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  • 総務担当者が押さえるべき基礎的なパソコンスキルとは?
総務と言えば、備品発注から健康管理、時には人事・労務・経理などの幅広い役割を担う、縁の下の力持ちです。どの業務にあたっても総務の仕事は必ずパソコンを使いますので、パソコンスキルは必須と言えます。また、パソコンスキルとしては早く正確にこなすことが重視されます。では、具体的にはどれくらいのスキルが求められるのでしょうか?この記事では、メール、文書作成、表計算、プレゼンテーションの4つの観点から、総務に求められるパソコンスキルをお伝えいたします。

1.メール編

1.メール編
社会人になったらメールのスキルは必須ですよね。総務の仕事も例外ではありません。施設管理や株主総会の準備などは社外の人と連絡しますから、ビジネスメールの使い方はマスターしておく必要があります。その中でも、特に重要な2つのポイントをお伝えいたします。
・宛先の使い分け
・基本的な型を守る
 
1つ目は、「宛先の使い分け」です。
宛先には「To」、「Cc」、「Bcc」の3種類があります。「To」には送付したいメールアドレスを入力します。「Cc」はカーボンコピーの略で、Toに送った内容をCcに入れているアドレスにも送付することができます。
Ccに入れた人にもメールの内容を共有したい場合に使われます。ToとCcを使い分けることによって、誰からの返信がほしいのか、誰への共有が目的なのかが明らかになります。逆に、Toが自分あての際には返信が必要ですし、Ccに自分が入っている場合は返信せずにメールの内容確認をするだけで十分と考えてよいでしょう。
注意点としては、Ccに入っている人は受信者の全員が閲覧できますので、情報漏洩の可能性があることです。社外の人を誤ってCcに入れた状態で社内の機密情報をメールしたり、Ccに入れるべきでない人を入れてしまったりすることで、トラブルが発生しかねないので、十分に気を付けましょう。

最後に「Bcc」ですが、これはブランドカーボンコピーの略で、基本的にはCcと同じような役割を果たします。
Ccと違う点としては、Bccで送信したアドレスは他の受信者に表示されないことです。Bccは、面識のない人に一斉送信するなど、他の人にアドレスを知られたくない場合に使われます。Bccで送るはずがToやCcで送ってしまった際にも、情報漏洩などのトラブルが発生しますので、使用する際には十分に気を付けましょう。
 
2つ目は、「基本的な型を守る」ことです。
基本的な型は以下の6点を守れば概ね問題ありません。
①件名…社会人は忙しいため、用件がすぐに分かるように書きましょう。
②宛名…会社名、部署名、名前の順番で宛名を書きましょう。お客様の名前には必ず「様」を付けます。
③始めの挨拶…「お世話になっております。(会社名)の(名前)です。」という定型文を使えば問題ありません。初めてメールする相手には「初めてご連絡させていただきます。」などの文言に変更すると印象アップに繋がります。
④本文…件名と同様、用件がすぐ分かるように結論を最初に書き、内容は端的にまとめましょう。
⑤結びの挨拶…「何卒よろしくお願いいたします。」や「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」などメール内容に応じて定型文を使い分けましょう。
⑥署名…メールの末尾には自分の連絡先を記載します。メールソフトによっては、メールを新規作成すると署名が自動的に記載されている場合もあります。

2.文書作成ソフト編

総務の仕事では、社内外問わず文書を作成する機会が多くあります。文字を入力するだけでなく、見やすく分かりやすく作成するために、押さえたいスキルが3つあります。
・書式設定を変更できる
・図表を挿入できる
・印刷設定を適切に使える
 
1つ目は、「書式設定を変更できる」スキルです。
文字のサイズや色を変更するのはもちろん、文字を中央に並べたり、左揃えで並べたりと見やすくなるように調整できるようにしましょう。文書を作成する際には、タイトルは中央揃えにするなどの見やすく作成できるルールがありますので、見やすくなるルールも一緒に勉強してみましょう。

2つ目は、「図表を挿入できる」スキルです。
文字よりも画像の方が分かりやすい情報もあります。また、契約書などを作成する場合には署名するための欄などが必要になりますよね。その際には、表作成ツールを使って枠組みを用意しましょう。

3つ目は、「印刷設定を適切に使える」スキルです。
はがきサイズに変更しての印刷や、両面印刷、2ページ分を1枚に収める印刷など設定の種類は豊富にあります。目的の印刷設定ですぐに印刷できるスキルが必要です。

3.表計算ソフト編

文書を作成する前に、データを取りまとめる仕事もあります。表計算ソフトを使う上で押さえたいスキルは3つあります。
・簡単な関数が使える
・表やグラフが作成できる
・マクロが使える
 
1つ目は、「簡単な関数が使える」スキルです。
四則演算や合計を算出する関数、平均を算出する関数などは使えるようにしておきましょう。関数が使いこなせれば、備品の在庫管理を行う際などに、合計の数や発注したい数を毎回手で計算する必要がなくなります。業務効率化に繋がりますよね。

2つ目は、「表やグラフが作成できる」スキルです。
施設管理などを行う際に、どの部分の点検が済んでいるのかなどを取りまとめることもあるでしょう。チェックリストを作成したり、その結果をグラフで分かりやすく示したりするスキルも求められます。

3つ目は、「マクロが使える」スキルです。
上級者になると、業務効率化を進めるためにマクロを使うこともあります。マクロとは、一つ一つボタンを押しながら進めていたデータ処理を自動化できるツールです。マクロが使いこなせるようになると、ボタン1つで請求書やシフト表が作成できるようになります。

4.プレゼンテーションソフト編

文書作成ソフトや表計算ソフトと比較すると使用頻度は低いですが、プレゼンテーションソフトを使うスキルも必要です。コロナ禍の今、プレゼンテーションソフトで作成した資料を見ながらオンライン会議をするケースも珍しくありません。文書作成ソフトや表計算ソフトと重なる部分もありますが、下記のスキルを押さえておけば間違いありません。
・書式設定を変更できる
・表やグラフが作成できる
・アニメーションを使用できる
・スライドマスターが活用できる
 
文書作成ソフトや表計算ソフトと比較して自由度が高い分、体裁を整えることが難しいです。体裁を整えるための「スライドマスター」機能を使いこなせれば、統一感のある資料が作成できるでしょう。

5.まとめ

総務の方にとって基本となるパソコンスキルをご紹介いたしました。
業務では必ずパソコンを使いますから、スキルを磨くに越したことはありませんよね。
今以上に早く正確に資料を作成したいという方は、これらのスキルを一層磨いてみてはいかがでしょうか?