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  • 総務が辛い理由とは?辛い仕事を乗り切る3つの方法を解説!

1.はじめに

「総務の仕事が正直辛い」、「総務の仕事を上手く乗り切る方法はないだろうか?」
そのように考えている総務の方も多いのではないでしょうか?
総務として働くということは、様々な部署の従業員と関わり合いながら、会社を裏方から支えるということです。
会社全体をサポートできる総務はやりがいのある仕事ですが、総務ならではの悩みもあります。
このコラムでは総務の仕事は何が大変なのかを明確にしながら、大変な業務を乗り切るコツを紹介していきます。
それではまず総務の業務の大変なポイントをチェックしていきましょう!

2. 総務の仕事が辛い4つの理由

①社員からのクレームに対応しなくてはならない

総務の仕事が大変な理由の一つに、社員からのクレーム対応をしなくてはいけないことが挙げられます。
様々な部署の仕事を引き受けている総務は、効率よく仕事をこなしているつもりでも、些細なことで社員からのクレームを受けてしまうことがあります。
それぞれの部署からは総務の仕事内容は把握できないため、依頼された業務を公平にこなしていたとしても、依頼した側からはもっとスピード感を持って対応してほしいと言われてしまうことがあるからです。
さらに、総務は他の従業員のサポートが業務内容のため、社内での立場が弱くなりやすいです。
自身の業務管理が第一の従業員が多く、総務の業務の管理まで気を回してもらうことは難しいでしょう。
一生懸命に依頼された仕事をこなしていても、報われないのが総務の仕事が辛い理由の一つです。

②絶対にミスができない業務にプレッシャーを感じる

総務が人事の仕事も担当している場合、給与の計算や勤怠管理などの業務も総務の仕事に入ります。
給与計算や、勤怠管理は一つのミスも許されないかなりシビアな仕事です。
「間違えると重大な問題になる」、「完璧にやってあたりまえ」の仕事に息が詰まるような思いをしている総務の方も多いのではないでしょうか?
このような業務を毎日、毎月やっていると、ストレスが蓄積し、つらい仕事だと感じるのも無理はありません。

③仕事の成果が見えにくく、評価されにくい

総務の仕事内容は雑務が中心のため、客観的な数値で仕事の成果を把握しにくいと言えます。
営業職であれば案件を獲得した数、研究部門の社員であれば研究の成果など、評価の指標が明確で、他の部署からも仕事の成果を理解してもらうことができます。
しかし、総務の仕事内容は営業職や研究職の下支えに終始し、いくらサポートをしても直接業務を行っているわけではないので評価を受けにくいです。
そのため、評価を受けにくい総務はモチベーションを保つのが難しいでしょう。

④細かい仕事が多い

細かい仕事が多いことも総務の仕事を大変だと感じさせる要因の一つです。
雑務の処理が仕事内容の中心である総務のタスクは、細かいものが多いため、チェックするべき項目が多くなります。
他部署から業務に関する様々な申請書や依頼書が送りつけられるため、内容を把握しながら管理をする総務は忙しくなります。
これらの書類の記録を残すためにコピーを取り、ファイルに入れるなど、次に必要になった際にすぐに取り出せるように整理をするなど、細かい仕事が多いのが辛いと感じる原因になります。

3. 総務の仕事を乗り切る方法3選

今まで見てきたように、総務の仕事が大変な理由はたくさんあります。
しかし、仕事の習慣や心構えを変えるだけでも仕事に取り組みやすくもなります。
この章では総務の仕事をどのように乗り切れば良いのかを紹介します。

①会社の成長のために仕事をすると割り切る

総務の仕事を乗り切るためには、総務の仕事が会社の成長のためにあり、従業員のサポートをすることだと割り切ることが重要です。
自分の仕事の成果が他の部署の従業員から評価されていないと感じたら、総務の仕事の成果が会社全体の業績に直結していると考えるようにしましょう。
総務の支えがあってこそ、他の部署の仕事がスムーズに回るのだという考えを持ち、「会社全体の業務をより円滑にするためにはどのようなことに取り組めばいいのか」という視点で業務に取り組みましょう。
また総務があくまでもサポート業務だと割り切ることで、他部署からの多少のクレームは仕方ないと考えるようにしましょう。
営業職であっても、お客さんから様々なクレームを受けているはずです。
クレームの対応をしているのは総務だけではないと考え、広い心でサポートをしているば、評価をしてくれる従業員も増えるはずです。

②資料にミスがないか確認をする習慣をつける

作成するした資料を何度も確認する習慣をつけることで、業務のミスを減らすことができます。
資料を作成した直後に確認をすることや、他の人にも資料を確認してもらうことで一層ミスを減らすことが可能です。
資料のミスは大きな問題に発展する可能性があるので入念に行いましょう。

③書類の電子化をする

最後に紹介するのは書類の電子化による業務の効率化です。
労務管理や経費の電子化を進めることにより、他部署への資料の共有がスムーズになります。
書類の電子化のメリットは業務の効率化だけではなく、企業全体の総務の業務の理解を促進する効果もあります。
電子化された資料が他部署の従業員からも閲覧可能だと、総務の仕事内容や業務量を把握しやすくなります。
総務の仕事内容を他部署に把握してもらうことは、総務の評価の指標を作りやすくなるだけでなく、総務が欠勤した場合に他の従業員に仕事を変わってもらうことも可能になります。

総務のIT化については下記の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

総務のIT化とは?IT化による課題解決方法3選!

4.まとめ

いかがだったでしょうか?
総務は裏方の仕事が多く、他の従業員からの理解が得にくいかもしれませんが、会社全体のための業務だと割り切ることができれば、総務にしかできない貢献の仕方はたくさんあります。
資料を完璧に仕上げる、業務のIT化を行うなど、業務の円滑化に向けて努力をすれば、評価をされやすくなるでしょう。

この他にも、総務課ラボでは総務として働く方のためのお役立ち情報を日々配信しております。
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