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  • 総務として必要な知識とスキルとは?取得すべき資格も解説

1.はじめに

総務として会社を支えたいがどのようなスキルや知識が必要になるのかがわからない。
そのようなお悩みを持つ総務の方も多いかと思います。
この記事では総務として活躍するために必要なスキルや知識が何かを確認し、そのスキルや知識を身に着けるためには何をすればいいのかを解説します。
必要な知識を身に着け、他の社員から頼りにされる総務を目指しましょう!

2.総務に必要な知識・スキル3選

①コミュニケーション能力
総務に必要なスキルとして一つ目に挙げられるのはコミュニケーション能力です。
総務の仕事の中に外部からの問い合わせ対応があります。
代表取締役や様々な部署への問い合わせが最初は総務を経由するため、問い合わせの内容を正確に理解し、担当者にも問い合わせの内容を正確に伝えるコミュニケーション能力が求められます。
外部からの問い合わせの対応以外には社内の雑務を任される際に、社内の人とのコミュニケーションが発生します。
具体的に社内の人から頼まれる雑務の内容としてはパソコンなどの設備の不具合への対応や書類の作成などが挙げられます。
基本的にこのような作業は頼まれたものを正確に行うことが求められるため、仕事を依頼した方との議論などはあまり発生しません。
そのため、仕事を頼まれた際に快く引き受けるなど、他の社員との信頼関係の構築をすることが求められます。

②パソコンのスキル
総務として身につけなくてはならない2つ目のスキルはパソコンのスキル・知識です。
総務の仕事の中には書類を作成する業務がありますが、パソコンの基礎的な知識やWordやExcelを扱うスキルが必要になります。
パソコンの操作に慣れておくだけではなく、Excelの基本的な関数も扱えるようにしておくと頼まれた仕事をスムーズにこなすことができます。
会社にもよりますが、総務は雑務だけではなく、人事や経理の仕事を任されることもあります。
会社によって扱う経理ソフトや勤怠管理のソフトが違うため、何かを勉強しておけば大丈夫ということはありませんが、自学自習でスキルを向上させる習慣を作ることは必要です。

③スケジュール管理の能力
総務として身につけなくてはならない3つ目のスキルはスケジュール管理の能力です。
総務の仕事の特性上、様々な部署から雑務を頼まれるため、細かい仕事が多くなります。
細かいタスクが増え、忙しくなった際に抜け漏れが出ないようにスケジュール管理をする能力が求められます。
また、自身に割り振られたタスクを消化することも大切なのですが、他の社員のタスクの状況も随時確認する必要があります。
例えば、お歳暮の送付先のリストを作成する際には期限までにお歳暮の送付先を社員に提出してもらう必要があります。
そのため、タイミングを見て声掛けをしなければ、書類の提出や申請が送れてしまいます。
スケジュール管理の能力は仕事に慣れていく中で身に着けていくしかありませんが、期限に間に合うように工夫をしましょう。

また、総務の年間スケジュールについて他のコラムで解説しています。
総務の年間スケジュールを確認し、タスクの抜け漏れをなくしましょう!

総務の年間スケジュールがまるわかり!月ごとの業務を解説

3.総務に必要なスキル・知識が身に付く資格3選

①MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)
現時点でパソコンのスキルに自信がない方にお勧めしたいのがMOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)の取得です。
WordやExcelの基礎的な操作方法が学べるのでパソコンをほとんど触ったことのない初心者にもおすすめです。
MOSではWord、Excel、Powerpoint、Access、Outlookの5つの科目を取り扱っており、スキルを身に着けたいツール選び、受験することができます。
書類の作成に役立つ資格ですので、パソコンの知識やスキルが足りないと感じている方は取得を検討しましょう。

②秘書検定
他社に文章を送る際に正しい日本語を使えていない場合、それだけで信頼を失い、コミュニケーションが円滑にとれないなどの問題が生じます。
文章の作成や来客対応など、総務は特に正しい言葉遣いを身に着けることが必要な仕事です。
ビジネスの現場にふさわしい言葉遣いができるようになるためには秘書検定の中でも準1級の資格を取ることが必要です。
秘書検定の資格の取得を通してビジネスの常識としての敬語の使い方と立ち振る舞いを身につけましょう。

③情報セキュリティマネジメント試験
少し難易度が上がりますが、総務として企業の情報セキュリティを確保することも必要です。
パソコンについての応用の知識を身につける意味でも情報セキュリティマネジメント試験
の受験をお勧めします。
情報セキュリティマネジメント試験の資格を取得することはサイバー攻撃から企業の情報を守る上で役に立ちます。
基礎的なパソコンの知識やスキルが身についた後に、セキュリティ対策の知識を身に着けると良いでしょう。

総務の仕事で役立つ資格については下記のコラムでも詳しく説明しているので是非ご覧ください。

総務の仕事で役立つ資格とは?おすすめの資格18連発!

4.まとめ

いかがでしたでしょうか?
コミュニケーション能力、パソコンスキル、スケジュール管理の能力など社会人として身に着けておくべき当たり前のスキルや知識が総務でも求められています。
資格の勉強や業務内容を身に着けるための工夫をすることで様々な部署からの要求に応えることができるように準備をしましょう。

この他にも、総務課ラボでは総務として働く方のためのお役立ち情報を日々配信しております。
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