【総務が5月にするべき3つの仕事】5月のスケジュールを解説

総務にとって5月は年度初めの業務がひと段落し、今まで取り組む時間のなかった環境整備などに時間を割くことができる時期になります。
時間にある程度ゆとりのある5月ですが、株主総会に向けての準備を先取りして行うなど忙しい時期に困らないように早めの準備を心がけましょう。
まずは5月のスケジュールを理解し、大まかな行事の流れを押さえましょう。

5月のスケジュールは下記のようになっており、4月と比べると行事やタスクが少ないことが分かります。

• 定時株主総会準備
• 夏季賞与に関する情報収集
• 高齢者及び障害者雇用状況報告書の提出
• 法人税・法人住民税・法人事業税・消費税の申告・納付

スケジュールに書いてはいませんが、やるべきこととして大型連休中のトラブルに備えた緊急連絡網の作成が挙げられます。
総務として社員全員の安否確認ができるように事前に準備をしましょう。
高齢者及び障害者雇用状況報告書の提出では雇用の状況に応じた調整金の納付、または給付金の受給がありますので、こちらもハローワークと連携を取りながら進めましょう。

また、1年間の総務のスケジュールもダウンロードしていただけます。
印刷をしてカレンダーとして用いることで、業務の抜け漏れを防ぐことができますので、
是非ご活用ください。

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①警察署・消防署・保健所からの指導を仰ぐ
トラブルがあった際には総務として警察署・消防署・保健所と連携を取りながら対処をしていく必要があります。
警察署・消防署・保健所と良好な関係を保ち、いざというときに対処ができるように事前に出来る準備に協力をしてもらいましょう。
警察署の方には防犯の対策だけでなく、防災訓練の指導を仰ぎましょう。
消防署の方には防災・防火訓練で消火、避難誘導、煙中脱出、救出訓練の方法を教わりましょう。
交通安全委員会の方には交通安全週間に交通安全講習会を開いていただき、事故があった際の対処法や交通法規やマナーについて指導をしてもらいましょう。
このように警察署・消防署・保健所から様々な訓練をしてもらうためにも常に連携を取り、協力をしてもらいやすい関係性を築いていきましょう。

②業界団体との連携
同業各社との意思統一を図っている業界団体と連携をすることで、自社だけではできないことを業界全体で取り組むことができます。
法人会、商工会議所など地域には各種業界団体が存在します。
このような団体に加入することにより地域全体の環境保全や発展に貢献することができます。
昨今では持続可能な開発目標に注目が集まっていますので、自社が地域全体のために貢献できることが何かを考えてみましょう。

③子会社や関連会社との情報交換
関係会社と情報交換を行うことは親会社の経営方針を関係会社にしっかり伝え、情報不足による不安を取り除き、集中して業務に取り組んでもらえる効果があります。
関係会社の連帯感を強めるだけではなく、役員人事と権限、関係会社の経理の規定などルールについての確認をすることで社内体制の整備に努めましょう。

いかがでしたでしょうか？
GWという大きな連休のある5月ですが、理想的には自社だけでなく、他社のGWの日程を把握し、急な業務が発生した際には対応できる体制を築くことが望ましいです。
また、5月が終わると夏になりますのでクールビズやクーラーなどの準備を進めていくことで暑い時期にも対応できるようにしましょう。

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