• HOME
  • 総務コラム
  • 総務のペーパーレス化を進めるには?働き方改革にも対応!
近年、働き方改革や新型コロナウイルスの発生に伴い、ペーパーレス化を進める企業は増えています。
ペーパーレス化を進めれば、リモートワークを推進することができる、業務効率化を図れるなど、様々なメリットがあります。
一方で、ペーパーレス化を進めたいけれど、はんこ文化が強く根付いており中々社内で受け入れられていない、とお悩みの方もいらっしゃることでしょう。
この記事では、総務の管理職の方向けに、ペーパーレス化を進めるためのメリットや導入ステップを解説しておりますので、社内のペーパーレス化にぜひお役立てください。
 

1.ペーパーレス化の対象書類

1.ペーパーレス化の対象書類
長年紙で処理してきた書類は、どうしても「紙」でないと対応できないと思われがちですが、現在のアプリケーションやクラウドサービスなどのシステムを使えばペーパーレス化が可能です。
ペーパーレス化を推進するにあたって、代表的な書類を確認しましょう。
・受発注書類
・経費精算書類
・給与明細書類
・勤怠管理書類
・保存義務のある書類

 
1つ目は、受発注書類です。
企業間で交わされる契約書類や発注書などは、ペーパーレス化が進みにくい書類の1つです。
特に中小企業においては、はんこ文化やFAX文化などが根付いており、自社がシステムを導入しても、相手先企業がシステムを扱いきれないことで、ペーパーレス化が進まないケースもあります。
 
2つ目は、経費精算書類です。
営業職の方などが交通費や交際費の領収書の原本を提出し、その内容を経理担当が手入力する形などが多いのではないでしょうか。
原本を提出する必要があるとペーパーレス化が進みませんが、原本を写真で提出してもらう形などで対応できれば、ペーパーレス化を進めることが可能です。
 
3つ目は、給与明細書類です。
給与明細書類や源泉徴収票を紙で配布していると、毎月の負担になります。
Web上のシステムで対応することも可能ですので、紙にとらわれる必要はありません。
毎月の業務負担を減らし、業務効率化を図りましょう。
 
4つ目は、勤怠管理書類です。
入退室管理や有休申請などを紙で記入し、原本を提出するケースも多く見受けられます。入退室管理についてはIDカードを導入するケースもありますし、有休申請や残業申請などは専用のシステムを導入して管理するケースも増えています。
 
5つ目は、保存義務のある書類です。
領収書や決算書など、法律で保存期間が決められている書類があります。
書類によっては、スキャナ保存が可能なケースもありますので、よく確認しましょう。
 
これらのようにペーパーレス化を進める余地のある書類については、システムの導入や社内体制の整備を検討するとよいでしょう。

2.ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化を進められる書類は意外と多いものの、ペーパーレス化を進めるメリットについて、しっかりと把握されている方は少ないのではないでしょうか?
総務の方、特に総務の管理職の方となると、自部署への導入や全社への導入にあたって、導入のメリットとその効果について説明する機会もあると思います。
この項目では、ペーパーレス化のメリットをおさらいします。
ペーパーレス化のメリットは5つあります。

・リモートワークが推進できる
・書類保管スペースを確保する必要がなくなる
・業務効率化が進む
・セキュリティが強化できる
・企業イメージの向上になる

 
1つ目は、リモートワークが推進できることです。
全ての書類を紙で管理していると、資料を探すときや提出するときに必ず出社しなくてはなりません。
また、承認印やサインが必要な場合、担当者が席を外している場合には書類の処理を進めることができません。
一方、ペーパーレス化を進めれば、リモートワークや在宅勤務が可能になります。
コロナウイルスや働き方改革の対策にもなりますよね。
 
2つ目は、書類保管スペースを確保する必要がなくなることです。
紙で保管する場合には、保管状態や保管場所の確保に気を配る必要があります。
保管場所を確保していると、会社として固定費の家賃が発生しますから、コスト削減の観点から考えても紙での保管は最小限に留めた方がよいと言えます。
書類保管用のクラウドサービスに切り替えれば、解決が可能です。
 
3つ目は、業務効率化が進むことです。
ペーパーレス化を進めることで様々な側面での業務効率化が可能になります。
書類の管理にかけていた時間の削減も可能です。
例えば、毎度ファイリングしたり、書類を探すための時間を削減したりすることが可能になります。
また、書類を紙で郵送していた場合にかかっていたお金や時間を削減することもできます。
紙で郵送していては3日程度かかる書類処理も、Web上で処理できれば即日対応できます。
 
4つ目は、セキュリティの強化です。
Web上で管理すれば、紙で管理しているとき以上にセキュリティを強化できます。
電子データ化し、パスワードを設定すれば重要な書類もしっかり保管できます。
 
5つ目は、企業イメージの向上です。
ペーパーレス化を進めると、環境に配慮しているという企業イメージを持ってもらえます。
環境への意識が高い企業として好感度を高めることが可能です。
 
このように、ペーパーレス化を進めることによって、様々なメリットが得られます。
導入開始直後は、なかなか受け入れられないケースも見受けられますが、社内への説明や理解を促すことで、ペーパーレス化を進めましょう。
 

3.ペーパーレス化の導入ステップ

3.ペーパーレス化の導入ステップ
ペーパーレスを進めるメリットもご紹介しましたが、どのようなステップを踏めば、スムーズに導入できるのでしょうか。
導入ステップの例は下記の通りです。

・対応するシステムを決める
・少人数で使用してみる
・全社に告知する

 
1段階目は、対応するシステムを決めることです。
PDF化して書類を保管するのであれば、スキャナが必要になりますし、勤怠管理の書類をペーパーレス化するなら勤怠管理クラウドシステムなどが必要になります。
自社の設備環境に合わせて必要なシステムを検討しましょう。
 
2段階目は、少人数で使用してみることです。
この場合の少人数は総務部の方やペーパーレス化に協力的な社員の方に頼むとよいでしょう。
実際に取り入れてみることで、システムの使い方に対する理解が深まったり、想定される質問などを洗い出したりするなど、全社への告知に向けて準備しましょう。
 
3段階目は、全社への告知です。
システムの使い方や運用ルール、想定される質問などをまとめた資料を作成しましょう。社内で講習会を開くなど、システムやペーパーレス化への理解を促進させます。
 
せっかく設備を整えても、社員のITリテラシーが不十分で使いこなせずに終わってしまうケースがあります。
使い方に徐々に慣れてもらい、使いこなせれば便利だという点を理解してもらう必要があります。
 

4.まとめ

4.まとめ
この記事では、ペーパーレス化を進めるメリットと導入ステップについてご紹介しました。
ペーパーレス化を進めることで、新型コロナウイルスの感染対策や働き方改革の推進に繋がります。
しっかりと使いこなせれば、業務効率化が図れますので、自社でも導入を検討されてはいかがでしょうか?
 
また、総務課ラボでは、総務の方に向けて様々なお役立ち情報を発信しておりますので、気になるコンテンツがありましたら、ぜひご覧くださいね。

こちらもおすすめ

総務が在宅勤務をするには?リモートワーク化のコツを解説

戦略総務とは?総務から企業を変革するための活動3選などを紹介!