総務の在庫管理のポイントとは？ 具体的な方法を解説！

総務の業務の一つに社内の備品・消耗品の在庫管理があります。
備品・消耗品は付箋、コピー用紙、ボールペン、封筒といった事務用品だけでなく、電球、紙コップ、ティッシュペーパーなど様々です。
企業によってはこれらの物品の管理が不十分で、気づいたら在庫が切れていた、あるいは余計に備品を購入してしまったということもあるでしょう。
在庫管理を徹底することで適切な量の在庫を持ち、物品の購入のタイミングが明確になるでしょう。
そこで今回は、総務が物品の管理を行う目的と管理のポイント４つをご紹介いたします。

総務のその他の業務についてはこちらを参考になさってください。
総務の仕事って難しい？仕事でつまずく4つのポイントと対応策！
 

①物品の数や保管場所の把握
徹底した在庫管理を行うことで、消耗品の在庫切れを防ぐことができます。
いい加減な管理で在庫数を把握できていないと、必要な時に在庫切れが起き、業務に支障をきたす恐れがあります。
また、備品の保管場所を決めておくことで、備品を探す手間が省け、生産効率を上げることができます。

②備品の状態の把握
徹底した在庫管理を行うことで、備品の状態を把握することができます。
備品が現在使える状態なのか、いつまでなら使用できそうかといった状態の把握をすることで、今後いつ再購入をするか決める際の判断材料になるでしょう。
また、どのくらい耐用年数があるかを把握することも在庫管理の目的といえます。

③消耗品の無駄遣いの削減
在庫管理の徹底は、消耗品の無駄遣いを減らし、経費の削減に繋がります。
使用頻度が高い消耗品は在庫が減るペースが早いため、こまめに補充する必要があるでしょう。一方で、使用頻度が低い消耗品は在庫が減るペースが遅いため、状況に応じて補充する必要があります。

現在の在庫の状況を正確に把握するには、徹底した管理の下で定期的にチェックをすることが重要です。
管理を徹底することで、不要な購入品の購入を防ぎ、在庫の抱え込みを減らことができるため、経費の削減に繋げることができます。

①管理担当者の決定
各備品、消耗品ごとに管理担当者を決めて正しく管理することで、在庫の管理が容易になり、購入の重複や購入の漏れを防ぐだけでなく、業務の効率化を図ることができます。
そのため、総務全体で物品を管理するのではなく、各備品、消耗品ごとに担当者を振り分け、誰が、いつ、何を、いくつ購入するのかを明確にするのが良いでしょう。

②現在の在庫量と適切な仕入量の把握
現在の物品の在庫量を把握し、その後の消耗のスピードを把握することで、適切な仕入れのタイミングや仕入れ量が明確になります。
消耗品によっては一年のある時期に使用量が増えるということもあるでしょう。中には現在は使われていない備品があるかもしれません。
それらの情報を各備品、消耗品ごとに整理し、現在の在庫量と適切な仕入量をまとめたリストを作成することで、在庫の置き場を圧迫することや在庫切れを防ぐことができるでしょう。
またリストを作成することで、管理担当者が不在の時にも他の従業員が対応できるようになり、属人化を解消することができます。

③物品の保管場所の固定
物品の保管場所がバラバラでは物品の管理が煩雑になってしまいます。
物品の保管場所を固定することで、在庫の場所を探す手間が省け、在庫の管理が容易になります。
在庫の場所は、備品・消耗品の種類（事務用品、工具、生活用品など）ごとに分け整理することで、従業員は在庫の場所に迷うことがなくなり、業務効率化を図ることができるでしょう。

④社内ルールの作成及びルールの浸透
物品の使用方法のルールを作成し、浸透させることで、備品の紛失や消耗品の在庫切れを防ぐことができます。
具体的には、備品を借りる際には、用紙に氏名、利用時間を書くようにする、上長から承認印をもらう、消耗品が切れたら管理担当者に連絡するなどのルールを定めるといいでしょう。
これらのルールにより、持ち出した人や在庫の状態が明確になります。
また、ルールを決めるだけでなく、そのルールを社内に浸透させることが重要です。
浸透の方法として、社内会議での周知、マニュアル作成などが考えられます。

いかがでしたでしょうか？
総務の物品管理をしっかり行うことで、在庫切れや余分な物品の購入を防ぐことができます。
今回ご紹介した物品管理のポイントを実践して、社内の業務効率化や経費の削減を図るようにしましょう。

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