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  • 総務が在宅勤務をするには?リモートワーク化のコツを解説
働き方改革を背景にリモートワークの導入が推奨されていましたが、なかなか浸透していませんでした。昨今では、新型コロナウイルスの影響により、在宅勤務を余儀なくされています。
急に在宅勤務に切り替えるとしても設備の用意などが間に合わず苦戦している企業様も多いと思われます。
その中でも、総務の仕事はリモートワークが進んでいない現状があります。
この記事では、総務が在宅勤務をできていない要因と、在宅勤務をするための方法についてご紹介いたします。
 

1.リモートワークとは?

1.リモートワークとは?
そもそも会社以外で仕事をする表現として、「テレワーク」、「リモートワーク」、「在宅勤務」などの言葉がありますが、これらはどのような違いがあるのでしょうか?意外と分からないという方もいらっしゃるかと思います。本題に入る前に、今一度、おさらいしましょう。
 
テレワークとは、厚生労働省で「情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」として、定義されています。
Tel(離れる)とWork(仕事)を組み合わせた造語です。オフィスから離れた場所でICTを活用して仕事をすることを指します。

リモートワークは、テレワークとほとんど同じ意味で使われています。テレワークの種類として、在宅勤務やモバイル勤務、サテライトオフィス勤務などがあります。
 
サテライトオフィス勤務とは、自社のオフィスから離れたところにある共用オフィスで就業する働き方です。
サテライトオフィスの中でも、専用型と他社との共用型があります。
専用型は自社の社員しかいないため、営業活動の合間や出張の際に利用するケースもあります。
共用型であれば、他社とスペースを共有して仕事をする形になります。その中には、フリーランスの方なども含まれます。
 
モバイル勤務とは、移動中の時間や場所を使う働き方です。例えば、新幹線の中やカフェ、顧客先のオフィスなどです。
隙間時間を使って効率よく働くことができます。
 
在宅勤務とは、自宅を就業場所とする働き方のことです。
在宅勤務と言っても、週に1~2回は出社するケースが多いです。新型コロナウイルス対策としては、モバイル勤務やサテライト勤務などよりも在宅勤務の導入が望まれるでしょう。
 
以上を踏まえると、新型コロナウイルスの影響下では「テレワーク/リモートワーク」の中でも「在宅勤務」が求められていることが分かります。
 

2.総務が出社する要因

2.総務が出社する要因
在宅勤務が難しいと言われている総務ですが、どのような業務で出社することが多いのでしょうか?総務の在宅勤務を難しくしているのは、下記の要因が考えられます。

・施設管理
・紙の書類
・はんこ文化
・電話対応

 
1つ目は、施設管理の業務です。
消耗品の管理や社内設備の点検などは在宅勤務では難しい業務の1つです。
 
2つ目は、紙の書類です。
郵送やFAXで書類を扱っている場合は、出社が必要になります。
企業が活動をする上で必要な書類は、発注書や請求書、経費精算のための領収書、勤怠管理申請書類、給与明細書類など、挙げればキリがありません。
紙の書類を扱う内は、出社が必要となります。
 
3つ目は、はんこ文化です。
契約書類や請求書などを処理する際に、はんこが必要な文化は根強くあります。
社外との書類だけでなく、社内用の申請書類などにも、はんこが必要なケースが多くあります。
 
4つ目は、電話対応です。
会社の代表番号には、取引先やお客様から電話がかかってきます。
誰も会社にいない状況では電話対応が難しいため、誰かが出社して電話当番を担う必要があります。
 
このように、出社しなくては対応できないと思われている業務をこなすために、総務の方は出社していると考えられます。
しかし、これらの中には出社せずに対応できる業務もあります。

3.総務の出社を減らす方法

新型コロナウイルス感染対策として、やはり出社回数は減らしていきたいものですよね。先述の業務の中で、出社回数を減らすため方法を検討してみましょう。

・ペーパーレス化
・システムの導入
・転送サービスの設定
・出社回数の削減・時差出勤

 
まずは、ペーパーレス化を進めることが在宅勤務への一歩だと言えます。
紙の書類を扱っている内は、はんこでの承認もなくならないと考えられます。
受発注書類や経費精算書類、保存義務のある書類などがありますが、スキャナを使ってPDF化し、電子データとして保管することもできます。
ペーパーレス化には、業務効率化やセキュリティの強化など副次的なメリットもあります。
ペーパーレス化のメリットなど、詳細については、下記の記事をご覧ください。
「総務のペーパーレス化を進めるには?働き方改革にも対応!」
 
ペーパーレス化と同時に進めたいのがシステムの導入です。
書類をスキャンしてPDF化するにはスキャナが必要ですし、勤怠管理は専用の勤怠管理システムが必要になります。
どの業務をシステム化させるのかによって、使用するツールも変わりますから、よく検討が必要です。
 
電話や郵送に対しては、転送サービスの利用がおすすめです。
社員が出社しなくても書類を受け取れるように、郵便物の転送サービスもうまく活用しましょう。
電話対応も同様に、代表番号にかかってきた電話を在宅勤務でも受けられるように電話周りの整備を行いましょう。
 
上記のような対応を行ったとしても、消耗品や設備の管理などは出社する必要がありますし、システムの導入などがどうしても難しいケースもあります。
その場合でも、出社は交代制にする、時差出勤するなどの対応で、出社時間を短く、少人数に留めることが可能になります。
 

4.導入プロセス

厚生労働省で「テレワーク総合ポータルサイト」がありますが、こちらにテレワークの導入プロセスが記載されています。
この7つのステップに沿って、導入プロセスをご紹介いたします。
・導入の検討と経営判断
・推進体制の構築
・現状把握
・導入に向けた具体的推進
・試行導入
・効果測定
・本格導入

 
1つ目のステップは、「導入の検討と経営判断」です。
まずは経営層によって、導入目的や基本方針を決めます。

2つ目のステップは、「推進体制の構築」です。
総務部門などの導入を企画しているメンバーと現場部門のトップでプロジェクトチームを結成します。総務だけでは現場に浸透しにくいところを現場部門のトップにサポートしてもらいます。

3つ目のステップは、「現状把握」です。
現在の業務時間・使用している文書・システムの整備度合いなどを確認します。確認した上で、テレワーク可能な業務、対策を行うことでテレワークが可能になる業務、実施困難な業務の3つに分類します。

4つ目のステップは、「導入に向けた具体的推進」です。
導入範囲や労務管理制度の見直しなど、実際に導入するために必要な項目を整備します。

5つ目のステップは、「試行導入」です。
多くの企業では、育児や介護を担っている社員から導入しています。理由は、社員から理解が得られやすく、従業員の理解も得やすいためです。

6つ目のステップは、「効果測定」です。
実際に導入してみて業務効率や従業員満足度がどのように変化してきたかを調査します。

7つ目のステップは、「本格導入」です。
効果測定の結果を踏まえて、本格導入の範囲を決めていきます。
 
以上の7つのステップを経過すると、上手く在宅勤務を進めることが可能になります。

5.まとめ

この記事では、総務の方が在宅勤務を進められない要因と対策について解説しました。
在宅勤務でも対応できる業務とできない業務を分類して、在宅勤務でも対応できる業務から徐々に導入してみましょう。
在宅勤務にあたって、システムの導入や社内体制の整備も欠かせませんが、現場部門のトップと協力してスムーズな導入を目指しましょう。
 
また、総務課ラボでは、総務の方に向けて様々なお役立ち情報を発信しておりますので、気になるコンテンツがありましたら、ぜひご覧くださいね。

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