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  • 総務の業務を委託し、コア業務に専念する方法とは?総務BPOを徹底解説!
総務の業務そのものを外部の企業に業務委託することを総務BPOといいます。
総務は企業の人事・労務・経理などを行う、企業になくてはならない存在です。総務と一口に言っても総務には様々な業務があり、それに対するBPOも様々です。
総務BPOの導入を検討する際は、導入によるメリット・デメリットを正しく理解しなければいけません。
そこで今回は、総務BPOとはそもそも何なのか、総務BPOの代表的なサービスや導入によるメリット・デメリットにはどのようなものがあるのかについてご紹介いたします。
 

1. 総務BPOとは

冒頭でもご説明した通り、総務BPOとは、総務の業務そのものを外部の企業に業務委託することを指します。
BPOとは、「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略です。
アウトソーシングという言葉をご存じの方は多いかもしれません。
アウトソーシングとは、外部から業務に必要な人やサービスを調達することを指します。BPOもアウトソーシングの一種ですが、BPOの方が調達する業務の範囲が広いという特徴があります。
では、BPOできる総務の業務にはどのようなものがあるのか、次の章で具体的に解説していきます。
 

2. 総務BPOの代表的なサービスとは

この章では、総務BPOには具体的にどのようなサービスがあるの解説いたします。
総務の仕事に様々な種類があるように、総務BPOの種類も様々です。
今回は、BPOにより任せることのできる代表的な総務の業務を3種類ご紹介いたします。

■総合受付
総合受付は、会社の顔として重要な役割を担っています。
電話対応では、得意先企業や一般消費者、投資家などからの電話に対応しなければなりません。
会社によってどのような方から電話が掛かってくるのかは異なりますが、適切な対応が求められる重要な業務であるといえます。
また、来客対応や案内も総合受付の重要な業務です。
来客があった際は社内の担当部署に連絡し、お客様を社内の適当な場所に案内する必要があります。
このように総合受付はなくてはならない重要な業務であり、欠員がでるようなことがあってはいけません。
そのため、BPO企業によるバックアップ体制で欠員を防ぎ、高い品質のサービスを維持することが必要になってきます。

■問い合わせ窓口
総合受付は社外の方に向けたサービスでしたが、問い合わせ窓口は社内の方に向けたサービスです。
問い合わせ窓口で、社内におけるあらゆる問い合わせを受け付けます。
問い合わせ内容としては、従業のパソコンやその他機器の故障、給湯室の水漏れといった内容まで様々です。
どのような問い合わせ内容でも問い合わせ窓口で受け取ることにより、従業員は社内での困りごとをどこに問い合わせればいいのか悩むことがないため、スムーズな問題解決に繋がります。
また社内の情報を一括管理しているので、まとまった情報を活用して業務改善に役立てることができます。

■メール室業務
メール室業務とは、社内のメール便、宅配便、郵便物の集荷配布・引渡などを行う業務のことです。
多岐にわたるこれらの業務を正確に管理するには従業員の教育が必要なため時間もコストもかかります。
上記のような問題点がある場合、BPOをうまく活用することができれば、業務の効率化とコストダウンを実現することが可能です。
 

3. 総務BPOを行うメリットとは

総務BPOを行う事によるメリットは2つあります。しっかりメリットを理解したうえで導入を検討しましょう。
それでは一つずつ確認していきたいと思います。

①コアとなる業務に集中できる
総務の仕事は重要ではありますが、直接的に企業の利益に関係してくる業務ではありません。
そういった総務の仕事をBPOすれば、利益に直接的に関係してくるメインの業務に多くの人材を割くことができます。
営業の仕事など利益を生み出す業務に人材を割くことで業績の向上を期待することができます。
「そもそも人材が足りない為、総務の担当者を専任で任せる余裕がない」
というような企業はぜひとも総務BPOを検討すべきです。
 
②業務の効率化を図れる
総務の仕事は属人的な要素が多いため、社内にノウハウが蓄積しにくいです。
そのため、社内で業務の効率化、改善を図りにくいと言われています。
また、担当者が退職したり休職してしまったりすると、仕事内容に属人的な要素が多い分、業務が滞ってしまいかねません。
こういった総務の仕事を専門的なノウハウを持つ会社にBPOすれば、総務の業務を効率化することができます。
また、総務の業務を滞らせることもなくなります。      
 
③総務担当者の育成、採用が不必要
総務の仕事をBPOしていただくと社内で担当者がやめたときなどの引き継ぎ業務や、新しい担当者の育成、採用などをする必要がなくなり、業務量を大きく削減することができます。

4. 総務BPOを行うデメリットとは

総務BPOは良いことばかりではありません。
導入を検討する場合はデメリットもしっかり理解しておくことが大切です。
一つずつ確認していきましょう。

①情報が流出するリスクがある
総務の仕事は、少なからず個人情報や会社の機密情報を扱うことがあります。
これらの情報が外部に流れることはあってはならないことです。
BPOをするときは依頼する外部企業の信頼性やセキュリティの確認を必ずしましょう。
契約時に秘密保持契約書を作成し、必ず情報漏洩のリスクを最小限にした上で導入をすることが望ましいです。
社内の機密情報の扱いには外部企業と互いにルールを決めておくことが重要です。
 
②業務の管理が難しくなる可能性がある
総務の業務をBPOし、BPO会社に任せたままのような形をとっていると、社内で総務の業務の流れを管理できなくなってしまうことも考えられます。
こういった事態にならないように、任せるにしても、総務の業務は必ず把握しておく必要があります。
業務内容が変更、効率化された場合などは必ず把握できるような仕組みを作っておきましょう。

例えば、必ず現状の業務内容に関するマニュアルを作成してもらうことなどが挙げられます。
これによって、どんな業務内容なのか記録しておくことができ、社内でも総務の業務の流れを把握しておくことが可能になります。
また、総務の業務内容に関してマニュアル作成だけを行ってくれる外部企業もあるため、そちらの利用もおすすめです。

5. まとめ

いかがだったでしょうか。
BPOにより総務の複雑な業務を外部委託させることで様々なメリットを享受できます。
しかし、デメリットも考えられるため、導入する際は慎重に検討しなければなりません。
総務BPOに興味がある方、検討されている方の参考にしていただければ幸いです。
 
このほかにも、総務課ラボでは総務として働く方のためのお役立ち情報を日々配信しております。
この機会にぜひ他の記事もチェックしていただければと思います。


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