総務部長の役割とは？働く上で必要な3つの力など徹底解説！

総務とは会社全体の事務的な仕事を担当する部署になります。
通常、「営業部」「経理部」「人事部」など、企業の部署の多くはそれぞれの専門領域に特化して成り立っています。
しかし、総務部はそれらの部署とは異なっています。
多くの場合、どの部署にも該当しないような様々な仕事を任されるのが総務部の役割となっているのではないでしょうか。
 
また、企業によって総務の仕事内容は異なっており、一括りにできないのも総務の特徴です。
消耗品の管理から、株主総会に関する業務など、業務内容の幅の広さに関しては、他の部署の比にならないかもしれません。
裏を返すと、総務部に配属している方は多彩なスキルを求められるということでもあるため、企業によっては、総務は出世コース扱いされることもあります。
 

総務部長についてお伝えするまえに、まずは「部長」という役職について確認しておきましょう。
一般的な会社の役職の序列は下記の通りです。

役職	役割
社長	企業のトップであり、その会社の代表者という立場である。会社の方向性を示し、会社経営における重要な意思決定を行う。
取締役	会社の役員という立場であり、経営層として位置づけられる。株式会社においては必ず設置しなければならず、株主総会の決議により選任される。
部長	営業や開発などの機能別での組織におけるトップである。事業戦略をもとに、自部署での組織目標を設定し、達成に向けたマネジメントを実施する。
課長	各部署のなかのチームのリーダー的な立ち位置である。チームとしての目標設定と、達成に向けたマネジメントや部下の育成を支援する。
係長	現場レベルの業務を行いつつ、主任や担当者などの部下のサポートを行う。
主任	組織の一員として、設定された短期的な目標や与えられた業務を期日通りに実施するという、現場レベルでの実行者としての立ち位置である。

 
会社の規模や業界によって様々ではありますが、このような役職が設置されている企業は多いでしょう。
 
表でもご紹介した通りですが、一般的な部長の役割は、自部署のトップとして事業戦略を落とし込んだ組織目標や戦略を策定し、達成のためのマネジメントを行っていくことが挙げられます。
では、総務部長としてはどのような役割が求められるのでしょうか？
次の章で解説していきます。

 

総務部長は、総務という多種多様な業務を遂行する部署のトップとして、組織全体をまとめ上げていくことが求められます。
 
また、総務部長が他の部署の部長と大きく異なる点として、予算目標が設定されていないことが多いということが挙げられます。
そのため、総務部の目標は定性的なものになることが多いでしょう。
 



総務部の目標例としては
・会社全体でのコミュニケーションの活性化
・会社全体、他部署の業務が円滑に遂行されるためのサポート
・全社業務の推進
などが挙げられます。
 
つまり、総務部長の役割としては、会社全体での活動がスムーズかつ効率的に推進されるように、先頭に立って他部署との連携を図ることが最も重要になります。
仕事をする上での顧客が社外ではなく、社内にいるという意識を持って、業務に取り組むことが大切とも言えるでしょう。
 
加えて、マネジメントも非常に重要です。
総務担当の方の中には、定性的な結果が見えづらい中で仕事をしなければならないため、モチベーションの維持に苦労する方もいらっしゃいます。
日ごろから接点を意図的に作る工夫をしたり、総務担当の方が取り組んでいる業務が会社全体としてどのように役立っているかなどを説明し、モチベーション管理をしてあげるようにしましょう。
 

様々な業務を行わなければならない総務部長、そのなかでも特に求められる力について紹介します。
 
①柔軟な対応力
総務は他の部署で対応できないような業務を任されることが多い部署です。そのため、形式的なルーティーンワーク以外に、特殊性の高い業務に対応しなければならないことも出てくるでしょう。
そういった際に、総務部の中の誰に任せることが最適なのかを判断し、場合によってはサポートをするといった柔軟な対応力が必要になります。
総務部という組織として臨機応変に対応するためには、総務部長としても柔軟性は必須と言えるでしょう。
 
②バランス感覚と交渉力
総務は顧客が社外ではなく、社内の他の部署となります。
そのため、社内から上がってくる要望に対し、可能な限り対応することが総務には求められます。
しかし、だからといって「なんでも屋さん」としてすべての業務を引き受けてしまっては、総務担当の方が疲弊してしまい、モチベーションを維持することは難しいでしょう。
そのため、時には他の部署の方と交渉し、引き受ける業務の範囲を調整することも重要です。
総務部としてできること、できないことを判別するためのバランス感覚であったり、他の部署の部長と対等に交渉できる力を持つことは大事になるでしょう。
 
③会社、社員への共感力
総務の役割の根底は、全社的な活動の推進です。
そのため、前提として会社が目指す方向をしっかり理解する必要があります。
また、総務部長が設置されている企業であれば、会社のビジョンやミッションが明確に設定されていることもあるでしょう。
数値的な目標に向かって仕事をする部署ではない分、会社のビジョンに理解する能力や、共感力が重要になります。
 
また、部長という立場である以上、部下のマネジメントも必須になります。
なかなか成果が出なかったり、モチベーションの維持ができていない担当者を叱るのではなく、共感して対処法や方向性を示してあげることが大切と言えるでしょう。
会社への共感だけでなく、部下に寄り添ってあげるための共感力を持つことも総務部長には必要な力になります。
 

いかがだったでしょうか？
自身のキャリアの一つとして、総務部長を目指している方や、現在総務部長の立場として働いている方の参考にしていただければ幸いです。
 
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