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  • 総務の目標設定のポイントとは?メリットや具体的な目標設定方法について解説!

1. はじめに

総務の業務内容は、総合受付、問い合わせ窓口、消耗品の管理から、株主総会に関する業務など様々です。
これらの総務の業務は直接的な企業の利益に繋がらないため、営業部が売上目標を設定するように、数値などの明確な目標設定をすることは困難です。
そのため、総務の目標設定に悩まれている総務部長の方もいらっしゃるかもしれません。
そこで今回は、総務が目標設定をするメリット、目標設定する上でのポイント、具体的な目標設定について詳しく解説いたします。

2. 総務が目標設定をする3つのメリット

総務が目標設定をすることで様々なメリットを享受することができます。
この章では、代表的なメリット3つについて、解説いたします。

①社員のモチベーションの向上
通常業務が繰り返しの作業の場合、社員の士気が下がってしまうことがあります。
適切な目標設定を行うことで、社員が通常業務に高い意欲を持って取り組めるようになったり、その他の業務を積極的に行うようになるでしょう。

②社員同士のコミュニケーションの活性化
総務は、バックオフィス業務と呼ばれ、見込み客やクライアントに営業を行う営業担当者などと連携して彼らのサポートを行います。
そのため、総務が円滑に業務をしていく上で、他の部署や人とのコミュニケーションは不可欠です。
目標の一つとして、他部署とのコミュニケーションを盛り込むなど、適切な目標設定をすることで、社員同士のコミュニケーションを増加させることができます。

③社員の公平な評価
目標設定は当然その企業の評価制度にも反映されるケースが大半です。
明確な目標設定をすることで、その企業の評価制度も明確となり、社員の公正な評価に繋がります。
公正な評価が行われることで、社員のモチベーションが向上し、定着率を上げることに繋がるでしょう。

3. 総務が目標設定する上でのポイント

総務が目標を設定する際には、以下の2点のポイントを考慮して作成する必要があります。

①企業全体のビジョンや目標から個人目標を設定する
総務の方一人一人が個人目標を設定する際、各々が自由に目標を設定しても、企業の成長に繋がらない場合があります。
各々が個人目標を達成したら、企業が大きく成長していることが理想です。
そのため、まず企業のビジョンや企業の中長期的な目標を把握し、それらと自身の企業内での役割を考えたうえで、個人目標を設定する必要があります。
個人目標を設定する際は、上司がフィードバックを行うなどして、企業の目標に沿った個人目標を設定するよう指導するのが良いでしょう。

②定量目標が困難なら定性目標を設定する
定量目標とは、数値で表す目標を指します。例えば、「昨年より経費を20%削減する」、「工数を昨年より10%削減する」など、数値を用いて目標を設定します。数値を用いることで、目標が明確となり、また客観的にその目標が達成できているかどうか判断することができます。

一方、定性目標は、数値を用いず、目指すべき状態などを表した目標を指します。
例えば、「顧客満足度の向上」、「新しいシステムの円滑な運用」など、行動そのものを目標に設定します。

一般的に、定性目標より定量目標の方が、明確で客観的な目標設定ができるため、使用されるケースが多いかもしれません。
しかし、総務の業務のいくつかは定量目標の設定が困難なため、定性目標を設定する必要があります。
例えば、「新しいシステムの円滑な運用」は過去に基準となる数値がないため、定量目標として設定するのは困難といえるでしょう。
この場合、「新しいシステムの円滑な運用」は定性目標として設定し、新システムをどのように運営してきたかを評価するのが良いでしょう。
このように、定量目標だけを設定するのではなく、設定が困難な行動目標は定性目標で設定するなど、定量目標と定性目標を上手く使い分けることが重要です。

4. 総務の具体的な目標設定

これまで、総務が目標設定をするメリットやそのポイントについて解説いたしました。
では、具体的にどのような目標設定があるのか、こちらの章で詳しく解説いたします。

① 経費の削減
総務の業務の一つに、社内で使用される消耗品の管理やオフィスの管理があります。
これらのコストを抑えることを目標設定にすることで、総務は経費の削減に取り組むことができるでしょう。

・消耗品の管理
総務は、コピー用紙、ボールペン、付箋など様々な消耗品の在庫・発注の管理を行っています。
これらの消耗品の予算をどれだけ削減できるかを数値目標として設定するのが良いでしょう。
具体的な達成方法として、在庫数を把握し過剰な購入を控えたり、一括購入による割引や送料削減を図ったり、あるいは在庫管理ができるシステムを導入したりなど、様々考えられます。

・オフィスの管理
オフィスの光熱費や賃貸料の管理も総務が管轄となっている場合があります。
こちらも具体的な数値目標を設定して、コストの削減を目標にするのが良いでしょう。
具体的な達成方法として、どの部門の光熱費が高いかといった調査を行い、対応策を検討する、賃貸料が比較的安いオフィスに移転するなどが考えられます。

② 業務の時間や工数の削減
現在の業務に、どれだけの時間や工数がかかっており、今後どれだけ削減できるか目標を設定することは非常に重要です。
現状を把握することで、業務の無駄が可視化され、改善すべき部分が明確になるでしょう。
具体的な達成方法として、無駄の多い業務の社内ルールやマニュアルの見直しなどが考えられます。

5.まとめ

いかがだったでしょうか。
今回は総務の目標設定についてご紹介いたしました。
適切な目標設定をすることは、社員の士気の向上に繋がり、企業の成長に大きく貢献するでしょう。
適切な目標設定をするためには、企業全体のビジョンや目標から個人目標を設定し、定量目標と定性目標を上手く使い分けるようにすることが重要です。
総務の目標設定にお困りの総務部長の方などは、ぜひ参考にしていただければと思います。

このほかにも、総務課ラボでは総務として働く方のためのお役立ち情報を日々配信しております。
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