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  • 【総務が4月に注意するべき3つのポイント】スケジュールを解説

1. はじめに

総務にとって4月は様々な業務が増える月になっています。
新卒の社員が入社をする上に、人事異動の時期も重なっているため、事務作業が増えるのです。
急な作業量の増加に対応できないことがないように総務の仕事の中で押さえておくべきポイントを理解しましょう。
まずは4月のスケジュールを理解し、大まかな行事の流れを押さえましょう。

2. 4月のスケジュール

4月のスケジュールは下記のようになっており、新入社員の教育が中心になっていることが分かります。
新入社員の研修やOJTなど、新入社員をサポートする業務では入社したばかりの人材を不安にしないためにも細やかな気遣いを欠かさないように気をつけましょう。

・新年度の事業計画と予算の発表
・定時株主総会準備(株主名簿確定と決算取締役会開催)
・入社式、歓迎会、入社手続き、新入社員教育
・ゴールデンウィーク休暇の準備
・人事異動発令
・年次有給休暇の更新
・労働者死傷病報告の提出(休業4日未満の労働災害等、1~3月分)
・雇用保険料免除対象者のチェック
・固定資産税(都市計画税)第1期分の納付

また、1年間の総務のスケジュールもダウンロードしていただけます。
印刷をしてカレンダーとして用いることで、業務の抜け漏れを防ぐことができますので、
是非ご活用ください。

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3. 総務が4月に注意するべき3つのポイント

4月のスケジュールが明確になったところで、注意すべきポイントについても解説いたします。

①決算を踏まえた事業内容の理解
会社の決算は3月・9月・12月に行われることが多く、3月決算の場合は、その結果を受けて経営者は4月に新たな事業計画を作成することになります。
総務は事業内容を踏まえて書類を作成するだけではなく、経営者の意向を反映して社内に広める役割を担います。
昨年度の事業計画が上手くいったのか、今年度の方針について経営者はどのようなことを考えているのかを理解することは、社内に事業計画を広報する総務に必要です。

②備品の準備
新入社員や新たな人員の配置により社内の備品の過不足が生じやすいのが4月の特徴でもあります。
準備をしていたつもりでも実際に仕事が始まってから備品の過不足に気が付くこともあるので、人数が安定するまでは備品の量が適切かどうかに気を配りましょう。

③新入社員の対応
企業によって総務の仕事の範囲は変わりますが、総務が人事を兼務している企業では新入社員が希望をしている働き方を実現できているかどうかに気を配らなくてはなりません。
新入社員の中には実際に働き始めてみて、社内の体制や業務内容が想像していたものと違うと感じている社員もいるはずです。
そのような社員の不満に感じている部分や悩みをヒアリングし、どのような対応をするのかを考えなくてはなりません。
新入社員がスムーズに会社に適応できるように研修や合宿などの手配も他部署と連携をしながら行いましょう。

4. まとめ

4月を新年度とする会社にとっては、年度初めに経営方針を実現するために必要な体制を構築するだけでなく、社内に経営方針を広報する時期になります。
新メンバーへのバックアップを充実させることが戦略を遂行するために必要なことだと考え、新入社員へのフォローには特に力を入れましょう。

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