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災害時に総務がしなくてはいけないこととは!?BCP対策を解説!

災害時に総務がしなくてはいけないこととは!?BCP対策を解説!
新型コロナウイルスの影響を受け、総務の業務内容を見直すことになった企業は多いのでは
ないでしょうか?
この記事では災害時に事業の損害を最小限にとどめるために総務がしなくてはいけないことを
解説します。

1.BCPとは

災害やウイルスに備え、事業の損害を最小限に抑える対策をBCP対策と言いますが、新型コロナウイルスの影響を受け、災害への対策ができていないことが顕在化し、BCP対策が注目されるようになっています。
BCP対策というと事業の存続のための対策が中心だと考えがちですが、コロナ渦では事業を存続するための対策だけではなく、テレワーク制度や業務システムのクラウド化をしておけば良かったという声も多いです。
もう一度災害やウイルスへの備え方を見直さなくてはいけないのかもしれません。

2. BCP対策が必要な2つの理由

BCP対策と聞くと「災害時のことは災害が実際に起きたときに考えればいいのでは?」と考える方もいらっしゃるかと思います。
ですが、災害時の備えを万全にすることで万が一のことが起きても大丈夫だという他社からの信頼や、災害により人材や設備が減ってしまった際にも迅速な判断が可能になります。
BCP対策の必要性は大きく分けると2点あるので詳しくみていきましょう。

①企業の信頼性の向上
BCP対策をすることのメリットとしてまず考えられるのが信頼性の向上です。
万が一災害が起こった時に急につぶれてしまうリスクのある企業と取引をしたい企業はありません。
災害が原因で設備が故障してしまう企業もありますが、取引先が仕入れ先を失うことで連鎖的に被害が拡大することが考えられます。
そのため、仕入れ先の設備が故障し、仕入れができなくなった時にどの企業を仕入れ先とするか考えておく必要があります。
取引先に万が一の備えをしていることを伝えることができれば厚い信頼を築くことができるはずです。

②資金繰りの悪化によるリスクを減らす
災害時には工場の設備が故障したり、社員が出社できなくなるなど、予期していない事態により事業が停止してしまうことが想定されます。
BCP対策により限られた資金をどのように再分配するのかを事前に決め、優先順位をつけて事業の継続をすることができます。
また災害により出社ができない場合でも、事前にリモート勤務の制度を確立し、資料もクラウド上で共有できるように準備をすれば、スムーズに在宅でも仕事ができる体制に移行することができます。

総務のリモートワークについては、こちらも参考になさってください。
総務が在宅勤務をするには?リモートワーク化のコツを解説

3.BCP対策をするための3つの手順

3.BCP対策をするための3つの手順
次に災害に備えて具体的にどのように対策をしていくのかを見ていきましょう。

①災害や事故のケースの絞り込み
まずは自社に影響が出ることが考えられる災害や事故のケースを絞り込みます。
災害や事故を想定し、自社の業務にどのような影響が出るのかを考えることで万全な対策が可能となります。

②事業復旧の優先度を決める
次に優先的に復旧の作業に取り掛かるべき事業を選んでいきます。
どのようにして優先順位を決めればいいのかということですが、

 ・売上への貢献度、
 ・事業が遅延した際の損害の大きさ、
 ・会社の評判にどれくらい関わる事業なのか

という3つの指標で優先順位をつけていきます。
事前にどの事業を優先的に復帰させるのかを明確にすることで、災害が起きた際にスムーズな対応ができるようになります。

③事業を業務に分解し、重要度を計る
優先すべき事業を把握することが出来たら、次に事業を業務に分解し、業務ごとに災害が起きた場合どれだけ事業に影響があるのかを計算します。
事業への影響度をどのようにして計るのかというと、これも事業の優先度を決める際に用いた3つの指標と似ている指標で計ります。

・収益資産への影響度
まず一つ目は収益資産への影響度です。
事業の優先順位をつけるときには売上への貢献度を指標としましたが、業務の影響度を計るときにもどれだけ会社の利益につながるかを確認しなくてはいけません。

・顧客への影響度
2つ目は顧客への影響度です。
企業の信頼性の構築の際にも不安定な企業との取引はしたくないというお話をしましたが、ここで取引相手への影響度をしっかり考えておくことが取引相手を安心させることができます。

・社会的な影響度
最後は社会的な影響度です。
最近では社会的な取り組みが注目され、投資家からも社会貢献度の高い企業が評価を受けやすいです。
例え災害時に利益を確保することができても、社会的な信用を失っては企業の存続が危ぶまれます。

この3点を確認し、業務ごとに重要度の点数をつけていきましょう。
点数が高い業務から早急に対応することができれば事業の被害も抑えることができます。

4.まとめ

いかがでしたでしょうか?
災害による直接的な被害を受ける可能性は低いかもしれませんが、BCP対策をしていることで取引先からの信頼も高まるだけでなく、消費者や投資家などのステークホルダーも安心できるはずです。
新型コロナウイルスの影響で事業が継続できなくなる企業が続出しましたが、災害やウィルスに対しての認識を改め、備えることで安心して仕事ができるようになるのではないでしょうか。

この他にも総務課ラボでは総務としてどのように防災に備えるべきなのかを解説しています。
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