1.はじめに

総務は仕事の幅が広く、様々な仕事を請け負わなくてはならない職種です。
様々な仕事をこなさなくてはいけない分、常に効率的な方法で仕事をするのは難しいと言えます。
総務の人員を増加することで対処をすることが可能かもしれませんが、その前に一人当たりの生産性を向上させるためにIT化を推進することを検討してみるべきかもしれません。
この記事では総務の業務上の課題点を整理し、その課題に対してITを推進することによりどのように改善ができるのかを解説しています。
それでは、まずは総務の課題点について見ていきましょう!

2.総務の課題点

総務独自の課題として下記の3つが挙げられます。

・目標の設定・評価が難しい
・業務の属人化が起きやすい
・スケジュールの管理が難しい


・目標の設定・評価が難しい
まず一つ目の課題として目標の設定、総務として働いている人材の評価が難しいということ挙げられます。
総務は様々な部署から仕事をもらうため、社員の中で総務がどのような仕事をしているのか把握するのは難しいです。
そのためどれだけ働いているのか管理をするのが難しいと言えます。
また直接利益につながる仕事をすることが少ないため、数字で業務を評価することができません。
営業などの職種であれば、案件をどれだけ取り、利益にどれだけつながったのかなど、数字で業務を評価できますが、総務の仕事を評価する客観的な指標を作るのは難しいです。

・業務の属人化が起きやすい
様々な部署の仕事を引き受ける総務の業務は会社全体で共有されることが少ないです。
業務内容が会社全体で共有されていないと、業務の属人化が起き、効率的なオペレーションの方法が確立されにくくなります。
総務が欠勤した際に業務を理解している人がいなくなるだけでなく、総務だけでは業務が手に負えなくなった際に、フォローができる従業員がいないことも問題です。
総務の細々とした業務の標準化がされていないことは生産性向上の妨げになります。

・スケジュールの管理ができない
総務は決められた業務以外にも突発的な対応を求められることも少なくありません。
総務の業務の中でスケジュールの管理をしたとしても、他の部署の問題に対処をしているうちに仕事が遅れてしまい期限が守れない、業務の量が増加しすぎるなどの問題が発生します。

3.IT化による課題解決方法3選

総務として働く人材を適切に評価し、業務の属人化を起こさないためには業務の見える化を行わなくてはなりません。
それぞれの部署でどのような仕事をしているのか共有しあう仕組みを作ることにより、効率的なオペレーションを作成することが可能人なります。
様々な総務の課題を挙げてきましたが、ここでは実際にどのようにITを取り入れて課題の解決をしていくのかを解説していきます。

・ビジネスチャットの活用
ビジネスチャットで業務の進捗状況を共有することで、それぞれの部署の従業員がどのようなタスクをしていて、どこまでタスクが進んでいるのかを全社でわかるようになります。
総務の業務で課題が見つかった際に、他部署の従業員がチャットを確認していれば、なぜ問題が発生したのかが分かりやすくなる上に、課題の解決に協力してもらいやすくなります。
業務の内容を常に共有しておくことにより、部署間の連携がとりやすくなり、業務の属人化が起きにくくなります。
業務内容が明確になれば他部署から評価をしてもらいやすくなりますし、目標を共有するときも理解を得ることができます。

・労務管理や経費計算、文書管理の電子化
ビジネスチャット以外で他部署に業務内容を理解してもらうための方法として労務管理や経費計算、文書管理の電子化が挙げられます。
これらの書類の電子化をし、全社で内容が確認できるクラウドサービスなどにアップすることにより、他部署に業務内容を理解してもらうことができます。
また電子化を進めると業務内容を理解してもらえるだけではなく、業務の効率化にもつながります。

・クラウド上にあるカレンダーによるスケジュール管理
総務のスケジュール管理が難しいのは決まっている業務以外にも他部署からの業務も引き受けなくてはならないからです。
ただすでに予定が埋まっているのにも関わらす、他部署から仕事の依頼をされるのは困ってしまいます。
クラウド上にあるカレンダーで他部署の従業員にも予定を共有をすることにより、いつ忙しいのかを把握してもらうことができます。
常に他部署にスケジュールを共有していることでスケジュールを組み立てる習慣がつく上に、他部署からしても総務の忙しさを確認してから自分の部署で仕事をするのか、総務に仕事を依頼するのか検討しやすくなります。

4.まとめ

いかがだったでしょうか?
今回は総務の業務のIT化による課題解決について解説しました。
総務は他部署のサポート業務が中心であり、会社の生産性を向上させるためには不可欠な役割を果たしています。
人材不足が深刻な今だからこそ、一人当たりの生産性を最大限向上させなくてはなりません。
この記事で解説したITの活用方法を、総務の業務にとどまらず、会社全体の生産性向上にも役立てていただければと思います。

このほかにも、総務課ラボでは総務として働く方のためのお役立ち情報を日々配信しております。
この機会にぜひ他の記事もチェックしていただければと思います。


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