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  • 総務の仕事って難しい?仕事でつまずく4つのポイントと対応策!
総務の仕事はこれといった明確な業務が決まっているわけではなく、企業規模や業種など、会社によって様々です。
そのため、決まったマニュアルがなく総務の仕事に苦労されている方もいらっしゃるかもしれません。
今回は、総務担当者、また総務の仕事をこれから始めるといった方のために、総務の仕事の中で難しい、つまずきがちなポイントについてお伝えします。
 

1.総務の仕事って?

総務とは会社全体の事務的な仕事を担当する部署になります。
「営業部」「経理部」「人事部」など、企業の部署の多くはそれぞれの専門領域に特化して成り立っていますが、総務は違います。
どの部署にも該当しないような様々な仕事を行っている総合的なスキルが必要となる部署です。
そのため企業によって総務の仕事内容は異なり、初めて総務の仕事に就く人や、別の企業の総務から転職してきた方は戸惑うことが多いかもしれません。
 

2.総務の仕事の難しさとは

2.総務の仕事の難しさとは
ここからは総務の仕事の難しさや、初めて総務の仕事に就くという方がつまずきやすいポイントをご紹介します。
 
①細かくて様々な種類の仕事がある
総務の仕事は、どの部署でも対応しないような仕事が多くなります。
そのため、突発的な細かい仕事が発生したり、その状況に応じた対応をしなければならないというような仕事が発生したりします。
臨機応変に1日の仕事のスケジュールなどを組み替えていく必要があると言えます。
 
また、会社の間接部門としての役割が大きいため、早期に仕事をこなしていかなければ後工程にあたる部署に影響が出てしまいます。
手早く目の前の業務に集中して取り組んでいく必要があるため、一つの仕事を深く長期的に進めていきたいというタイプの人にとっては、苦戦するかもしれません。
 
②大きなミスを引き起こすリスクがある
総務が担当する仕事の範囲によっては、自分の犯した小さなミスが、会社全体に関わる大きなミスにつながってしまう可能性があります。
例えば、自社の従業員の個人情報や、企業間の取引データなどを漏洩させてしまうと、企業自体の存続にかかわるような問題になってしまいます。
そこまでの規模でなくとも、書類のチェック漏れやコピーの取り忘れなどのミスを犯してしまうと、自分だけでなく、自社の従業員、それに関わる取引先などにも影響が出てしまいます。
細かい業務をスピーディーにこなすだけではなく、ミスを起こさないようにするというプレッシャーも大きいのが総務の仕事です。
 
③自分の頑張りがわかりづらい
総務は、営業のように自分で案件を取って売上を獲得したり、開発・企画のように新たな商品・サービスを作り上げたりする仕事ではないので、目に見える結果は生まれません。
お客さんと直接接点を持つこともありますが、基本的には自社の従業員とのやり取りが中心です。
そのため、自分が今取り組んでいる仕事が、具体的にどのような結果につながっているのか、お客さんの役に立っているのかがわからないため、モチベーションがなかなか上がらないというケースも多いです。
自分が目立ちたい、前線に立って引っ張っていきたい、という思いの方にとっては総務の仕事は難しいでしょう。
反対に、誰かのためになりたいという気持ちを持ち続けることができれば、総務という仕事はあっているかもしれません。
 
④社内の人間関係に悩まされる
総務の仕事が難しいと感じる理由の一つに、自社の従業員との人間関係が挙げられることもあります。
総務は自社の複数の部署からの依頼に応えていくことが仕事になります。
同じ会社であるということは、仕事を進めていくうえでメリットでもありますが、無理難題を押し付けられたり、社内でクレームを言われたりする可能性もあるため、デメリットにもなりえます。
 
同じ会社だからといっても、社員全員と有効な関係を築き上げることは難しいです。
また、その会社に在籍し続ける限りは顔を合わせることになりますので、関係性を断ち切ることもできないこともネックになるでしょう。
 

3.総務の仕事でつまずかないための対応策4選

3.総務の仕事でつまずかないための対応策4選
ここまで、総務の仕事が大変な理由をお伝えしてきました。
ではそれらの課題にどのように対応していけばよいのでしょうか。
総務のお仕事でつまずかないための対応策の例をお伝えしますので、参考にしてみてください。
 
①効率良く仕事をするためのポイントを押さえる
総務の仕事内容は多岐に渡り、複数の業務を早期にこなしていかなければなりません。
それらの業務を進める際に、毎回毎回やり方を変えていては、とても効率良く仕事を進めていくことはできません。
そのため、仕事を進めていく中で自分なりのルールや、仕組みを作っていくことで効率化を図るために押さえておくべきポイントを整理していきましょう。
 
特に、備品管理やオフィス管理、施設管理などの業務に関しては、共通点となる箇所も多く、押さえておくべきポイントが見つけやすいです。
発注業務や管理業務に関しては、中身が変わっても、方法はあまり変わらないことが多いため、まずはそれらの業務からポイントを探していきましょう。
 
②チェック漏れがないような体制、仕組みを作る
チェック漏れやミスにより、会社に大きな影響が出ることを割けるために、体制や仕組みを整えていきましょう。
個人で確認できる範囲には限界があるため、仕組みを作って防止したほうが安全です。
ダブルチェックなどの体制面の強化で未然にミスを防ぎましょう。
ただし、ミスを防止するために無駄な確認を増やしてしまっては、会社全体の効率が下がってしまいます。
デジタルツールなどを導入し、ミス防止と効率化を同時に図るようにすることもおすすめです。
 
③会社の成長が自分の喜びであると割り切る
総務の仕事は、自分の業務一つ一つがどのような成果につながっているかが見えづらいです。
そのため、自分が成果を出すのではなく、他の従業員や会社全体として成果を上げるためのサポートをしていると割り切って考えることが重要です。
会社全体が生産性を高めて、さらなる成長を遂げていくためには総務は必要不可欠です。
会社を支えているというプライドを持って総務の仕事に取り組むようにしましょう。
 
④相談できるメンター的な上司を見つける
総務は複数の部署から仕事を依頼されます。
中には下請けのような感覚で、雑に業務を依頼してくるような方もいらっしゃるかもしれません。
そのような場合は、自分だけで解決しようとするのではなく、総務部長や他部署の影響力のあるような方に相談しましょう。
総務は複数の部署の調整役であり、会社を下から支える役割を担っています。
他の部署と円滑に仕事を進めていくためにも、上司などの力を借りて連携を図っていきましょう。
 

4.まとめ

いかがだったでしょうか?
総務はどの会社にも必ずある部署ですが、その仕事内容は千差万別です。
その分、決められたマニュアルもなく、難しいと感じることも多いでしょう。

総務の仕事をする中で、上手くいかないことがあったときは、今回の記事を読み直してみてはいかがでしょうか。


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