット注文に切り替えようと考えている方もいらっしゃるでしょう。しかし、ネット印刷の内容を見てみると、既存テンプレートしか無く、会社のロゴ入りオリジナルデザインでの作成が出来ないというケースがあります。
ビジネスで初めて相手に渡す会社の公式文書である重要な名刺を、今と同じ内容でもっと安く作成できたらというお悩みはよくあります。
＜解決方法＞
印刷会社は、営業担当によるデザインの提案があり、クオリティの高い印刷物を提供して貰えるので、あらゆるデザインの作成が可能なため価格は高くなりがちです。
ネット印刷の魅力的な内容の一つに、印刷価格が安い事が挙げられます。
ただし、安さゆえの条件がございます。
1つ目はデータ入稿型、これはインターネット上でデザインデータを入稿するタイプです。
こちらは同じ名刺を作成する事ができますが、印刷するのに適したイラストレーターで作成するため、操作知識のある社員の存在が必要です。
2つ目は、予め用意されたテンプレートに自分で社員情報を入力する方法がございますが、
この方法では、会社の公式文書である名刺と同じものは作成できません。
3つ目はネット印刷業者の発注システムです。こちらはお客様毎の型を作成し役職、部署等、内容が異なる所を入力枠を設定して、ご自分で登録する方法です。
こちらは今お使いの物と同じ名刺を作成できますが、型を作成する際に設定料や、その後のメンテナンス費用が発生します。
ネット印刷といっても作成内容に違いがありますのでHPや資料請求等で、作成方法を確認しておきましょう。
③内製化の名刺だときれいに仕上がらない
＜お悩み具体例＞
コスト削減を目指し、名刺作成を内製化にしている企業は多いかと思います。
しかし、社内プリンターでは文字のかすれや色等、印刷が不安定で綺麗に仕上がらず、満足がいく名刺ができないということもあるでしょう。
大切なビジネスツールである名刺です、商談で相手にお渡しする際に、ネガティブな印象を与えてしまう様な物を使う事は出来ません。また再度刷り直す事によって印刷経費や作業時間もかかってしまう、これでは名刺のコスト削減にならないと、お悩みの方はいらっしゃるかと思います。
＜解決方法＞
ビジネスツールである名刺の仕上がりは、大切な商談で名刺交換した際に、印象を左右する可能性のある重要な事柄です。内製化で名刺を作成する際のチェックポイントとして、社内にあるプリンターや複合機は、名刺用紙の印刷が出来るのかという点です。
メーカーや機種によっては、名刺用紙での印刷が出来ない物もあります。
また、メーカーの中には、印刷用機器に専用の名刺作成フォーマットを提供している所もあり、それを利用することで、より綺麗な仕上がりの物を作る事が出来ます。
ただし、この様な高性能なプリンター・複合機、ソフト等を導入すれば、それなりのコストが掛かる事になります。想定しているよりもコスト削減にならない可能性もあり、外注の方が安上がりになる事もあり得るかも知れません。
内製化できれいに仕上がらずお悩みの担当者様が、外注先が取っている印刷方法を知ることは大切です。
印刷方法は、オフセット印刷とオンデマンド印刷の2つに大別されますが、オフセット印刷は版を用いて印刷するため、大量に印刷する場合は単価を抑える事が可能です。目安として、1名の名刺を1000枚以上注文する場合です。これ以下だと割高な名刺になります。インクが紙にしっかりと密着するため、印刷の仕上がりが高品質というメリットもありま。またオフセット印刷であれば、DICカラー、PANTONEといった、いわゆる特色を使用できるのも特徴です。
オンデマンド印刷は製版する必要がないため、少部数の印刷でもコストを抑える事が出来ます。しかも、製版の時間もインクを乾燥させる時間も必要無い。つまり、短納期での対応が可能な訳です。細部の再現性においてはオフセット印刷に劣りますが、高精細のオンデマンド印刷機は、家庭用プリンターと比較すると遥かに綺麗で、一般的な商業印刷レベルと同等の仕上がりを実現します。また現在はさらに技術も進み、オフセット印刷と殆ど遜色ない仕上がりでご利用いただけます。名刺作成においては役職、部署のような項目変更が急にある事を想定すると、小ロットで注文できて仕上がりも綺麗な、オンデマンド印刷をおすすめします。また多くの名刺作成実績がある会社であれば、高品質な名刺を作る事が出来ている目安として考えて良いでしょう。
④業者の切り替えを考えているが、サンプル名刺を作成してもらえるのか不安
＜お悩み具体例＞
名刺のコスト削減や業務効率化を考えて、他社への切り替えを考えてはいる方の中には、価格や発注内容はホームページや資料などで確認出来るが、もし発注後、実際に納品された名刺が、文字のかすれや色など印刷内容が本当に満足いく物になるのか不安というである場合もあるでしょう。先にサンプル名刺を作成して貰い、仕上がりを確認出来たら良いのに、とお考えの方は多いかと思います。
＜解決方法＞
オフセット印刷の場合、版を用いて印刷するため、仕上がりサンプルの確認を必要とする場合は、色校正代金が発生します。これによってコストがかかります。
オンデマンド印刷は製版する必要が無く、1枚から印刷する事が出来るため、サンプルを作成して貰える事が多い様です。ネット印刷会社の多くはオンデマンド印刷です。顧客とのやり取りが無い分低価格で作成して貰えます。サンプルの作成が可能かどうか、可能な場合有料か否か、しっかり確認する事が大切です。
⑤本社に納品された名刺を、遠方の事業所などに名刺を送りたいが、手間や別途送料がかかる
＜お悩み具体例＞
名刺発注において、規模感の大きな企業様では全国に事業所があり、本社から一括注文した名刺を仕分けして、各所に送る事による業務負担や、郵送費等のコストが掛かってしまいます。出来るだけ纏めて送れば料金も抑えられますが、臨時で追加を必要となった時等に少量を都度送る事もあるでしょう。大切な商談に差し支えがあっては困る、でもコストは出来る限り抑えたい、両立出来ないかとお悩みの方はいらっしゃるかと思います。
＜解決方法＞
ネット印刷の場合、名刺作成のコストが安い事で送料(メール便 / 宅配便) が別途加算される所が多いです。ただし何箱以上は送料無料、という所もありますが、これでは急に必要になった時待たなければならない事も。大事な商談用として使う方には向いていません。しかしこれ以外に、指定の配送先への送料無料という所もあります。
そのような所であれば、各事業所で発注作業をせず本社で一括発注する場合においても、各事業所等への直送が可能であり、さらに1箱の注文からでも送料無料であるため、会社経費を大いに抑える事が出来ます。名刺担当者様が行う発送業務の負担も削減できるので、の分、名刺発注以外の業務に充てる時間を増やす事も合わせて可能になります。発注する際に、名刺のデザインだけでなく配送などのフォローまでしっかり確認するようにしましょう。
⑥発注した名刺のキャンセルをしたい
＜お悩み具体例＞
発注した直後に内容に間違いがある事に気付いてしまった。その時はしっかり確認していたつもりでも、ケアレスミスはつきものです。間違いを記載したままの名刺を使う事はできませんし、再発注すると無駄な費用が発生し余計な経費が掛かる事になってしまいます。そんな時にすぐにキャンセルが出来たら、安心して業務にスピード感を持って臨めるのにと、お悩みの方はいらっしゃるかと思います。
＜解決方法＞
印刷会社であれば営業担当者がついていますので、間違いが発覚しても、印刷前であれば電話で対応して貰う事が出来ますが、状況によっては電話してみても、既に印刷に入ってしまっていてキャンセル不可、となりうるかも知れません。
ネット印刷の場合は、業者によって対応が異なります。データチェックが完了後の場合はキャンセル料金が発生したり、キャンセルは電話のみの対応で、営業時間外の場合はメールにて可能な限りの対応、など一定の時間で印刷工程に進んでしまう所が大半です。
発注データを送ってしまっても、数時間以内であればキャンセルが出来るのかどうか、HP上か、問い合わせで確認しておきましょう。
⑦営業日以外の注文対応してもらいたい
＜お悩み具体例＞
名刺担当者の中には業種によって土日営業、平日休みという方もいるかと思います。
対面や電話でのやり取りができる印刷会社は便利ですが、発注先の営業日・時間に合わせて校正のやり取りから始まるので、タイミングによっては時間ロスが起こり、結果納期も遅れる事になって困る、というお悩みを抱えている方はいらっしゃるかと思います。
＜解決方法＞
ネット印刷の場合はインターネット上で発注するため、ご注文受付けが、24時間・365日可能な所が多い様です。(※ネット印刷会社の営業日以外＜土・日・祝日・年末年始等＞に注文した場合、翌営業日の受け付け扱い)これによって社員から「資格名変更した名刺が欲しい」「100枚、何日までに用意しておいて」等、急に要求された場合でも、お手元のパソコンで登録から発注まで完結でき、テレワーク中であってもスマートフォンやタブレットで、その場で発注作業が行えます。営業日が合わなくても心配の無い、ネット印刷をおすすめします。
⑧ネット発注はサポートがメールのみで心配
＜お悩み具体例＞
コスト削減を考えネット印刷にしてみたが、操作内容等不明な点を確認する手段としてメールでの受付しかない為、質問を送っても一度のやり取りでは理解出来なかった際、更に複数回送ってやっと解決、これでは業務効率も悪いし十分なサポートが受けられているとは言い難い、ストレスが溜まる、という悩みを抱えている方はいらっしゃるかと思います。
＜解決方法＞
コスト面が魅力的なネット印刷では、サポートがメールのみという所が多いかと思いますが、電話によるサポートも同時に受け付けている会社もありますので、HPで確認しましょう。そのような所であれば操作説明はお電話にて、可能であれば同じパソコン画面を共有しながら、丁寧できめ細やかなサポートが受けられます。
また操作内容に不安を抱えていらっしゃる方は、お試し操作が無料で出来る所も探してみましょう。見た目も分かりやすく、直感的に操作する事ができれば安心ですので、そのようなネット印刷会社をおすすめします。
⑨請求書の到着が遅い
＜お悩み具体例＞
総務が忙しい要因の一つに、発注会社から届く請求書処理がございます。
指定日までに届いたものでないと処理が出来ませんが、請求書が郵送だと到着が遅れることがあり、経理業務が思うようなペースで進まない、と悩みをかかえている方は多いかと思います。
＜解決方法＞
印刷会社の場合、まだまだ紙の請求書に拘っている所は多いかと思います。
ネット印刷でも紙の請求書を郵送しているところはありますが、発注と同様にPC上の操作のみで請求書をダウンロード出来る、電子発行をしている会社がございます。
こちらであれば、締日の翌営業日に請求内容の確認とダウンロードが可能なので、請求書が郵送で到着するのを待つ必要は無くなり、経理業務の効率化も図れるネット印刷会社で探す事をおすすめします。
⑩名刺の納品が遅い
＜お悩み具体例＞
ビジネスシーンで多く利用する名刺が、必要な時に手元に無ければ大切な商談等の妨げになりかねません。社員から名刺修正の依頼を受けても、発注後の名刺納品が遅いため、当該社員から「いつ届くのか」と催促されるも、届くのを待つ事しか出来ない為、ストレスや悩みを抱えている方は多いかと思います。
＜解決方法＞
名刺納品が遅い理由として、印刷物を製作する工程に原因があります。
印刷会社の場合、営業担当者がお客様の窓口となって打ち合わせを行い、制作・校正を経て印刷、納品までを行うので製作工程に時間がかかり、その分納期は遅れる事になります。ネット印刷の場合は、印刷会社のような営業担当者とのやり取りを挟まないため納期とても早いです(データを入稿し、最短だと次の日に届きます。会社によっては最短で5営業日の所もありますのでホームページで確認して下さい)。
ただし、データ入稿の場合は社員がイラストレーターの知識がないと扱う事が出来ませんので気をつけましょう。
よって納期がホームページにしっかり記載してあるネット印刷をおすすめします。
2.まとめ
いかがだったでしょうか？
総務は会社や組織を円滑に動かすために、あらゆる業務を担当します。
その中でももはや必須である、名刺発注でよく起きる様々なお悩みをご紹介しました。
今後の名刺印刷のトラブルを未然に防ぐためにも、今回ご紹介した対処法を押さえていただければと思います。
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総務は会社や組織を円滑に動かすために、あらゆる業務を担当します。
その中でももはや必須である、名刺発注でよく起きる様々なお悩みをご紹介しました。
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